Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых аспектов кадрового делопроизводства в Республике Беларусь. Несмотря на активную цифровизацию процессов, бумажный документ сохраняет свою юридическую силу и требует строгого соблюдения нормативных требований. На текущую дату, 21 мая 2026 года, основным регулирующим документом является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (далее — Инструкция № 40), с учетом всех внесенных изменений и дополнений.

В данной статье мы подробно разберем ключевые изменения, вступившие в силу в последние годы, и акцентируем внимание на том, что самое главное помнить нанимателям и работникам при оформлении этого важного документа.

Нормативная база и ключевые изменения

Фундаментальным документом, регулирующим вопросы ведения трудовых книжек, долгие годы являлось Постановление Минтруда и соцзащиты № 40. Однако законодательство не стоит на месте. Очень важно учитывать последние корректировки, которые существенно изменили подход к оформлению дубликатов и работе с индивидуальными предпринимателями.

Ключевым событием стало вступление в силу Постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 ноября 2023 г. № 47. Данный нормативный акт внес существенные изменения в Инструкция № 40, которые начали действовать с 1 января 2024 года.

Основные нововведения, актуальные в 2026 году:

• Изменен порядок оформления дубликатов: Упрощена процедура выдачи дубликата трудовой книжки в случае ее утраты или повреждения. Теперь процесс восстановления записей стал более прозрачным для работника.
• Работа с физическими лицами: Еще ранее, Постановлением от 10 января 2020 г. № 1, были изменены правила для нанимателей — физических лиц. Им предоставлено право вносить записи в трудовые книжки своих работников, что ранее вызывало много вопросов.
• Уточнение формулировок: Приведены в соответствие с новым законодательством формулировки, касающиеся профессиональной подготовки, повышения квалификации и переподготовки кадров.

Общие правила ведения и заполнения

Согласно действующей Инструкции, наниматель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него более 5 дней, если эта работа является для них основной.

Порядок действий при приеме на работу:

1. Требование документа: При приеме на работу наниматель обязан потребовать у работника трудовую книжку; Если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка заводится нанимателем.
2. Проверка данных: Необходимо тщательно проверить наличие всех необходимых записей, правильность их оформления, наличие печатей и подписей.
3. Регистрация: Трудовая книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно помнить: Все записи в трудовую книжку вносятся чернилами (шариковой, перьевой или гелевой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета. Запрещается использование сокращений (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ»).

Особенности оформления дубликатов (с учетом изменений 2024 года)

Одним из самых сложных вопросов всегда было восстановление трудовой книжки. С введением изменений Постановлением № 47, алгоритм действий стал четче.

Дубликат выдается работнику в следующих случаях:

• Утрата трудовой книжки работником;
• Признание трудовой книжки недействительной (например, из-за технической ошибки или незаконного внесения записей);
• Повреждение бланка, делающее невозможным чтение записей.

При выдаче дубликата в него вносятся сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному нанимателю, подтвержденные документами, а также сведения о работе у данного нанимателя. Самое главное помнить, что ответственность за сбор документов, подтверждающих стаж для дубликата, лежит в первую очередь на работнике, однако наниматель обязан оказывать содействие в запросах в архивы.

Электронные трудовые книжки и будущее учета

Хотя в предоставленных данных основной упор сделан на бумажный документооборот, в 2026 году в Беларуси параллельно развивается система электронных трудовых книжек. Наниматели обязаны обеспечивать синхронизацию данных между бумажным носителем и информационными системами органов труда.

Инструкция № 40 (в редакции 2024 года) гармонизирует правила ведения бумажного документа с требованиями цифровизации, обеспечивая юридическую равнозначность записей при условии их корректного внесения.

Ответственность нанимателя

Нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек влечет за собой ответственность согласно законодательству Республики Беларусь.

Типичные ошибки, которых следует избегать:

• Внесение записей карандашом или смываемыми чернилами;
• Отсутствие подписи работника при ознакомлении с записью о приеме или увольнении;
• Неправильное оформление исправлений (запрещено зачеркивать записи, необходимо признавать их недействительными и вносить новые);
• Задержка в выдаче трудовой книжки при увольнении.

Изменения, внесенные в Инструкцию по ведению трудовых книжек в Республике Беларусь (особенно редакции 2020, 2023-2024 годов), направлены на упрощение административных процедур и защиту прав работников.

Невероятно важно специалистам по кадрам и руководителям организаций регулярно обновлять свои знания и использовать только актуальные версии нормативных актов. Правильно оформленная трудовая книжка — это гарантия социального спокойствия работника и отсутствие проблем с проверяющими органами для нанимателя.

Помните: трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, и отношение к ее ведению должно быть исключительно внимательным и профессиональным.