Вопрос о том, как вести трудовые книжки при реорганизации организации, особенно в случае присоединения, волнует как работодателей, так и работников. В данном материале мы разберёмся, какие нормативные акты регулируют этот процесс, как правильно оформлять записи, какие документы нужно подготовить и какие последствия могут возникнуть для трудовых отношений.
Что такое присоединение организации?
Присоединение – это один из видов реорганизации юридического лица, при котором одна компания (присоединяемая) полностью переходит под управление другой (принимающей). В результате такой операции сохраняется юридический статус принимающей организации, а присоединяемая перестаёт существовать как самостоятельный субъект.
Согласно статье 57 Гражданского кодекса РФ, присоединение осуществляется по решению суда или по соглашению сторон, и влечёт за собой передачу прав и обязанностей.
Правовые основы оформления трудовых книжек при присоединении
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 36) – устанавливает, что при реорганизации трудовые отношения продолжаются на тех же условиях, если работник согласен.
- Постановление Правительства РФ от N 225 – «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
- Постановление Минтруда РФ от N 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Минтруда РФ от N 40 – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек» (Беларусь, но часто используется как ориентир).
- Приказ Минтруда РФ от 320‑Н (дата актуального обновления) – требования к дополнительным соглашениям к трудовым договорам;
Ключевой пункт: Пункт 34 Инструкции по заполнению трудовых книжек
В пункте 34 указано, что при передаче организации из подчинения одного органа в подчинение другого, а также при смене собственника и реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), необходимо внести запись в трудовую книжку. Запись оформляется аналогично записи о переименовании работодателя.
Как выглядит запись в трудовой книжке при присоединении?
Запись должна быть однострочной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» (или в отдельной строке, если это новая организация); Пример формулировки:
Общество с ограниченной ответственностью «А» (ООО «А») с года реорганизовано путем присоединения к Обществу с ограниченной ответственностью «Б» (ООО «Б»), дата государственной регистрации изменений – .
Если работник продолжает работать в новой организации, запись должна содержать дату перехода и указание нового работодателя.
Пример записи для работника, который остался в присоединяемой организации
ООО «А» с года реорганизовано путем присоединения к ООО «Б», работник продолжает трудовые отношения с ООО «Б» с года;
Порядок действий работодателя при присоединении
- Подготовка документов:
- Акт о присоединении (с указанием дат и реквизитов).
- Согласие работника (если требуется).
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (с указанием нового работодателя).
- Внесение записи в трудовую книжку:
- Запись в графе 3 раздела «Сведения о работе».
- Указание даты реорганизации и нового работодателя.
- Обновление личных карточек и других кадровых документов:
- Перевод сведений в личную карточку сотрудника.
- Обновление данных в электронном кадровом реестре (если он ведётся).
- Сохранение копий документов:
- Сохранить копию акта о присоединении, дополнительного соглашения и записи в трудовой книжке.
- Электронное хранение в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных».
Что делать, если работник не согласен с переходом?
Если работник не согласен на переход в новую организацию, то в соответствии со ст. 36 ТК РФ трудовые отношения могут быть прекращены. В таком случае необходимо:
- Внести запись о прекращении трудовых отношений с указанием даты.
- Подготовить и выдать справку о трудовом стаже.
- Уведомить работника о возможности обращения в суд по поводу нарушения трудовых прав.
Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
Дополнительное соглашение должно содержать:
- Указание нового названия работодателя и его реквизитов.
- Подтверждение согласия работника на продолжение трудовых отношений.
- Дата вступления в силу соглашения.
- Подписи сторон.
Приклад шаблона:
Дополнительное соглашение к трудовому договору №___ от ___
г. ____________ «___» __________ 20__ г.
Настоящим подтверждаем, что работодатель ООО «Б» (ИНН ___, ОГРН ___) принимает на работу работника _______________________________ (ФИО), с правом на продолжение трудовых отношений с теми же условиями, что и в трудовом договоре №___ от ___.
Подписи: ______________________ (работодатель) ______________________ (работник)
Что происходит с журналом учета трудовых книжек?
С 1 сентября 2021 г. унифицированную форму журнала учёта трудовых книжек отменили, но каждая организация обязана вести два специальных журнала:
- Журнал учёта трудовых книжек.
- Журнал учёта дубликатов и вкладышей.
При присоединении необходимо внести запись о реорганизации в оба журнала, указав дату и реквизиты новой организации.
Как проверить правильность записи?
- Сравните запись с актом о присоединении – даты и названия должны совпадать.
- Проверьте, что в трудовой книжке указаны все необходимые реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес).
- Убедитесь, что запись не нарушает требования к объёму текста (не более 2 строк).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли не вносить запись в трудовую книжку? – Нет, это противоречит требованиям ТК РФ и может привести к штрафам.
- Что делать, если работник не подписал дополнительное соглашение? – В таком случае трудовые отношения считаются прекращёнными, и необходимо оформить запись о прекращении.
- Можно ли изменить запись после её внесения? – Да, но только с согласия работника и в соответствии с процедурами (дополнение, исправление).
- Как оформить запись, если присоединяемая компания ликвидирована? – Запись в трудовой книжке будет содержать информацию о ликвидации и переходе к новой организации.
При присоединении организации важно:
- Соблюдать требования ТК РФ и нормативных актов о трудовых книжках.
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с образцом.
- Подготовить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Обновить личные карточки и журналы учёта.
- Обеспечить сохранность всех документов в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
Таким образом, правильное оформление записей в трудовой книжке при присоединении обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и упрощает контроль со стороны государственных органов.