Вопрос ведения трудовых книжек в организациях, где отсутствует отдел кадров, часто вызывает затруднения. Кто имеет право заверять записи? Как правильно оформить прием или увольнение заместителя главного бухгалтера? Данная статья подробно разбирает эти и другие нюансы на основе актуального законодательства и практики.
Кто может вести трудовые книжки в организации?
Согласно Постановлению Госкомстата России от № 1, форма личной карточки (Т-2) и порядок ведения трудовых книжек регламентированы. Ключевой принцип: запись в трудовую книжку заверяется подписью руководителя организации и печатью.
Важно! Если в организации нет специалиста по кадрам, руководитель вправе:
- Заверять записи в трудовых книжках самостоятельно.
- Приказом назначить ответственного за ведение трудовых книжек среди других сотрудников (бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т.д.).
Таким образом, бухгалтер (включая главного бухгалтера или его заместителя) может вносить записи в трудовую книжку, если на него оформлен соответствующий приказ или в его трудовом договоре/должностной инструкции прописана такая обязанность. Право на подпись возникает на основании:
- Приказа руководителя о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.
- Доверенности с правом заполнения трудовых книжек.
Особенности для заместителя главного бухгалтера
Должность заместителя главного бухгалтера не является кадровой по своей сути. Однако на практике функции по ведению кадрового делопроизводства (включая трудовые книжки) часто ложатся на плечи бухгалтерской службы, особенно в малых и средних предприятиях.
Может ли заместитель главбуха заверять записи о себе самом?
Нет. Сотрудник не имеет права заверять запись о себе в собственной трудовой книжке. Запись об увольнении или приеме на работу заместителя главного бухгалтера должна быть заверена:
- Руководителем организации (директором, генеральным директором).
- Лицом, уполномоченным приказом (например, главным бухгалтером или иным сотрудником), но не самим заместителем.
Запись о временном исполнении обязанностей главного бухгалтера
Если заместитель главного бухгалтера временно исполняет обязанности главного бухгалтера (например, в связи с отпуском или болезнью), то вносить отдельную запись в его трудовую книжку об этом не требуется. Такое изменение фиксируется:
- В приказе о временном возложении обязанностей.
- В дополнении к трудовому договору (если временное исполнение длится долго).
Если же заместителю присваивается должность «Исполняющий обязанности главного бухгалтера» на определенный срок (оформляется приказ), то это изменение указывается в трудовой книжке как смена наименования должности;
Как правильно оформить запись о приеме на работу заместителя главного бухгалтера?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в соответствии с ст. 67 Трудового кодекса РФ.
| Пункт записи | Как заполнить | Пример для заместителя главного бухгалтера |
|---|---|---|
| Дата приема на работу | Число, месяц, год (например, ) | |
| Наименование организации | Полное официальное наименование (как в Уставе) | Общество с ограниченной ответственностью «Финанс-Профи» |
| Должность | Точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием | Заместитель главного бухгалтера |
| Подпись | Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) | _________________ / Иванов А.П. / |
| Печать | Печать организации (если используется) | [Печать ООО «Финанс-Профи»] |
Образец записи:
Общество с ограниченной ответственностью "Финанс-Профи"
Заместитель главного бухгалтера
_________________ / Иванов А.П. /
[Печать]
Как оформить запись об увольнении?
Запись об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.) вносится в тот же раздел «Сведения о работе» после записи о приеме. Обязательно указывается:
- Дата увольнения (последний рабочий день).
- Наименование организации (то же самое).
- Основание увольнения (ссылка на пункт части первой ст. 77 ТК РФ, например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «соглашение сторон»).
- Подпись и печать руководителя или уполномоченного лица.
Важные нюансы и частые ошибки
- Старые трудовые книжки (до ). Если книжка была заведена до этой даты, записи вносятся в нее же, на свободные страницы. Когда места закончатся, оформляется вкладыш (форма Т-2), который прикрепляется к книжке.
- Совмещение или вахтовый метод. Если заместитель главного бухгалтера работает на условиях совмещения или вахтового метода, это не отражается в трудовой книжке. Указывается только основное место работы и должность.
- Изменение должности. Если заместитель главного бухгалтера переводится на другую должность (например, становится главным бухгалтером), делается новая запись с указанием даты перевода и новой должности. Старая запись не зачеркивается.
- Подпись ответственного лица. Если ведение книжек поручено, например, главному бухгалтеру, то он ставит свою подпись в записях о приеме/увольнении других сотрудников, включая своего заместителя. Но запись об увольнении самого главного бухгалтера заверяет руководитель.
Заместитель главного бухгалтера, как и любой другой сотрудник, имеет право на корректное оформление своей трудовой книжки. Ключевые условия:
- Записи о приеме и увольнении заверяются руководителем или уполномоченным приказом лицом (но не самим работником).
- Если бухгалтерская служба ведет кадровые записи, это должно быть оформлено приказом.
- Временное исполнение обязанностей главного бухгалтера не требует отдельной записи в трудовой книжке заместителя, если это не сменяет официальную должность.
- Все записи должны быть четкими, без исправлений и помарок, с указанием полного наименования организации.
Соблюдение этих правил защищает как права работника, так и интересы работодателя, минимизируя риски споров при увольнении или при трудоустройстве в будущем.