Ведение трудовых книжек в Украине переживает период масштабной трансформации. Традиционный бумажный документ постепенно уступает место цифровым решениям‚ однако до полного завершения переходного периода работодатели и работники должны строго соблюдать действующие нормы законодательства. Ниже представлен подробный разбор порядка ведения‚ заполнения и оцифровки трудовых книжек.

Нормативно-правовая база

Основным документом‚ регулирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников‚ утвержденная приказом Минтруда‚ Минюста и Минсоцзащиты Украины от № 58 (далее — Инструкция № 58).

Кроме того‚ ключевые изменения внесены Законом Украины № 1217-IX‚ принятым в 2021 году‚ который запустил процесс создания реестра застрахованных лиц и внедрения электронных трудовых книжек.

Кто обязан иметь трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству‚ трудовые книжки ведутся на всех работников‚ независимо от формы собственности предприятия. Обязательное ведение документа требуется в следующих случаях:

• Работник принят на работу на срок более 5 дней.
• Работа выполняется на предприятии‚ в учреждении‚ организации или у физического лица.
• Документ ведется также на сезонных и временных работников.
• Трудовые книжки заводятся на нештатных работников‚ если они подлежат государственному социальному страхованию.

Важно: Физическим лицам-предпринимателям (ФЛП) не нужно вносить записи о собственной предпринимательской деятельности в свою трудовую книжку. Однако ФЛП обязаны вести трудовые книжки на своих наемных работников и загружать данные о них в электронный реестр.

Переход на электронные трудовые книжки

С 10 июня 2021 года в Украине официально действует электронный аналог бумажной трудовой книжки. Целью этого процесса является оптимизация документооборота‚ прозрачность начисления страхового стажа и защита данных.

Ключевые даты и дедлайны:

1. Старт системы: с года данные о стаже начали фиксироваться в реестре Пенсионного фонда.
2. Период оцифровки: у работников и работодателей есть 5 лет на перевод бумажных документов в цифровой формат.
3. Финальный дедлайн: 10 июня 2026 года. До этой даты необходимо завершить процесс оцифровки записей о стаже.

После этой даты основным подтверждением трудового стажа станут данные электронных реестров Пенсионного фонда Украины.

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

До момента полной цифровизации все записи в бумажную трудовую книжку вносятся работодателем строго на основании приказов (распоряжений) о приеме‚ переводе и увольнении.

Основные правила внесения записей:

• Язык: Записи ведутся на государственном (украинском) языке.
• Чернила: Используются чернила (паста) черного‚ синего или фиолетового цвета. Запрещено использование карандаша.
• Точность: Не допускается наличие сокращений (например‚ «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»).
• Хронология: Записи о приеме на работу‚ переводах и увольнениях вносятся в строгом хронологическом порядке.

Особенности исправлений:

В случае изменения фамилии работника‚ на ьном листе прежняя фамилия зачеркивается одной чертой‚ а рядом записывается новая. Изменение подтверждается подписью работодателя и печатью (при наличии).

Если допущена ошибка внутри раздела «Сведения о работе»‚ она не зачеркивается. В следующей свободной строке делается запись: «Запись № Х считать недействительной»‚ после чего вносится правильная запись.

Как происходит оцифровка (перевод в электронный формат)

Процесс оцифровки необходим для тех периодов работы‚ которые еще не отражены в государственном реестре застрахованных лиц (в основном это стаж до 2004 года или периоды‚ когда данные не были поданы корректно).

Алгоритм действий:

1. Работник или работодатель сканирует страницы бумажной трудовой книжки или другие документы‚ подтверждающие стаж (архивные справки‚ выписки).
2. Файлы должны соответствовать техническим требованиям: формат изображения‚ размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
3. Документы загружаются через персональный кабинет на веб-портале Пенсионного фонда Украины.
4. После проверки данных информация вносится в электронный реестр‚ и стаж считается подтвержденным.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

В условиях военных действий или вследствие ликвидации предприятий подтверждение стажа может быть упрощено. Если трудовая книжка утрачена:

• Стаж может быть установлен на основании других документов: справок о зарплате‚ архивных выписок‚ свидетельских показаний (в установленных законом случаях).
• Верховная Рада приняла нормы‚ позволяющие получать пенсии и подтверждать стаж даже без физической наличия трудовой книжки‚ опираясь на данные реестров и доступные архивы.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ Украины.
2. Заверить запись подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью предприятия (если она используется).
3. Выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику на руки в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Украина движется к полной цифровизации учета трудовой деятельности. Несмотря на то‚ что бумажные трудовые книжки пока остаются важным документом‚ особенно для подтверждения стажа‚ выработанного в прошлом‚ приоритетом является их корректный перевод в электронный формат до 10 июня 2026 года. Работодателям следует внимательно следить за актуальностью записей‚ а работникам — контролировать наличие своих данных в реестре Пенсионного фонда‚ чтобы избежать проблем с начислением пенсии в будущем.