Ведение трудовых книжек, одна из важнейших кадровых процедур. Особого внимания требует оформление записей в отношении руководителей организации (директоров, генеральных директоров, президентов компаний). Несмотря на то что руководитель, это наемный работник, специфика его должности накладывает ряд особенностей на заполнение трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, увольнении и переводе руководителя, а также приведем актуальные образцы.
Особенности ведения трудовой книжки руководителя в 2026 году
Прежде чем перейти к образцам, важно учесть актуальные правила. В 2026 году бумажная трудовая книжка продолжает действовать наряду с электронной. Если сотрудник (в т.ч. и руководитель) принес бумажную книжку старого образца, работодатель обязан вносить в нее записи в стандартном порядке.
С 2024 года действуют новые правила: новые бланки трудовых книжек может производить не только Гознак, но и любое другое предприятие, соответствующее определенным требованиям. Если старая книжка утеряна и оформляется дубликат, у работодателя есть два варианта:
- Использовать старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года;
- Использовать новые бланки образца 2024+ года.
Что касается сроков, отметка о назначении на должность руководителя проставляется в течение 5 рабочих дней (для бумажного документа) с момента вступления в должность.
Общие правила заполнения
Записи в трудовую книжку руководителя вносятся по общим правилам, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению; Важно помнить:
- Даты записываются арабскими цифрами в формате: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Сокращения слов не допускаются.
- Записи должны иметь порядковые номера в графе 1.
- В графе 4 всегда указываются реквизиты документа-основания (протокола, решения, приказа).
Образец записи о приеме на работу руководителя
Главный вопрос, который возникает у кадровиков: кто подписывает приказ о приеме на работу генерального директора? Поскольку до момента назначения директор не имеет полномочий подписывать документы за себя, приказ подписывает лицо, уполномоченное общим собранием учредителей (или советом директоров). В графе 4 указываются реквизиты именно этого приказа, а также протокола или решения.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» формулировка должна быть четкой. Например: «Принят(а) на должность генерального директора». Если в компании есть структурное подразделение, его также нужно указать.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»:
Сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
- Графа 1 (№ записи): 11
- Графа 2 (Дата): 12 05 2026
- Графа 3 (Сведения о работе): Принят(а) на должность генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Альфа»
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 1-к, Решение единственного учредителя ООО «Альфа» от № 5
Кто вносит запись и кто ее подписывает?
Еще одна уникальная ситуация: кто ставит подпись под записью об увольнении директора? По общему правилу подписывает работник, в отношении которого внесена запись, и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
При увольнении руководителя подпись под записью ставит:
- Сам увольняющийся руководитель (в строке «Работник»), так как он еще не сложил свои полномочия на момент внесения записи.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (в строке «Работодатель»). Если в организации нет другого кадровика, а сам директор увольняется, подписать вкладыш за работодателя может председатель общего собрания учредителей или иное уполномоченное лицо.
Запись о переводе руководителя
Перевод руководителя на другую постоянную работу (например, с должности директора филиала на генерального директора головной организации) также фиксируется в трудовой книжке.
Образец записи о переводе:
- Графа 1: 12
- Графа 2: 01 06 2026
- Графа 3: Переведен(а) на должность генерального директора ООО «Бета»
- Графа 4: Приказ от № 15-к, Протокол общего собрания участников от № 8
Как исправить ошибочную запись?
Если в трудовой книжке руководителя была допущена ошибка (например, неверно указана дата приема или номер протокола), ее необходимо исправить в соответствии с правилами.
Для этого:
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер.
- В графе 2 внесите дату записи.
- В графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- Затем в графе 3 внесите верную запись.
- В графе 4 повторите номер приказа (или иного документа), на основании которого неверно внесли запись в трудовую книжку, либо укажите реквизиты нового документа, подтверждающего правильные данные.
Запись о работе по совместительству
Если руководитель работает в другой организации как совместитель, запись об этом вносится по основному месту работы. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы (справку, копию приказа) с работы по совместительству.
Образец записи по совместительству:
- Графа 1: 13
- Графа 2: 15 07 2026
- Графа 3: Принят(а) в ООО «Гамма» по совместительству на должность советника директора
- Графа 4: Приказ ООО «Гамма» от № 22-к
ьный лист трудовой книжки
Внимательно заполните ьный лист трудовой книжки, если она заводется впервые: ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, специальность. Для руководителя в строке «Профессия, специальность» может быть указана его базовая специальность (например, «Юриспруденция» или «Экономика»), либо эта строка может быть оставлена пустой, если специальности нет, а есть только должность.
Запись в трудовую книжку руководителя требует повышенного внимания, так как ошибки могут привести к проблемам при подтверждении стажа или оформлении пенсии; Всегда опирайтесь на документы-основания: решения, протоколы и приказы. Если вы собираетесь принять нового сотрудника в команду или впервые набираете штат, воспользуйтесь пошаговой инструкцией для руководителя, которую подготовили эксперты профильных кадровых служб, а при сложных ситуациях обращайтесь к актуальным образцам заполнения 2026 года.