Вопрос о том, какой оттиск следует ставить в трудовой книжке сотрудника при увольнении – гербовую печать организации или печать кадровой службы – часто вызывает споры как у работодателей, так и у работников. В статье разберём нормативно‑правовую базу, позиции государственных органов, практические рекомендации и типичные ошибки.
Нормативно‑правовая база
Основные положения, регулирующие оформление записей об увольнении в трудовой книжке, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 80, 81, 84). В частности, статья 84 указывает, что запись об увольнении вносится оттиском печати работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
- Правилам ведения трудовых книжек (утв. постановлением Госкомстата РФ от № 132). Пункт 35 этих правил гласит: «Запись об увольнении заверяется подписью и печатью работодателя (кадровой службы)». Пункт 36 уточняет, что печать может быть любой, но должна принадлежать работодателю.
- Рекомендациям Роструда и региональных инспекций труда (например, Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда в Хабаровском крае и Еврейской автономной области), где подчёркивается недопустимость использования печати отдела кадров вместо печати организации.
Что такое гербовая и кадровая печати?
| Тип печати | Содержание | Назначение | Применение в трудовой книжке |
|---|---|---|---|
| Гербовая печать организации | Оттиск с изображением государственного герба и реквизитами (название, ИНН, ОГРН) | Официальный документ, подтверждающий действие юридического лица | Допустима, но не обязательна. Часто используется в государственных учреждениях. |
| Печать кадровой службы | Оттиск, содержащий название отдела кадров, иногда только слово «КАДРОВЫЙ ОТДЕЛ» | Утверждённая форма для внутренних документов HR‑службы | Является основной печатью, предусмотренной пунктом 35 Правил ведения трудовых книжек. |
Что рекомендует Роструд?
В официальных разъяснениях Роструда (2023‑2024 гг.) подчёркнуто, что:
- Запись об увольнении должна заверяться печатью работодателя (в т.ч. печатью кадровой службы, если она официально зарегистрирована как печать организации).
- Использование гербовой печати допускается только в том случае, если она является официальной печатью юридического лица и зарегистрирована в реестре печатей.
- Оттиск отдела кадров, не являющийся официальной печатью организации, не считается допустимым. Это подтверждаеться постановлением Межрегиональной территориальной государственной инспекции труда в Хабаровском крае, где указано, что работодатели‑юридические лица не могут ставить в трудовые книжки печать своей кадровой службы.
Практические рекомендации работодателю
Как проверить, какая печать у вас есть?
- Убедитесь, что печать зарегистрирована в Едином реестре печатей (если такая процедура предусмотрена в вашем регионе).
- Проверьте, содержит ли печать реквизиты организации (название, ОГРН, ИНН). Если да – это официальная печать, её можно использовать.
- Если печать относится только к отделу кадров и не имеет реквизитов организации, её следует заменить на официальную печать или использовать подпись ответственного лица без печати (в случае отсутствия печати).
Пошаговая инструкция оформления записи об увольнении
- Подготовка записи – заполните строку «Дата увольнения», «Основание увольнения», «Должность», «Ставка» согласно образцу в трудовой книжке.
- Подпись ответственного лица – подпись кадрового специалиста (или руководителя подразделения, если в организации нет отдельного отдела кадров).
- Оттиск печати – поставьте печать работодателя (гербовую или официальную печать организации). Если в компании есть печать кадровой службы, зарегистрированная как официальная печать, её также можно использовать.
- Контроль – проверьте, чтобы подпись и печать находились в пределах отведённого места (обычно в правом нижнем углу записи). При нехватке места допускается перенос подписи/печати на следующую страницу, но запись должна оставаться цельной.
Что делать, если печати нет?
- Оформите запись подписью ответственного лица без печати, указав в примечании: «Запись заверена подписью в отсутствие печати».
- Срочно закажите официальную печать у типографии, указав все обязательные реквизиты.
- Временно используйте гербовую печать организации, если она уже есть в наличии.
Частые ошибки и как их избежать
- Использование только печати отдела кадров – считается недопустимым, если печать не зарегистрирована как официальная печать организации.
- Отсутствие подписи – запись считается незавершённой и может быть оспорена в суде.
- Неправильное расположение печати – печать должна находиться в пределах отведённого поля; иначе запись может быть признана недействительной.
- Смешивание гербовой и кадровой печати в одной записи – допускается только один оттиск; двойное заверение считается избыточным.
Согласно действующему законодательству и рекомендациям Роструда, при увольнении в трудовой книжке должна ставиться печать работодателя. Это может быть:
- Официальная гербовая печать организации, если она зарегистрирована и используется в качестве основной печати.
- Печать кадровой службы, но только в том случае, если она официально признана печатью работодателя (т.е. имеет реквизиты организации и включена в реестр печатей).
Если ни одна из перечисленных печатей не доступна, запись может быть заверена только подписью ответственного лица с указанием причины отсутствия печати.
Соблюдение этих правил гарантирует законность оформления увольнения, защищает интересы как работодателя, так и работника, а также исключает риск возникновения трудовых споров.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ (КонсультантПлюс)
- Правила ведения трудовых книжек (Госуслуги)
- Официальный сайт Роструда
- FAQ по печатям в трудовых книжках
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в региональную инспекцию труда.