Ведение трудовых книжек — процесс, требующий максимальной внимательности от кадровых специалистов. Особые вопросы часто возникают при заполнении вкладыша, который заводится, когда в основной книжке заканчиваются страницы для записей о работе или награждениях. Один из самых критичных моментов — правильная постановка даты. Ошибка в датах может привести к признанию записей недействительными и создать проблемы работнику при подтверждении стажа.

В данной статье мы подробно разберем, какую дату ставить во вкладыш, как соотносить её с записями в основной книжке и какие ошибки допускать категорически нельзя.

Когда необходимо заводить вкладыш?

Согласно действующему законодательству (в частности, ст. 66 ТК РФ и Порядку ведения трудовых книжек), вкладыш заводится в том случае, если в одном из разделов трудовой книжки (обычно «Сведения о работе») полностью заполнены все страницы.

Важные нюансы:

• Вкладыш не имеет самостоятельной силы без трудовой книжки.
• Он вшивается в трудовую книжку.
• Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основной книжки, а не начинается заново.
• Заявление работника о выдаче вкладыша не требуется.

Какую дату указывать на титульном листе вкладыша?

Это самый частый вопрос кадровиков. На титульном листе вкладыша есть строка «Дата заполнения».

Основное правило

Датой заполнения вкладыша считается дата внесения первой записи в этот самый вкладыш.

• Неверно: Ставить дату заведения основной трудовой книжки (которая могла быть оформлена 10 или 20 лет назад).
• Неверно: Ставить дату покупки бланка вкладыша организацией.
• Верно: Ставить фактическую дату, когда вы делаете первую запись о приеме на работу, переводе или награждении именно в этом вкладыше.

> Пример: Сотрудник работает в компании с 2010 года. Трудовая книжка заполнена полностью. 21 мая 2026 года вы заводите вкладыш и вносите туда запись о переводе на новую должность.
> * В строке «Дата заполнения» на титульнике вкладыша вы ставите: .
> * Даже если сам бланк вкладыша был куплен организацией в 2024 году, а трудовая книжка заведена в 2010-м.

Почему это важно?

Если поставить дату прошлого периода (например, дату приема на работу, которая была год назад), это будет считаться грубой ошибкой. Запись будет выглядеть как задним числом, что может вызвать вопросы у Пенсионного фонда (СФР) и судов. Дата на титульном листе должна соответствовать хронологии реального заполнения документа.

Оформление записей внутри вкладыша: нумерация и даты

После заполнения титульного листа (ФИО, дата рождения, образование, дата заполнения, подпись владельца и ответственного лица, печать организации) начинается ведение записей.

Порядковый номер записи

Нумерация во вкладыше не начинается с №1. Она продолжается сквозным порядком из основной трудовой книжки.

• Если последняя запись в основной книжке была под номером 25, то первая запись во вкладыше будет под номером 26.
• Ошибка в нумерации (начать с 01) является серьезным нарушением, требующим впоследствии сложной процедуры признания записей недействительными.

Дата в графе 2 (Дата события)

В графе 2 раздела «Сведения о работе» указывается дата конкретного кадрового события (приема, перевода, увольнения), которое вы вносите в этот момент.

• Эта дата может совпадать с датой заполнения титульного листа вкладыша (если вы вносите запись о текущем событии).
• Эта дата может отличаться от даты заполнения титульника, если вы вносите запись, датированную другим числом (хотя обычно вкладыш заводят именно под новую запись).

Если у работника уже был один вкладыш, и он тоже закончился, заводится второй вкладыш. Нумерация записей во втором вкладыше снова продолжается после последней записи первого вкладыша.

Штамп о выдаче вкладыша в основной книжке

В момент выдачи вкладыша в основной трудовой книжке (обычно на титульном листе или на последней заполненной странице перед вкладышем, если там есть место, но практика требует ставить на титульный лист или в раздел, где закончились страницы) необходимо поставить штамп.

Требования к штампу:
Текст: «Выдан вкладыш».
Указание серии и номера вкладыша.
Штамп ставится до того, как вкладыш будет вшит.

Без этого штампа вкладыш считается недействительным.

Частые ошибки и вопросы

Вопрос: Что делать, если я не работала в компании в момент перевода сотрудника, а сейчас нужно внести запись во вкладыш?

Ответ: Вы вносите запись текущей датой (датой фактического оформления); В графе 4 («Наименование, дата и номер документа…») указывается приказ о переводе. Если приказ был издан ранее датой перевода, то в графе 2 ставится дата перевода (из приказа), а в графе 4 — реквизиты этого приказа. Дата заполнения титульного листа вкладыша при этом ставится текущая (дата, когда вы физически заполняете документ).

Вопрос: Можно ли вшивать старый вкладыш в новую трудовую книжку?

Ответ: Нет. Добавлять в новую трудовую книжку старый вкладыш недопустимо. Вкладыш является неотъемлемой частью конкретной трудовой книжки. Однако, если у работника закончилась старая трудовая книжка с вкладышем, и ему завели новую трудовую книжку, то старый вкладыш остается в архиве или хранится вместе с новой книжкой как подтверждение прошлого стажа, но новые записи в него не вносятся. Новые записи ведуться в новой трудовой книжке. Если же речь идет о вкладышах, оформленных до , но не вшитых вовремя, их рекомендуется вшить во избежание претензий.

Вопрос: Как быть с датой рождения, если во вкладыше указан только год?

Ответ: Если в имеющемся вкладыше старого образца указан только год рождения, а полной даты нет, исправлять это в старом вкладыше не нужно, если там нет текущих записей. При заведении нового вкладыша в 2026 году вы заполняете все поля титульного листа полностью и точно по паспорту работника;

Алгоритм действий кадровика при выдаче вкладыша

Для исключения ошибок следуйте этому чек-листу:

Проверка: Убедитесь, что в трудовой книжке действительно закончились страницы соответствующего раздела.
Штамп: Поставьте штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером в трудовую книжку.
Титульный лист вкладыша:

• Впишите ФИО, дату рождения, образование (по актуальным данным);
• В строку «Дата заполнения» поставьте текущую дату (день фактического внесения первой записи).
• Попросите работника расписаться.
• Поставьте подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Первая запись:

• В графе 1 укажите номер, следующий за последним в основной книжке.
• В графе 2 укажите дату события (приема, перевода).
• В графе 3 сделайте текстовую запись.
• В графе 4 укажите реквизиты приказа.

Учет: Зарегистрируйте выдачу вкладыша в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Правильное указание даты во вкладыше трудовой книжки — залог юридической чистоты документа. Помните главное: дата на титульном листе вкладыша — это дата его реального заполнения (внесения первой записи), а не дата начала трудовой деятельности сотрудника или покупки бланка. Соблюдение этого правила, а также непрерывность нумерации записей, защитит интересы работника и обезопасит работодателя от штрафов и судебных разбирательств.

В условиях цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот сохраняется для тех, кто сделал выбор в его пользу, поэтому требования к оформлению бумажных вкладышей остаются строгими и неизменными.