Краткий ответ: Да. Сотрудник‚ у которого уже выдана традиционная (бумажная) трудовая книжка‚ имеет право оформить электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом возможны два сценария:
- Вести обе книжки одновременно (бумажную и электронную).
- Перейти полностью на электронный вариант‚ закрыв бумажную книжку.
Правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие электронные трудовые книжки в России:
- Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. – детально описывает порядок ведения‚ заполнения и исправления записей в ЭТК‚ а также утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от г. о введении в действие электронных трудовых книжек.
- Письмо ФСС России «О переходе на электронный формат трудовых книжек»‚ уточняющее‚ что любой работник может перейти на ЭТК‚ даже если он не относится к Перечню организаций‑участников.
Обязанности работодателя
Согласно п. 35 Порядка 320н:
- Запись в ЭТК заверяется подписью руководителя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации‚ если она предусмотрена.
- Если сотрудник выбирает бумажный вариант‚ работодатель всё равно обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР (Система Фондов России) в электронном виде.
- При выдаче бумажной книжки работодатель освобождается от ответственности за её дальнейшее хранение и ведение.
Как оформить электронную трудовую книжку‚ если уже есть бумажная?
Шаг 1. Подать заявление работника
Сотрудник должен написать заявление о переходе на электронный формат. Если заявление не подано‚ обе книжки (бумажная и электронная) будут вестись параллельно.
Шаг 2. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка»
Работодатель (или уполномоченный сервис‚ например‚ «Е‑Офис 24») регистрирует сотрудника в единой государственной системе:
- Заполняет персональные данные.
- Указывает номер существующей бумажной трудовой книжки.
- Прикрепляет скан копии первой страницы бумажной книжки (для подтверждения личности).
Шаг 3. Перенос записей
Все записи из бумажной книжки‚ сделанные до момента перехода‚ переносятся в электронный реестр автоматически (при условии наличия сканов/фото записей) или вручную сотрудником/кадровиком.
Шаг 4. Подтверждение перехода
После успешного переноса и проверки данных система генерирует электронный документ‚ который сотрудник может просматривать в личном кабинете «Госуслуги» или в мобильном приложении ФСС.
Возможные варианты ведения трудовых книжек
4.1 Ведение обеих книжек одновременно
Это обязательный вариант‚ если работник не подал заявление о переходе. В таком случае:
- Работодатель вносит записи в бумажную книжку (по традиционной схеме).
- Те же данные вносятся в ЭТК в электронном виде.
- Ответственность за бумажный документ лежит на работнике‚ а за электронный – на работодателе.
4.2 Полный переход на электронный формат
После подачи заявления и согласования с работодателем:
- Бумажная книжка возвращается работодателю.
- Работодатель фиксирует в системе закрытие бумажного варианта.
- Все будущие записи вносятся только в ЭТК.
Работник сохраняет право на получение выписки из ЭТК в любой момент.
Плюсы и минусы электронного формата
Плюсы
- Удобство доступа – запись можно просмотреть в любой точке страны через интернет.
- Снижение риска потери – документ хранится в государственной базе‚ а не в бумажных архивах.
- Автоматизация – сведения о трудовой деятельности передаются в СФР автоматически‚ без необходимости вручную заполнять бумажные формы.
- Экономия ресурсов – меньше бумажных носителей‚ меньше затрат на печать и хранение.
Минусы
- Необходимость доступа к интернету и базовым цифровым навыкам.
- Требуется согласование с работодателем и иногда дополнительное время на перенос исторических записей.
- Некоторые организации (особенно небольшие) могут пока не иметь готовой инфраструктуры для работы с ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли закрывать бумажную книжку‚ если я оформил ЭТК?
Нет‚ закрывать бумажную книжку необязательно. Вы можете оставить её у себя‚ а вести только электронный вариант. Если же хотите избавиться от бумажного документа‚ подайте заявление о закрытии.
Вопрос 2: Что будет‚ если я не подам заявление‚ а работодатель всё равно начнёт вести ЭТК?
Тогда у вас будет две параллельные трудовые книжки. В случае расхождений в записях вам придётся уточнять‚ какая из них является официальной (обычно приоритет у ЭТК‚ если она оформлена в соответствии с законом);
Вопрос 3: Можно ли перейти на ЭТК‚ если я начал работать до 2020 года?
Да. Сотрудники‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка‚ могут оформить электронную независимо от даты начала трудовой деятельности. Главное – подать заявление и выполнить перенос записей.
Вопрос 4: Как проверить‚ что у меня уже есть ЭТК?
Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильное приложение ФСС России. В разделе «Трудовая книжка» будет отображена информация о наличии электронного документа.
Практический совет работодателю
Для упрощения процесса перехода рекомендуется:
- Внести в штатный порядок пункт о возможности перехода на ЭТК.
- Обучить кадровый персонал работе с системой «Электронная трудовая книжка».
- Создать шаблон заявления сотрудника о переходе и разместить его в интранете.
- Регулярно проверять корректность записей в СФР‚ чтобы избежать дублей.
Существует полное правовое основание для оформления электронной трудовой книжки даже при наличии уже выданной бумажной. Выбор между двумя форматами зависит от личных предпочтений сотрудника и готовности работодателя работать в цифровой среде. При правильном оформлении процесс перехода прост и не требует отказа от уже существующей бумажной книжки‚ если это не требуется.
Дата актуализации информации: