В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно отражать трудовые книжки сотрудников в различных конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0). Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России начался с 2020 года, и работодатели должны были адаптироваться к новым правилам. Мы разберем основные этапы, необходимые для ведения трудовых книжек в электронном виде, а также рассмотрим особенности работы с бумажными трудовыми книжками.

Общие сведения о трудовых книжках и ЭТК

Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. Это означает, что сведения о трудовой деятельности сотрудников должны предоставляться в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде.
Преимущества ведения ЭТК:

• Удобство и доступность информации для сотрудников.
• Сокращение бумажного документооборота.
• Упрощение отчетности.
• Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.

Подготовка к переходу на ЭТК

Перед тем, как начать вести трудовые книжки в электронном виде, необходимо выполнить несколько подготовительных действий:

• Получение согласия сотрудника: Сотрудник должен дать согласие на ведение его трудовой книжки в электронном виде. Это оформляется заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
• Настройка программы 1С: Необходимо настроить программу 1С для ведения ЭТК. Это включает в себя настройку параметров учета, формирование необходимых отчетов и т.д.
• Ознакомление с законодательством: Важно ознакомиться с требованиями законодательства, касающимися ведения электронных трудовых книжек.

Отражение информации о сотруднике в 1С

Прием на работу

При приеме сотрудника на работу необходимо указать способ ведения его трудовой книжки. В конфигурации 1С:ЗУП начиная с релиза 3.1.14.208 появилась возможность указать это в документе «Прием на работу».

• Шаги:

1. Откройте документ «Прием на работу».
2. В разделе «Способ ведения трудовой книжки» выберите один из вариантов:

• «Бумажная трудовая книжка»
• «Сведения в электронной форме»

3. Если выбран вариант «Сведения в электронной форме», необходимо указать дату подачи заявления сотрудником о переходе на ЭТК.
4. Сохраните документ.

Заявление о ведении трудовой книжки

Сотрудник подает заявление о ведении трудовой книжки. Форма заявления может быть разработана в 1С или использована стандартная форма.

• Содержание заявления:
• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Место работы (наименование организации)
• Дата приема на работу
• Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном или электронном виде
• Дата подачи заявления

Ведение трудовой книжки в электронном виде

Создание сведений о периодах работы

После приема на работу необходимо создавать сведения о периодах работы сотрудника в электронном виде. Это можно сделать с помощью документа «Сведения о периодах работы у работника».

• Шаги:

1. Откройте документ «Сведения о периодах работы у работника».
2. Укажите ФИО сотрудника.
3. Укажите период работы (дата начала и дата окончания).
4. Укажите вид работы (например, «Бухгалтер»).
5. Сохраните документ.

Формирование СЗВ-ТД

Сведения о периодах работы сотрудника формируются в отчет «СЗВ-ТД» (Сведения о периодах работы у работников за 2020 год и последующие периоды). Этот отчет представляется в ПФР в электронном виде.

• Шаги:

1. Откройте отчет «СЗВ-ТД».
2. Укажите период отчетности.
3. Выберите сотрудников, для которых необходимо сформировать отчет.
4. Сформируйте отчет.
5. Подпишите отчет электронной подписью и отправьте в ПФР.

Работа с бумажными трудовыми книжками

Если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде, необходимо вести ее в соответствии с требованиями законодательства.

• Оформление записей: Все записи в бумажной трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства.
• Хранение: Бумажные трудовые книжки должны храниться в течение 50 лет.
• Передача сотруднику: По окончании работы бумажная трудовая книжка должна быть передана сотруднику.

СЗВ-СТАЖ

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой сведения о стаже работы сотрудников. Он также представляется в ПФР в электронном виде.

Важные моменты

• Сроки: С 2020 года работодатели обязаны представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде.
• Электронная подпись: Для представления отчетности в ПФР необходимо использовать электронную подпись.
• Консультации: При возникновении вопросов необходимо обращаться к специалистам по кадровому учету и отчетности.

Ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда России: [https://pfr.gov.ru/](https://pfr.gov.ru/)
• Сайт 1С: [https://1c.ru/](https://1c.ru/)
• Статьи и руководства по работе с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в развитии цифровой экономики. Внедрение ЭТК позволяет упростить кадровый учет и отчетность, а также повысить доступность информации для сотрудников; Следуя инструкциям, представленным в этой статье, вы сможете правильно отразить трудовые книжки сотрудников в 1С и соответствовать требованиям законодательства.