Ведение трудовых книжек — это один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. Ошибка в записи может стоить работнику стажа для пенсии, а работодателю — штрафов от трудовой инспекции. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу в 2026 году, учитывая актуальные требования законодательства и Приказ Минтруда России № 320н.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем приступать к внесению записей, необходимо убедиться в соблюдении общих требований, установленных законодательством РФ. Самое главное помнить, что все записи в трудовых книжках ведутся на русском языке чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение») категорически запрещено.

Записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней со дня издания документа. Дата приема на работу в трудовой книжке должна полностью совпадать с датой, указанной в приказе.

Ключевые требования:

• Записи должны быть разборчивыми и четкими.
• Не допускается использование карандаша или корректирующих средств (замазок).
• Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.
• В графе 4 обязательно указываются дата и номер приказа-основания.

Пошаговая инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» является основным в трудовой книжке. Именно здесь фиксируется факт трудоустройства. Заполнение происходит построчно, где каждая графа имеет свое назначение.

Графа 1: Порядковый номер записи

В этой графе указывается номер записи по порядку внутри данного раздела. Нумерация ведется сквозная (1, 2, 3 и т.д.) на протяжении всего времени работы сотрудника у данного работодателя. Если вы заводите новую страницу раздела, нумерация не начинается заново, а продолжается с последнего номера предыдущей страницы.

Графа 2: Дата приема на работу

Здесь указывается дата начала работы. Она вписывается арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ). Эта дата должна строго соответствовать дате, указанной в приказе о приеме на работу.

Графа 3: Сведения о приеме на работу

Это самая объемная часть записи. В ней указывается:
Полное и сокращенное (если есть) наименование организации.
Должность (профессия), на которую принят работник.
Структурное подразделение (если оно указано в приказе и штатном расписании).
Условия приема (например, «на постоянную работу», «на срок», «в порядке перевода»).

> Важно: Название должности должно точно соответствовать формулировкам в штатном расписании и трудовом договоре.

Графа 4: Основание записи

В последней графе указывается документ-основание. Пишется вид документа (приказ, распоряжение), его дата и номер.
Пример: Приказ от № 45-к.

Образец заполнения записи о приеме на работу

Ниже приведен визуальный пример того, как должна выглядеть корректная запись в разделе «Сведения о работе».

Обратите внимание: название организации пишется полностью в первой строке, а в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом.

Особенности заполнения для различных ситуаций

В зависимости от типа трудоустройства, формулировки в графе 3 могут отличаться.

Прием на работу впервые

Если трудовая книжка заводится впервые (для сотрудника, не имеющего стажа), сначала заполняются сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование) на ьном листе. Затем в разделе «Сведения о работе» вносится первая запись о приеме по стандартному образцу, приведенному выше.

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника.

• Основанием служит документ от основного места работы (копия приказа) или документ от работодателя по совместительству.
• В графе 3 обязательно указывается, что работа является совместительством.
• Пример формулировки: «Принят на работу на 0,5 ставки в должность бухгалтера по совместительству».

Срочный трудовой договор

Если сотрудник принят на определенный срок или для выполнения конкретной задачи, это должно быть отражено в записи.

• Пример формулировки: «Принят в отдел логистики на должность водителя на срок временного отсутствия основного работника Ивановой А.П. до выхода ее на работу» или «…на срок до ».

Перевод на другую должность

При переводе внутри одной организации запись о приеме не повторяется. Вносится новая запись с указанием: «Переведен на должность…». Нумерация продолжается.

Что делать, если допущена ошибка?

Невероятно важно помнить: зачеркивать, замазывать корректором или подчищать записи в трудовой книжке категорически запрещено. Такие действия делают документ недействительным.

Если ошибка все же допущена:
Ошибочная запись не зачеркивается.
В следующей свободной строке пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
Тут же вносится правильная запись с новым порядковым номером.
Все заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году для новых сотрудников бумажные трудовые книжки уже не заводятся — их данные сразу попадают в информационную систему Социального фонда России (СФР).

Однако для работников, сохранивших бумажный вариант, правила заполнения остаются прежними. Работодатель обязан:

• Внести запись в бумажную трудовую книжку.
• Отправить отчетность (форма ЕФС-1) в СФР для обновления электронной версии.
• Данные в бумажном и электронном форматах должны быть идентичны.

Правильное заполнение трудовой книжки, это гарантия защиты прав работника и соблюдение законодательства работодателем. Используйте только актуальные бланки, пишите разборчиво, избегайте сокращений и всегда сверяйтесь с приказом о приеме на работу. Если вы сомневаетесь в формулировке, обратитесь к образцам, утвержденным Минтрудом, или воспользуйтесь специализированными кадровыми системами, которые минимизируют риск ошибок.

Помните, что трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж для назначения пенсии, поэтому точность каждой буквы и цифры в ней имеет решающее значение.