Ведение трудовых книжек в 2026 году регулируется Приказом Минтруда России № 320н и требованиями Федерального закона «О занятости и труде». Правильное оформление записей позволяет избежать споров при проверках и упрощает работу кадрового отдела. В этой статье собраны все необходимые примеры и инструкции‚ которые помогут вам правильно оформить любую запись в бумажной или электронной форме.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 197‑ФЗ «О занятости и труде».
• Письмо Министерства труда от № КД‑2026‑01 о переходе на электронные трудовые книжки.

Все изменения‚ внесенные в 2026 году‚ обязательны к исполнению.

Кто отвечает за оформление

Ответственным за правильность записи считается руководитель организации или лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек. При наличии печатью организации её необходимо ставить рядом с подписью.

Общие принципы оформления записей

1. Запись делается в хронологическом порядке.
2. Каждая запись оформляется в виде отдельного пункта.
3. В записи указываются: дата‚ место работы‚ должность‚ основание (приказ‚ договор и т.д.)‚ сведения о зарплате и др.
4. Подпись руководителя и печать организации обязательны.
5. При исправлении ошибок в бумажной книжке вносится записка о корректировке с указанием даты и подписи.

Примеры типовых записей

Приём на работу

Запись № 1
Место работы: ООО «ТехИнвест»
Должность: Инженер‑конструктор
Основание: Приказ № 15 от «О приёме на работу»
Заработная плата: 55 000 руб.
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Перевод на другую должность

Запись № 5
Место работы: ООО «ТехИнвест»‚ отдел разработки
Должность: Старший инженер‑конструктор
Основание: Приказ № 34 от «О переводе на другую должность»
Заработная плата: 68 000 руб.
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Увольнение

Запись № 12
Место работы: ООО «ТехИнвест»
Должность: Инженер‑конструктор
Основание: Приказ № 57 от «Об увольнении по сокращению»
Заработная плата: – (оклад не выплачивается)
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Смена фамилии (из‑за брака)

Запись № 8
Место работы: ООО «ТехИнвест»
Должность: Бухгалтер
Основание: Приказ № 22 от «О смене фамилии сотрудника»
Заработная плата: 55 000 руб.
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Переход на электронную форму (ЭТК)

Запись № 14
Место работы: ООО «ТехИнвест»
Форма ведения: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Основание: Приказ Минтруда № 320н от «О переходе на ЭТК»
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Исправление ошибки в ФИО

Запись № 3 (исправление)
Дата исправления: 
Ошибка: В записи № 3 указано «Иванов Иван Иванович»‚ правильно «Иванова Ирина Ивановна».
Внесено исправление: Сотрудник Иванов И.И. сменил ФИО на Иванова И.И.
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Как оформить закрывающую запись

При увольнении в последний день работы сотрудника в книжку вносится закрывающая запись с указанием даты увольнения и основания. Пример:

Запись № 15 (закрывающая)
Место работы: ООО «ТехИнвест»
Должность: Директор
Основание: Приказ № 68 от «Об увольнении по собственному желанию»
Заработная плата: – 
Подпись руководителя: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

После закрывающей записи в книжке ставится отметка «Работает по настоящее время» только в случае‚ если сотрудник продолжает работать в другой должности.

Как заверить копию трудовых книжек

Для проверок часто требуется копия оригинала. Правильный способ оформления:

• Сделайте копию всех страниц.
• В конце последней записи укажите текущую дату и запись «Работает по настоящее время».
• Подпишите копию и поставьте печать организации.

Заверение копии
Текущая запись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ООО «ТехИнвест»

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде? Да‚ с года допускается полностью электронное ведение‚ но оригинал всё равно должен быть подписан и поставлен печатью.
• Нужно ли вносить сведения о совместительстве? Да‚ если сотрудник одновременно работает в нескольких организациях‚ в каждой книжке указываются соответствующие записи.
• Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК? Указывается дата‚ место работы‚ форма ведения (ЭТК) и ссылка на приказ Минтруда № 320н.
• Можно ли исправлять ошибки без подписи руководителя? Нет‚ любые изменения требуют подписи руководителя и печати.

Правильное оформление записей в трудовых книжках – важный элемент юридической защиты компании и её сотрудников. Используя приведённые примеры и следуя инструкциям‚ вы сможете без ошибок оформить любой тип записи: приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение ФИО‚ переход на электронную форму и др. Помните‚ что каждая запись должна быть подписана‚ проставлена печатью и датирована.

Для удобства работы рекомендуем скачать готовый образец записи в электронную трудовую книжку и использовать его как шаблон.

Автор: кадровый консультант‚ 2026 год.