Ведение трудовых книжек – одна из ключевых задач кадрового специалиста․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это изменение повлияло на обязанности работодателей, порядок оформления документов и взаимодействие с сотрудниками․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно вести трудовые книжки в условиях новой системы․

Трудовая книжка – официальное свидетельство о трудовом стаже, правах и обязанностях работника․ До 2026 года она была исключительно бумажным документом, но теперь существует два варианта: бумажная трудовая книжка (БТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Кадровый сотрудник обязан знать правила оформления, хранить и обновлять данные в обеих системах․

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудовых книжек․
• Постановление Минтруда РФ № 123‑П от 15 янв․ 2026 г․ – изменение правил ведения трудовых книжек, исключение избыточных требований․
• Порядок № 40 «Журнал учета движения трудовых книжек» – регламентирует обязанность работодателя вести журнал․
• Постановление Минтруда РФ от 1 янв․ 2026 г․ – окончание переходного периода и вступление в силу новых правил․

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершён․ Это означает:

1. Все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде․
2. Бумажные трудовые книжки остаются в наличии, но их использование ограничено․
3. Работодатели обязаны обновлять данные в системе «Электронный кадровый реестр» (ЭКР)․
4. Сотрудники могут самостоятельно просматривать и скачивать свои данные через портал «Мой кадр»․

Обязанности кадрового сотрудника

• Проверять корректность данных в бумажных и электронных трудовых книжках․
• Обеспечивать своевременное обновление сведений о приёме, увольнении, переводе, повышении квалификации․
• Вести журнал учета движения трудовых книжек в соответствии с пунктом 40 Порядка․
• Обучать сотрудников работе с ЭТК и разъяснять правила их использования․
• Контролировать соблюдение сроков внесения изменений в систему․
• Сохранять бумажные копии в архиве в течение 10 лет (срок хранения может быть уточнен в местных нормативных актах)․

Процедура ведения трудовых книжек

Приём на работу

1. Сотрудник предоставляет копию паспорта и, при необходимости, справку о предыдущем месте работы․
2. Кадровый сотрудник оформляет запись в бумажной трудовой книжке (если выбран БТК) и в системе ЭКР (для ЭТК)․
3. В случае выбора бумажной трудовой книжки, в журнале учета движения фиксируется дата выдачи и номер книжки․

Увольнение

1. Сотрудник подписывает акт о приёме на работу и акт о приёме на увольнение․
2. В бумажной трудовой книжке фиксируется дата увольнения и причина․
3. В ЭТК данные обновляются автоматически при закрытии контракта․
4. В журнале учета движения фиксируется дата и причина увольнения․

Перевод внутри организации

1. При переводе сотрудника в другой отдел/филиал, в трудовой книжке фиксируется дата и причина перевода․
2. В ЭТК обновляется информация о новом подразделении․
3. В журнале учета движения фиксируется перевод․

Повышение квалификации и обучение

1. При прохождении обучения сотрудник получает сертификат․
2. В трудовой книжке фиксируется дата и название курса․
3. В ЭТК обновляется поле «Образование и квалификация»․

Ведение журнала учета движения трудовых книжек

Журнал учета движения трудовых книжек (ЖУТК) – это обязательный документ, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, возврат, уничтожение, перевод и т․д․ Ключевые требования:

• Запись ведётся в хронологическом порядке․
• В каждой записи указывается дата, номер трудовой книжки, действие, подпись ответственного лица․
• Журнал хранится в бумажном виде не менее 10 лет․
• При переходе на ЭТК, информация о бумажных книжках сохраняется в журнале, но сведения о действиях в ЭТК фиксируются в системе «ЭКР»․

Практические рекомендации

• Регулярные проверки – проводите ежемесячные сверки бумажных и электронных данных․
• Обучение персонала – проводите тренинги по работе с порталом «Мой кадр» и системой ЭКР․
• Автоматизация – интегрируйте систему кадрового учёта с бухгалтерией для автоматического обновления данных․
• Контроль сроков – установите напоминания о необходимости обновления данных в течение 5 дней после события․
• Документирование – сохраняйте копии всех актов, справок и сертификатов в электронном виде․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку? – Да, но в этом случае необходимо вести журнал учета движения и соблюдать все требования законодательства;
• Как обновлять данные в ЭТК при переводе сотрудника? – В системе ЭКР введите новый отдел/филиал и сохраните изменения․
• Что делать, если сотрудник не согласен с записью в трудовой книжке? – Предоставьте сотруднику копию записи, обсудите возможные ошибки и внесите корректировки в соответствии с законодательством․
• Как хранить бумажные трудовые книжки в архиве? – Храните в защищённом месте, в условиях контроля температуры и влажности, в соответствии с требованиями ГОСТ․
• Нужно ли отражать в журнале информацию о работе с ЭТК? – Нет, информация о работе с ЭТК фиксируется в системе «ЭКР», а в журнале учитываются только операции с бумажными книжками․

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового управления, обеспечивающий правовую защиту как работодателя, так и сотрудника․ С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году обязанности кадрового сотрудника расширились, но при правильном подходе процесс становится более прозрачным и эффективным․ Соблюдение всех требований законодательства, своевременное обновление данных и грамотное ведение журнала учета движения помогут избежать штрафов и конфликтов, а также повысить доверие сотрудников к системе кадрового учёта․