Ведение трудовых книжек регулируется Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь․ Официальный сайт Министерства предоставляет подробные рекомендации по оформлению‚ выдаче и заверению копий трудовых книжек․
Направление и основания для внесения записей в дубликат
В качестве основания для заполнения дубликата (копии) трудовой книжки используются документы‚ подтверждающие периоды предыдущей работы:
- Справки о периоде работы (службы)․
- Копии приказов (распоряжений) нанимателя․
- Информация от прежних нанимателей о периодах работы․
Эти документы позволяют правильно оформить копию в соответствии с Инструкцией по заполнению дубликата трудовой книжки․
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Заверение копии происходит в строгом порядке‚ установленном законодательством․ Ниже перечислены основные требования и практические рекомендации․
Кто имеет право заверять копию?
Заверять копию может только лицо‚ имеющее право действовать от лица организации‚ то есть:
- Начальник кадровой службы;
- Директор организации;
- Любой уполномоченный работник‚ указанный в уставных документах (по выписке из ЕГРЮЛ)․
Специальная ответственность за неправильное заверение не предусмотрена‚ однако неправильное оформление может привести к отказу в признании копии․
Что должно быть указано в заверении?
На последнем листе копии должна быть надпись:
«Работает по настоящее время»‚ ФИО и должность уполномоченного лица‚ его подпись‚ дата заверения и печать организации․
Для руководителей подразделений достаточно написать «Верно»‚ указать должность того‚ кто заверяет‚ поставить подпись с расшифровкой и дату․
Образцы заверения
Образцы заверения копий трудовых книжек‚ актуальные для 2026 года‚ доступны на официальных ресурсах:
- Официальный сайт Администрации Комсомольского муниципального района․
- Страница События → Новости на сайте Министерства труда и социальной защиты․
- Раздел «Образцы документов» на портале Госуслуги․
В образцах указаны:
- Точная формулировка «Верно» или «Подпись‚ дата»․
- ФИО‚ должность и расшифровку подписи уполномоченного лица․
- Место для печати организации․
Порядок выдачи копии трудовой книжки
Для получения копии (дубликата) работник должен подать письменное заявление с подписью․ В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия оригинальной трудовой книжки;
- Причина получения копии (например‚ утрата‚ необходимость представления в другую организацию)․
После подачи заявления наниматель оформляет копию‚ заверяет её в соответствии с п․ 2 и передает работнику․
Особенности заверения электронной трудовой книжки
С 2026 года в Беларуси действует электронная форма СТД‑Р․ Электронную копию трудовой книжки можно получить через Госуслуги․ Она выдается в двух случаях:
- При запросе работника;
- При необходимости представления документа в сторонних организациях․
Электронная копия оформляется тем же способом‚ что и бумажная‚ но заверяется электронной подписью уполномоченного лица․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли заверить копию сам работник?
Ответ: Нет․ Заверением копии занимается только уполномоченное лицо от имени организации․ - Вопрос: Требуется ли подпись руководителя‚ если копия оформлена кадровым специалистом?
Ответ: Да․ Подпись должна стоять от лица лица‚ имеющего право действовать от имени компании (по выписке из ЕГРЮЛ)․ - Вопрос: Сколько времени действует заверенная копия?
Ответ: Копия действительна до тех пор‚ пока не будет заменена на новую‚ оформленную в соответствии с текущими требованиями․ - Вопрос: Нужна ли печать организации на заверенной копии?
Ответ: Да‚ печать организации обязательна‚ так как она подтверждает подлинность документа․
Заверение копии трудовой книжки в Республике Беларусь – это формальный‚ но обязательный процесс‚ требующий соблюдения строгих реквизитов и правил․ Правильное оформление гарантирует‚ что копия будет признана:
- Налоговыми и пенсионными органами;
- Другими работодателями;
- Судебными инстанциями при необходимости․
При следовании рекомендациям Министерства труда и социальной защиты‚ а также использованию официальных образцов‚ работодатель обеспечивает законность и достоверность заверенной копии․
Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальные сайты:
- Министерство труда и социальной защиты РБ
- Госуслуги
- Администрация Комсомольского муниципального района
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по кадровому делу или юридическому консультанту․