Ведение трудовых книжек в образовательных учреждениях, процесс, требующий максимальной внимательности, так как школа является бюджетным учреждением с особым статусом сотрудников (педагоги, административный персонал, технический штат). На текущий момент, май 2026 года, процедура оформления окончательно перешла в цифровой формат, однако работа с бумажными носителями для определенных категорий граждан все еще актуальна.

Переходный период завершен: Электронная трудовая книжка (ЭТК) как стандарт

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году большинство работников школ уже перешли на ЭТК. Это означает, что основным документом, фиксирующим трудовой стаж, становится не бумажная книжка, а запись в базе данных Социального фонда России (СФР, ранее ПФР).

Ключевые правила для школы:

• Для всех сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация вносится только в электронном виде.
• Для сотрудников, работавших в школе до 2020 года и не подавших заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка ведется параллельно с электронной до момента их увольнения или подачи заявления.

Как происходит заполнение в 2026 году?

Кадровик школы вносит данные о приеме, переводе или увольнении в информационную систему (например, 1С: ЗУП). На основании этих данных формируется отчетность.

Отчетность: Формы СЗВ-ТД и ЕФС-1

Самый важный этап работы с трудовыми книжками сегодня — это своевременная передача данных в СФР. Ошибки здесь могут привести к проблемам с пенсией у учителей и штрафам для учреждения.

Основные изменения и требования:

1. Форма СЗВ-ТД: Используется для передачи сведений о трудовой деятельности. С 2020 года работодатели обязаны отчитываться обо всех кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод).
2. Форма ЕФС-1: В 2025 году вступили в силу важные поправки. Теперь вместо отдельных форм (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.) во многих случаях используется единый формат ЕФС-1. В программе 1С: ЗУП необходимо следить за актуальностью форм, чтобы отчеты формировались корректно.

Важно: Срок сдачи отчета о приеме на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Опоздание даже на один день грозит штрафами.

Особенности заполнения бумажных трудовых книжек в школе

Несмотря на цифровизацию, в школах до сих пор хранятся и ведутся бумажные трудовые книжки сотрудников «старого» состава. Правила их заполнения строго регламентированы:

• Чернила: Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
• Сокращения: Запрещено использовать сокращения (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Даты: Даты приема, перевода и увольнения заполняются арабскими цифрами (день, месяц — двузначными, год — четырехзначными).
• Печать: Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью образовательного учреждения (или кадровой службы, если печать выделена).

Типичные записи для педагогов:

При заполнении графы «Сведения о работе» в школе часто встречаются следующие формулировки:

«Принят в должность учителя математики»
«Переведен на должность заместителя директора по учебно-воспитательной работе»
«Уволен в связи с истечением срока трудового договора»

Алгоритм действий кадровика школы при приеме учителя

Чтобы не допустить ошибок, следуйте пошаговой инструкции:

1. Проверка статуса: Запросите у нового сотрудника сведения о его трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР). Выясните, велась ли ему бумажная трудовая до 2020 года.
2. Заявление:
   • Если сотрудник впервые устраивается на работу (после ) — бумажная ТК не заводится, данные сразу уходят в электронном виде.
   • Если сотрудник вел бумажную ТК и хочет перейти на ЭТК — он пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. Издайте приказ: Оформите приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная форма школы).
4. Внесите запись:
   • В бумажную ТК (если она ведется).
   • В базу данных 1С: ЗУП для формирования электронного отчета.
5. Сформируйте отчет: В течение следующего рабочего дня сформируйте и отправьте в СФР отчет (ЕФС-1 или СЗВ-ТД в зависимости от текущих требований системы).

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025-2026 годов показывает следующие типичные проблемы:

• Несвоевременная сдача отчетов: Забыли отправить данные на следующий день после приема молодого специалиста.
• Ошибки в СНИЛС: Неверно указанный номер страхового свидетельства ведет к тому, что стаж не попадает на лицевой счет учителя.
• Некорректные коды в ЕФС-1: Использование устаревших кодов мероприятий после вступления в силу поправок 2025 года.
• Отсутствие подписи работника: В бумажной трудовой книжке запись должна быть заверена подписью владельца книжки (кроме случаев, когда это невозможно).

Заполнение трудовых книжек в школе в 2026 году — это симбиоз работы с бумажными документами (для архива и части сотрудников) и цифровыми отчетами. Главное помнить: основным доказательством стажа становится электронная запись в СФР. Внимательное заполнение полей в 1С: ЗУП, знание актуальных форм (ЕФС-1) и соблюдение сроков подачи отчетности гарантируют спокойствие как администрации школы, так и педагогическому коллективу.

Рекомендация: Регулярно проверяйте обновления в программном обеспечении и следите за новостями на портале СФР, так как законодательство в сфере цифровизации трудовых отношений продолжает развиваться.