Современная система трудового учета претерпела значительные изменения с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако, несмотря на активное развитие цифровых технологий, многие работодатели продолжают использовать бумажные трудовые книжки параллельно с электронными. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно организовать ведение трудовых книжек в обоих форматах одновременно.

Нормативная база

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения были внесены в Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1). Согласно этим изменениям:

• Все сведения о трудовой деятельности работников формируются работодателем в электронном виде
• Электронные данные передаются для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)
• Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности по запросу работников

Порядок ведения трудовых книжек при одновременном использовании бумажного и электронного форматов

Инициализация процесса

Работодатель должен:

1. Получить от работника письменное заявление о форме ведения трудовой книжки (бумажной, электронной или обеих одновременно)
2. Зарегистрировать заявление в установленном порядке
3. Внести соответствующие записи в книгу учета движения трудовых книжек

Ведение бумажной трудовой книжки

При одновременном ведении:

• Все записи о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях вносятся в бумажную трудовую книжку в установленном порядке
• После внесения записи в бумажную трудовую книжку, аналогичная запись вносится в электронную трудовую книжку
• Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до момента передачи ее работнику

Ведение электронной трудовой книжки

Для ведения ЭТК необходимо:

• Зарегистрироваться в личном кабинете на портале ПФР
• Использовать специализированное программное обеспечение для формирования и передачи сведений
• Своевременно направлять сведения о трудовой деятельности в ПФР
• Обеспечить доступ работников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале госуслуг

Передача бумажной трудовой книжки работнику

Согласно требованиям законодательства:

• Бумажная трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе только на электронный формат
• В книге учета движения трудовых книжек делаеться запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
• Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица и печатью организации

Особенности ведения при одновременном использовании

Двойное ведение записей

При одновременном ведении необходимо:

• Следить за синхронизацией записей в обоих форматах
• Обеспечивать идентичность информации в бумажной и электронной трудовой книжке
• Использовать унифицированные формы документов для минимизации ошибок

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

• За правильность и своевременность внесения записей
• За сохранность бумажной трудовой книжки до момента передачи ее работнику
• За достоверность сведений, передаваемых в ПФР

Изменение решения работника

В любой момент работник может изменить свое решение и:

• Отказаться от бумажной трудовой книжки
• Вернуть бумажную трудовую книжку работодателю
• Продолжить ведение только в электронном формате

В таких случаях необходимо:

• Оформить соответствующее заявление работника
• Внести изменения в учетные документы
• Своевременно передать информацию в ПФР

Практическое руководство для кадровых служб

Алгоритм действий при приеме на работу

1. Ознакомить работника с его правом выбора формы ведения трудовой книжки
2. Получить письменное заявление о форме ведения
3. Внести записи в бумажную трудовую книжку
4. Оформить и передать сведения в электронном виде в ПФР
5. Зарегистрировать факт ведения в книге учета движения трудовых книжек

Алгоритм действий при увольнении

1. Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку
2. Оформить и передать сведения об увольнении в электронном виде в ПФР
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику под роспись
4. Сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек

Документальное оформление

Необходимо вести следующие документы:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма Т-11)
• Журнал учета трудовых книжек
• Заявления работников о форме ведения трудовой книжки
• Приказы о приеме, переводе и увольнении работников
• Сопроводительные документы для передачи сведений в ПФР

Типичные ошибки и как их избежать

Несвоевременное внесение записей

Ошибка: Задержка с внесением записей в электронную трудовую книжку.

Решение: Установить внутренние сроки (не позднее следующего рабочего дня) и контролировать их выполнение.

Несоответствие записей

Ошибка: Разные формулировки в бумажной и электронной трудовой книжке.

Решение: Использовать унифицированные формулировки, утвержденные приказом работодателя.

Неправильное оформление передачи бумажной трудовой книжки

Ошибка: Отсутствие записи в книге учета или неправильная формулировка.

Решение: Строго соблюдать требования Порядка ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 320н).

Преимущества и недостатки одновременного ведения

Преимущества

• Для работодателя:
  • Снижение риска утраты бумажных документов
  • Упрощение процедуры предоставления сведений о трудовой деятельности
  • Современный имидж компании
• Для работника:
  • Возможность выбора удобного формата
  • Быстрый доступ к информации о трудовой деятельности
  • Возможность получения выписки в любое время

Недостатки

• Для работодателя:
  • Увеличение объема работы по ведению двух форматов
  • Необходимость обучения сотрудников
  • Дополнительные затраты на программное обеспечение
• Для работника:
  • Необходимость выбора и оформления заявления
  • Возможные сложности с пониманием электронного формата

Ведение трудовых книжек в бумажном и электронном виде одновременно требует от работодателя четкого соблюдения нормативных требований, тщательной организации рабочего процесса и постоянного контроля за качеством вносимых данных.

Основные принципы такой работы:

1. Своевременность внесения записей в оба формата
2. Синхронизация информации между бумажным и электронным форматами
3. Соблюдение прав работников на выбор формы ведения трудовой книжки
4. Строгое документальное оформление всех действий

При правильной организации процесса, одновременное ведение трудовых книжек может стать эффективным инструментом управления персоналом, сочетающим традиционные и современные подходы к документообороту.