Ведение трудовых книжек – одна из обязательных процедур, регулируемых приказом Минтруда № 320н от . В статье собраны все актуальные требования, формы и рекомендации, которые помогут правильно оформить, хранить и использовать трудовые книжки (бумажные и электронные) в 2025‑2026 гг.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Ответственное лицо назначается приказом или распоряжением руководителя организации. В приказе указываются:

• ФИО сотрудника, ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
• Функции: оформление новых книжек, оформление дубликатов, ведение книги учёта движения, архивирование;
• Сроки и формы отчётности.

Если в организации нет штатного HR‑специалиста, эту роль может взять на себя любой сотрудник, уполномоченный руководством.

Приказ о назначении ответственного

Образец приказа:

1. Наименование документа – «Приказ № ХХ‑Х от «__» _______ 2025 г. «О назначении ответственного за ведение трудовых книжек»;
2. Текст приказа с указанием ФИО, должности и полномочий;
3. Подпись руководителя и печать организации (если есть).

Формы и требования к оформлению трудовых книжек

С  г. в России действует трудовая книжка нового образца. Её основные особенности:

• ьный лист обязателен – в нём указываются наименование организации, дата начала ведения книги, номер книги;
• Каждая запись заверяется печатью организации, подписью работодателя (или уполномоченного лица) и подписью сотрудника при получении;
• В графе 13 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Номера и нумерация

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя и печатью компании.

Сроки хранения

Согласно Приказу Росархива № 236, сроки хранения зависят от типа документа:

После истечения срока хранения документы подлежат уничтожению в соответствии с нормами архивного дела.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С  г. переход на электронные формы полностью завершается. Электронные трудовые книжки (ЭТК) позволяют:

• Сократить расходы на бумажные документы;
• Уменьшить количество ошибок при заполнении сведений;
• Использовать данные для расчётов пенсий, пособий, визовых и учебных целей.

Оформление ЭТК регламентируется Методическими рекомендациями Контур.Экстерн и Приказом Минтруда № 320н. При этом:

1. Записи в ЭТК заверяются электронной подписью работодателя или уполномоченного сотрудника;
2. В графе 13 указывается, что запись произведена «на основании письменного заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности»;
3. Работодатель обязан обеспечить хранение ЭТК в защищённой информационной системе (например, в модуле «Электронный труд» в 1С или в сервисе «Контур.Экстерн»).

Книга учёта движения трудовых книжек

Эта книга фиксирует все операции с трудовыми книжками: выдачу, замену, дублирование, архивирование.

Форма книги

Книга должна иметь:

• ьный лист с указанием наименования, номера, даты начала ведения;
• Столбцы: № п/п, ФИО работника, № трудовой книжки, Дата выдачи, Дата замены, Примечание (архив, уничтожение и т.д.).

Пример оформления ьного листа:

Организация: ООО «Пример»
Номер книги учёта: КУ‑001
Дата начала ведения: 
Ответственный за ведение: Иванов И.И.

Подписи и печати

Каждая запись в книге должна быть подписана ответственным лицом и, при необходимости, заверена печатью организации.

Хранение и архивирование

Хранение трудовых книжек и книги учёта осуществляется в специальном архиве организации. Требования:

• Документы хранятся в закрытом, доступном только уполномоченным лицам помещении;
• Книга учёта и вкладыши должны быть пронумерованы и скреплены в единый комплект;
• При переходе на электронный формат необходимо оформить запись о переходе в бумажной книжке работника и внести соответствующую запись в книгу учёта.

После истечения срока хранения (50/75 лет) документы передаются в государственный архив или уничтожаются согласно законодательству.

Часто задаваемые вопросы

• Когда был переход на электронные трудовые книжки? Переход завершается с  г., однако организации могут перейти и ранее, если работник выбрал электронный вариант.
• Какие организации обязаны перейти на электронные книжки? Все организации, которые с  г. начали вести трудовые книжки нового образца, а также те, у которых более 250 сотрудников, обязаны перейти к электронному формату не позднее  г.
• Можно ли оформить дубликат без бумажной копии? Да, дубликат оформляется в электронном виде, подписью ответственного и печатью организации (при наличии).
• Нужна ли подпись работника при получении бумажной книжки? Да, работник ставит свою подпись в графе 13, подтверждая получение информации.

Практический чек‑лист для HR‑отдела

1. Утвердить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
2. Оформить ьный лист книги учёта движения.
3. Заверить каждую запись подписью и печатью.
4. Вести книгу учёта с указанием всех выдач, замен и архивирований.
5. Обеспечить хранение бумажных книжек в архиве сроком до 50/75 лет.
6. Перевести сотрудников на электронные трудовые книжки, если они выбрали этот вариант.
7. Внести запись о переходе в бумажную книжку работника (если применимо).
8. Регулярно проверять соответствие требованиям Минтруда и Росархива.

Соблюдение указанных требований позволяет избежать штрафов, упростить кадровое обслуживание и обеспечить надёжное хранение сведений о трудовых отношениях ваших сотрудников.

Автор статьи: кадровый консультант, 2025 г.