В 2026 году ведение учета трудовой деятельности сотрудников стало полностью цифровым процессом‚ однако обязанность работодателя фиксировать каждый шаг карьеры работника никуда не исчезла. Фраза «предприниматели ведут трудовые книжки на каждого работника» сегодня звучит актуальнее‚ чем когда-либо‚ но с важной поправкой: основным форматом стала электронная трудовая книжка (ЭТК).
Согласно актуальному законодательству‚ включая статью 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если эта работа является для него основной.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Важно четко понимать‚ на кого распространяется эта обязанность в текущих реалиях 2026 года:
- Индивидуальные предприниматели (ИП): Обязательно ведут учет трудовой деятельности своих сотрудников.
- Организации и юридические лица: Ведут учет независимо от формы собственности.
- Физические лица (не ИП): Например‚ граждане‚ нанимающие домработниц или садовников для личных нужд‚ не обязаны вести трудовые книжки.
Если предприниматель нанимает работника более чем на 5 дней‚ он обязан передать сведения о приеме на работу в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Электронная трудовая книжка: реалии 2026 года
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году этот процесс завершен для большинства категорий работников. ЭТК — это не отдельный файл или документ на руках у сотрудника‚ а единая база данных‚ содержащая историю карьерного пути человека: где‚ когда и кем он работал.
Ключевые особенности ведения ЭТК:
- Новые сотрудники: Для работников‚ впервые устраивающихся на работу с 2021 года (и в 2026 году)‚ бумажная трудовая книжка не оформляется. Все сведения формируются исключительно в электронном виде.
- Сотрудники со стажем: Те‚ кто вел бумажную книжку до 2020 года и не отказался от нее‚ могут продолжать пользоваться ею параллельно с электронной версией‚ однако все новые записи с 2020 года вносятся только в электронную базу.
- Доступность: У работников есть полный доступ к сведениям о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или клиентские службы СФР.
Как предпринимателю правильно оформить и вести учет?
Процесс ведения трудовых книжек трансформировался в процесс подачи отчетности. Вместо внесения записей чернилами в бумажный бланк‚ предприниматель должен:
- Завести учет в своей кадровой системе или бухгалтерском ПО.
- Сформировать отчет по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) при каждом кадровом мероприятии (прием‚ перевод‚ увольнение).
- Отправить отчет в Социальный фонд России в электронном виде.
Важно: С 30 декабря 2025 года действует обновленная форма отчета ЕФС-1. Предпринимателям необходимо использовать актуальные бланки и программное обеспечение‚ поддерживающее новые требования к заполнению.
Какие данные вносятся в электронную трудовую?
В базе данных отражаются:
- Дата‚ номер и вид документа‚ на основании которого работник принят‚ переведен или уволен.
- Наименование должности‚ профессии или специальности.
- Основания для прекращения трудового договора.
- Краткая справка о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года (для тех‚ у кого был стаж до введения ЭТК).
Ответственность предпринимателя
Несмотря на «цифровизацию»‚ ответственность за достоверность и своевременность передачи данных остается на работодателе. Ошибки в датах приема или увольнения‚ несвоевременная подача формы ЕФС-1 могут повлечь за собой штрафы. Кроме того‚ именно предприниматель обязан по заявлению работника выдавать ему выписку из электронной трудовой книжки (в бумажном виде с подписью и печатью или в электронном виде‚ усиленном квалифицированной электронной подписью).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заводить бумажную трудовую‚ если сотрудник пришел в 2026 году?
Нет. Сотрудникам‚ устраивающимся на работу впервые‚ бумажная трудовая книжка не нужна и не оформляется. Сразу ведется электронный вариант.
Может ли работник отказаться от электронной трудовой?
Для новых сотрудников (с 2021 года) выбора нет — только ЭТК. Для тех‚ кто имел бумажную книжку до 2020 года‚ возможность выбора формата уже прошла (они должны были написать заявление до конца 2020 года). В 2026 году все новые записи вносятся в электронную базу независимо от наличия бумажного аналога у сотрудника.
Где предприниматель может посмотреть образцы заполнения?
Актуальные инструкции‚ видеоуроки и образцы заполнения формы ЕФС-1 для различных кадровых ситуаций доступны в системе «Кадры»‚ на портале СФР и в специализированных бухгалтерских сервисах (например‚ СБИС‚ 1С).
Таким образом‚ фраза «предприниматели ведут трудовые книжки» в 2026 году означает ответственную работу с цифровыми данными. Это упрощает хранение архивов и делает стаж работника прозрачным и защищенным от потери или порчи бумажного документа.