Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года.
Самое главное помнить: При первичном приеме на работу у гражданина, который никогда ранее не был застрахован и не имел трудовой книжки (бумажной или электронной), возникает право выбора способа ведения сведений о трудовой деятельности. Если работник выбирает электронный формат, он обязан подать письменное заявление работодателю.
Правовая основа
Регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом от № 439-ФЗ. С 1 января 2021 года работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО).
Ключевой принцип: Выбор формата (бумажный, электронный или оба), это право работника, а не обязанность. Принудить к переходу на электронную книжку нельзя.
Когда подается заявление?
Данное заявление подается однократно в момент приема на работу, если:
- Гражданин трудоустраивается впервые в жизни.
- У него ранее не было ни бумажной трудовой книжки, ни записи в ЕГИССО.
- Он сознательно отказывается от получения бумажного документа и выбирает исключительно электронный формат.
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может подать заявление о переходе на электронную книжку в любой момент во время трудовых отношений. Эта статья рассматривает именно первичный случай.
Цель и значение заявления
Заявление, это письменное волеизъявление работника, которое:
- Фиксирует его выбор — ведение трудовой книжки только в электронном виде.
- Освобождает работодателя от обязанности выдавать ему бумажный документ при увольнении (только выписку из ЕГИССО).
- Является основанием для работодателя не открывать и не вести бумажную трудовую книжку для этого сотрудника.
- Позволяет работнику в будущем получать выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или напрямую в ЕГИССО.
Как правильно составить заявление?
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.
Образец (шаблон) заявления
Директору (Генеральному директору) ООО «Пример»
Иванову П.С.
от сотрудника: Петрова Ивана Сергеевича
паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района Ленинского г. Москвы
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Петров Иван Сергеевич, принимаю предложение о трудовом договоре на должность менеджера.
В соответствии с частью 2 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с законодательством РФ.
Подтверждаю, что на момент приема на работу у меня отсутствует трудовая книжка в бумажном виде, и я не состоял (не состояла) в трудовых отношениях с иными работодателями.
Подпись: _________________ / Петров И.С. /
Обязательные элементы заявления:
- Кому: Наименование должности, ФИО руководителя и наименование организации-работодателя.
- От кого: ФИО работника, паспортные данные.
- Ключевая фраза: Четкое указание на выбор электронного формата. Рекомендуемая формулировка: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
- Подтверждение отсутствия бумажной книжки (для первичного приема).
- Дата и личная подпись.
Процедура подачи и дальнейшие действия
- Подача: Заявление подается работником в отдел кадров (или напрямую руководителю) в день приема на работу, одновременно с подписанием трудового договора.
- Прием: Отдел кадров обязан принять заявление, зарегистрировать его в журнале входящих документов и приобщить к личному делу работника.
- Действия работодателя:
- Не открывает бумажную трудовую книжку.
- Вносит информацию о приеме на работу в ЕГИССО через программные средства (например, через сервисы 1С:ЗУП).
- В трудовом договоре и приказе о приеме делается отметка: «Трудовая книжка ведется в электронном виде».
- Информирование работника: Работодатель обязан проинформировать работника о порядке получения выписки из электронной трудовой книжки (через портал Госуслуг, напрямую в ФСС или по запросу).
Что получит работник?
- Не получит: Бумажный документ «Трудовая книжка» при увольнении.
- Получит:
- Выписку из электронной трудовой книжки (по форме, установленной Приказом Минтруда).
- Доступ к своим данным в личном кабинете на портале Госуслуг (при наличии подтвержденной учетной записи).
- Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, награждения) будут храниться в государственной системе.
Частые вопросы и ответы
Можно ли передумать и перейти на бумажную книжку?
Да. Работник в любой момент может подать новое заявление о переходе на бумажный формат. Работодатель будет обязан начать вести бумажную книжку с даты подачи этого заявления. Сведения, внесенные ранее в электронный вид, не переносятся в бумажную книжку автоматически. Работник может получить выписку из электронной книжки и приобщить ее к бумажной как подтверждение стажа.
Что, если заявление не было подано при приеме?
По умолчанию, если заявление не подано, работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку и вести ее в традиционном формате. Подать заявление о переходе на электронную книжку можно позже.
Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
Нет. Заявление подается в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуется.
Как выглядит запись в приказе?
В приказе о приеме на работу в графе «Трудовая книжка» делается запись: «Трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) ведется в электронном виде».
Подача заявления на ведение электронной трудовой книжки при первичном приеме на работу — это осознанный выбор современного и удобного формата. Он упрощает процедуру хранения документов, исключает риск утери книжки и обеспечивает мгновенный доступ к данным о стаже через государственные сервисы. Главное — правильно составить заявление, четко изъявив свою волю, и подать его в день оформления трудовых отношений.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву или в отделе кадров вашей организации.