Ведение трудовых книжек (ТК) — одна из ключевых кадровых обязанностей работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Правильное оформление, хранение и учет этих документов защищают интересы как работника, так и организации, избегая юридических рисков. Данная статья подробно разбирает современный порядок ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Законодательная база и основные понятия

Основными документами, регламентирующими ведение ТК, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 85 и др.).
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму ТК, порядок их ведения и хранения (действует с ).
• Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (в части, не противоречащей новому порядку).

Ключевое изменение с 2020 года: введено обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР).

Порядок ведения бумажных трудовых книжек

Несмотря на развитие ЭТК, бумажная трудовая книжка продолжает использоваться. Работодатель обязан:

Заполнение и выдача

• При приеме на работу выдать работнику трудовую книжку (или вкладыш к ней) с внесенными записями о приеме.
• Все записи (прием, перевод, увольнение, награждения) вносятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Даты указываются в формате «число, месяц, год».
• Записи заверяются подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации.
• При увольнении выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Хранение и учет

• Бланки ТК и вкладыши, а также уже выданные (принятые от работников) книжки хранятся как документы строгой отчетности (п. 41 Порядка).
• Ведется журнал (или книга) учета движения бланков и выдачи/приема ТК. Это обязательный кадровый документ для контроля;
• Хранение должно обеспечивать сохранность от несанкционированного доступа, пожаров и других рисков.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): новый стандарт

С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать ЭТК для вновь принимаемых работников. Для уже работающих, переход происходит по их заявлению.

Кто и как ведет ЭТК?

• Работодатель обязан формировать электронные сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, должность, условия труда и т.д.) и передавать их в СФР (социальный фонд России).
• Передача осуществляется в установленном электронном формате через систему межведомственного электронного взаимодействия.
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР.

Переход с бумажной на электронную форму

Процедура:

1. Работник подает заявление о переходе на ЭТК (форма утверждена приказом Минтруда № 320н).
2. Работодатель вносит в бумажную ТК запись о переходе на электронный формат.
3. Бумажная ТК возвращается работнику.
4. С этого момента ответственность за ведение и хранение бумажной ТК снимается с работодателя (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Все дальнейшие сведения вносятся только в ЭТК.

Учет, хранение и ответственные лица

Работодатель обязан организовать весь процесс. Для этого:

• Издать приказ (распоряжение), в котором назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка).
• Обеспечить это лицо необходимыми ресурсами: бланками ТК, журналами учета, местом для хранения.
• Контролировать правильность и своевременность всех записей.

Выдача дубликата трудовой книжки

В случае утраты бумажной ТК работодатель обязан выдать дубликат.

• Дубликат оформляется на специальном бланке (форма утверждена Приказом Минтруда № 320н).
• В дубликате вносятся все записи из подлинной ТК, имеющиеся у работодателя (на основании приказов, выписок из штатного расписания и т.д.).
• На первом листе дубликата делается отметка «Дубликат».
• Дубликат заверяется подписью руководителя и печатью организации.
• Основанием для выдачи дубликата является заявление работника и документы, подтверждающие утрату (например, справка из МВД о краже/утрате).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник может обратиться в суд с иском о восстановлении своих трудовых прав и взысканием компенсации за непредоставление ТК.

Ведение трудовых книжек в 2026 году, это работа в двух параллельных форматах: бумажном (по заявлению работника) и обязательном электронном. Ключевые действия работодателя:

1. Назначить ответственного лицо приказом.
2. Организовать учет бланков и выданных книжек в журнале.
3. Строго соблюдать правила заполнения и заверения записей.
4. Своевременно формировать и передавать сведения в ЭТК в СФР.
5. При переходе на ЭТК — правильно оформить запись и вернуть бумажную книжку работнику.

Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок и судебных споров, обеспечивая защиту трудовых прав сотрудников и юридической чистоты организации.