Ведение трудовых книжек – один из важнейших элементов кадрового учёта в организации. Правильное оформление, хранение и выдача трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов, которые регламентируют порядок их заполнения, изменения, хранения и выдачи работникам. В статье рассматриваются основные правовые основы, актуальные требования и практические рекомендации по ведению трудовых книжек в 2026 году.

Нормативно‑правовая база

Ключевыми документами, определяющими порядок ведения трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (части, касающиеся трудовой документации).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Федеральный закон № 436‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные отделы Трудового кодекса РФ».
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;

Эти акты формируют единую правовую систему, в рамках которой работодатели обязаны соблюдать установленные нормы при оформлении и ведении трудовых книжек.

Порядок заполнения и ведения трудовых книжек

Основные требования к заполнению

Согласно Приказу № 320н, в трудовые книжки вносятся сведения о:

1. ФИО работника, дате рождения и месте рождения.
2. Месте и дате заключения трудового договора.
3. Должности, тарифной ставке или окладу, а также изменении условий труда.
4. Сведения о профсоюзной деятельности, если они предусмотрены.
5. Сведения о переводе, увольнении, расторжении трудового договора.
6. Сведения о выдаче и возврате вкладышей (например, при изменении имени).

Записи вносятся в черно‑красном виде, а при необходимости – в красном (для исправлений).

Использование электронных форм

С 2019 г. в РФ действует возможность вести электронные трудовые книжки. Законодательство позволяет:

• Формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• Обеспечить доступ к данным через личный кабинет работника.
• Сохранять электронные записи в течение всего срока их действия.

Электронные книжки не отменяют бумажный вариант, но позволяют вести параллельный учет, что упрощает работу с персональными данными.

Хранение и выдача трудовых книжек

Постановление Правительства РФ № 225 определяет требования к хранению:

• Трудовые книжки хранятся в кадровом отделе организации.
• Срок хранения – 50 лет с даты увольнения работника (или до окончания срока действия вкладышей).
• При утрате оригинала работодатель обязан выдать копию и, при необходимости, оформить новое вложение.

Выдача книжки осуществляется по требованию работника или в случае необходимости предоставления документа работодателем‑арендодателем, государственными органами и т.д.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя:

• Обеспечить условии для правильного заполнения и ведения трудовых книжек.
• Своевременно обновлять сведения при изменении данных работника.
• Сохранять книжки в защищённом месте и обеспечивать их конфиденциальность.
• При необходимости предоставить копию или выдать новую книжку.

Права работника:

• Требовать выдачи своей трудовой книжки.
• Ознакомиться с содержанием записи и запросить её исправление при ошибке.
• Получать информацию о сроках хранения и условиях выдачи.

Практические рекомендации для HR‑специалистов

1. Создать внутренний регламент, соответствующий требованиям Приказа № 320н.
2. Вести отдельный журнал учёта трудовых книжек, где фиксируются даты выдачи, возврата и замены.
3. Обеспечить хранение книжек в закрытом помещении с ограниченным доступом.
4. При внесении изменений использовать красный шрифт и ставить подпись ответственного лица.
5. Регулярно проверять соответствие записей актуальному законодательству (особенно в части электронного документооборота).
6. Обучать персонал правилам заполнения и оформления трудовых книжек.

Последствия нарушения норм

Нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек может привести к:

• Штрафу в рамках трудового законодательства (до 50 000 руб. для юридических лиц).
• Ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение условий охраны труда (в случае потери документа).
• Утраты доказательной базы в трудовом спорах.

Поэтому соблюдение установленных правил – не только требование закона, но и важный элемент защиты прав работодателя и работников.

Правовое регулирование ведения трудовых книжек в России построено на прочном фундаменте нормативных актов, которые регламентируют каждый этап их оформления, хранения и выдачи. Наиболее актуальные изменения связаны с переходом на электронный формат учёта и уточнением требований к срокам хранения; Для успешного соблюдения законодательства компаниям рекомендуется:

• Своевременно обновлять внутренние процедуры в соответствии с последними приказами Минтруда.
• Обеспечить прозрачность и доступность информации для работников.
• Контролировать соблюдение сроков и форматов заполнения записей.

Только при строгом соблюдении всех требований можно минимизировать риски и обеспечить надёжное хранение трудовых книжек на протяжении всего срока их действия.