Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное ведение — не просто формальность, а обязанность работодателя, установленная законодательством Российской Федерации. С 2020 года в стране начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные варианты до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников. В этой статье мы подробно разберём все аспекты ведения регистрации трудовых книжек: от оформления до хранения, с учётом последних изменений на 2026 год.

Правовая база ведения трудовых книжек

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от 19 мая 2008 г. № 373 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н — утвердил новые формы и порядок ведения трудовых книжек, включая электронные.
• Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г., устаревшая, но исторически значимая инструкция, частично действовавшая до 2021 года.
• Федеральный закон от № 90-ФЗ — ввёл в действие электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года.

С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые уточнения к Правилам № 373, введённые приказом Минтруда от 2024 года. Они упростили процедуры, исключили избыточные требования и устранили устаревшие сведения, которые больше не соответствуют современным условиям труда.

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек

Каждый работодатель, независимо от формы собственности и численности сотрудников, обязан:

1. Оформлять трудовую книжку при приёме на работу (если сотрудник не предоставил ЭТК).
2. Вносить записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других значимых событиях трудовой деятельности.
3. Соблюдать порядок внесения записей: только на основании официальных приказов, с указанием номера, даты и ссылки на нормативный акт.
4. Обеспечивать сохранность трудовых книжек в течение всего периода трудовых отношений и 50 лет после увольнения.
5. Выдавать трудовую книжку сотруднику при увольнении в день прекращения трудового договора.
6. Вести реестр учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы трудовых книжек: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка — это официальный бланк, утверждённый Правительством РФ. Она состоит из:

• Обложки с гербом РФ и надписью «Трудовая книжка»;
• ьного листа, с данными работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• Листов для записей о работе (приём, перевод, увольнение);
• Листа для награждений и поощрений;
• Вкладыша (при необходимости), для дополнительных записей, если основная книжка заполнена.

Важно: все записи вносятся чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, с указанием даты, основания (номер и дата приказа) и подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную форму. ЭТК ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Работодатель обязан:

• С 2020 года — предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в течение одного рабочего дня после издания приказа (приём, увольнение, перевод и т.д.).
• С 2021 года — предоставлять сотруднику выписку из ЭТК по его запросу (в электронном виде или на бумажном носителе).
• С 2025 года — не вести бумажные книжки для новых сотрудников, если они выбрали ЭТК (за исключением случаев, когда сотрудник письменно запросил бумажную книжку).

Для сотрудников, уже работающих до 2020 года, бумажная книжка остаётся действующей, если они не подали заявление о переходе на ЭТК.

Ведение трудовых книжек для внешних совместителей

Согласно правилам, трудовая книжка ведётся только у основного работодателя. Для внешних совместителей:

• Работодатель по совместительству не ведёт трудовую книжку.
• Если сотрудник предоставил трудовую книжку, работодатель по совместительству вносит запись о приёме на работу по совместительству только с письменного согласия сотрудника.
• Запись о совместительстве делается в отдельную графу, «Работа по совместительству» — с указанием наименования организации, должности, даты приёма и основания.

Важно: если совместитель увольняется с основного места работы, он может запросить у второго работодателя выдать ему трудовую книжку с записью о совместительстве, но только если он подаст заявление и предоставит документы, подтверждающие увольнение с основного места.

Порядок внесения записей

Каждая запись в трудовой книжке должна соответствовать следующим требованиям:

1. Основание — приказ работодателя (номер, дата, название).
2. Формулировка — должна точно соответствовать формулировкам, утверждённым Правилами № 373 (например: «Принят на работу», «Уволен по собственному желанию», «Переведён на должность…»).
3. Дата — дата внесения записи должна совпадать с датой приказа или фактического начала/окончания работы.
4. Подпись — ответственное лицо (кадровик, руководитель) ставит подпись и расшифровку.
5. Печать — обязательна только если организация имеет печать (в соответствии с учредительными документами).

Запрещается:

• Использовать корректор, зачёркивания, исправления;
• Вносить записи от руки карандашом или цветными чернилами;
• Оставлять пустые строки — они должны быть перечёркнуты;
• Вносить сведения, не подтверждённые документально (например, «работал по совместительству» без приказа).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки — это особо ценные документы. Их хранение регулируется строгими правилами:

• Хранятся в специальном сейфе или металлическом шкафу с замком.
• Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу (назначается приказом).
• При увольнении сотрудника книжка выдаётся ему в день увольнения под расписку.
• Если сотрудник не забрал книжку — она хранится в архиве не менее 50 лет.
• При ликвидации организации — трудовые книжки передаются в архив по месту нахождения организации.

Ошибки и последствия

Нарушения в ведении трудовых книжек могут повлечь:

• Штрафы от Роструда: от 30 000 до 50 000 рублей для организации, от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Судебные иски от работников — если из-за ошибок в книжке нарушены права на пенсию, компенсации, отпуск и т.д.
• Проблемы с ПФР, при несвоевременной передаче данных в ЭТК, сотрудник может потерять стаж.

Частые ошибки:

• Неправильная формулировка причины увольнения;
• Отсутствие подписи или печати;
• Запись без приказа;
• Необоснованное внесение записи о совместительстве;
• Хранение книжек в неподходящих условиях (влажность, температура, доступ посторонних).

Рекомендации для кадровых служб

Чтобы избежать ошибок и обеспечить полное соответствие законодательству, рекомендуем:

1. Создать регламент ведения трудовых книжек в компании — утвердить его приказом.
2. Назначить ответственного сотрудника за ведение и хранение книжек.
3. Проводить ежеквартальные проверки правильности записей.
4. Обучать кадровиков новым требованиям хотя бы раз в год.
5. Использовать программное обеспечение для автоматизации ведения ЭТК и бумажных книжек (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
6. Регулярно сверять данные в ЭТК с бумажными записями (если сотрудник имеет оба варианта).

Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажные варианты остаются в обороте, и ответственность работодателя за их ведение не уменьшилась — она лишь изменилась. Теперь работодатель должен уметь работать одновременно с двумя форматами: бумажными и электронными.

Правильное ведение трудовых книжек, это не только соблюдение закона, но и гарантия социальной защищённости сотрудников. Ошибка в одной строке может привести к потере стажа, а значит — к снижению пенсии. Поэтому к этому вопросу нужно относиться с максимальной ответственностью.

Совет на 2026 год: начните с аудита всех трудовых книжек в компании. Убедитесь, что все записи соответствуют требованиям Приказа № 320н, а данные в ЭТК синхронизированы с бумажными. Это сэкономит вам время, деньги и нервы в будущем.

Помните: трудовая книжка — это история жизни человека на работе. И вы — её хранитель.