Ведение учёта трудовых книжек и вкладышей к ним – одна из ключевых обязанностей отдела кадров․ От правильности оформления и своевременного отражения данных в журнале зависят как соблюдение трудового законодательства, так и защита интересов работника и работодателя․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок учёта трудовых книжек:

• Постановление Минтруда России от № 69 (приложение 3) – утверждённая форма журнала регистрации трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России от № П‑3/2025 «О порядке ведения учёта трудовых книжек и вкладышей к ним» (действует с )․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 69, 70) – общие требования к ведению и хранению трудовых книжек․
• ПБУ 10/99 – правила бухгалтерского учёта расходов, связанных с оформлением и хранением трудовых книжек;

Кто отвечает за приём к учёту?

К учёту трудовых книжек обязаны:

1. Кадровый специалист (или уполномоченное лицо), который принимает на работу нового сотрудника․
2. Главный бухгалтер – в случае, если в организации ведётся отдельный бухгалтерский учёт расходов на оформление книжек․
3. Руководитель подразделения – подписывает документ о приёме книжки в случае отсутствия кадровой службы․

Необходимые документы

Пошаговый процесс приёма к учёту

Шаг 1․ Проверка наличия трудовой книжки

При приёме нового сотрудника кадровик проверяет, есть ли у него:

• Бумажная трудовая книжка (или её электронный аналог – ЭТК)․
• Вкладыш, заполненный предыдущим работодателем (если он был выдан)․

Шаг 2․ Оформление вкладыша

Если у работника нет вкладыша, кадровик заполняет его самостоятельно:

1. Дата приёма на работу․
2. Наименование организации, её ИНН, ОКПО․
3. Должность, разряд, условия труда (совместительство, вахтовый метод и т․п․)․
4. Сведения о размере заработной платы и надбавках․
5. Подпись руководителя и печать (если используется бумажный вариант)․

Шаг 3․ Внесение записи в журнал регистрации

Запись делается в журнал регистрации трудовых книжек (форма утверждена приложением 3 к Постановлению № 69)․ Пример заполнения:

Шаг 4․ Регистрация в электронных системах

С в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Поэтому необходимо:

• Создать запись о работнике в системе Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»)․
• При необходимости оформить выписку через СФР (Служба Федерального Регистра)․
• Синхронизировать данные из журнала учёта с электронным реестром, чтобы избежать двойного ввода․

Шаг 5․ Хранение и контроль

Бумажные трудовые книжки и вкладыши хранятся в закрытом помещении отдела кадров, доступ к которому ограничен․ Электронные версии – в защищённом облачном хранилище, доступ к которому имеют только уполномоченные лица․

Особенности учёта в 2026 году

С 2026 года в законодательстве появились несколько важных изменений:

• Обязательное ведение электронного реестра – каждая организация должна иметь электронную базу данных о всех трудовых книжках․
• Запрещено использовать совместительные записи в бумажных книжках без указания в электронном реестре․
• В случае утраты бумажной книжки необходимо оформить акт утраты и одновременно внести запись в электронный реестр․
• Штрафы за отсутствие журнала учёта или его неправильное заполнение увеличены: от 10 000 до 50 000 рублей в зависимости от масштаба нарушения․

Последствия несоблюдения требований

Нарушения могут привести к:

1. Административной ответственности – штрафы для ИП (10 000 руб․) и юридических лиц (до 50 000 руб․)․
2. Отказу в выдаче справок о трудовом стаже, что негативно сказывается на пенсионных начислениях․
3. Уголовной ответственности в случае умышленного сокрытия сведений о трудовой истории (ст․ 285․1 УК РФ)․

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте наличие журнала – минимум раз в квартал проводите инвентаризацию․
• Обучайте персонал отдела кадров работе с ЭТК и электронными реестрами․
• Внедряйте автоматизированные системы (HR‑MRS) с интеграцией в Госуслуги․
• Сохраняйте копии всех актов (утрата, передача, выдача) в электронном виде․
• При переходе на электронный формат убедитесь, что все старые бумажные записи перенесены в систему в течение 30 дней․

Пример заполнения журнала (образец 2026 г․)

Ниже – типовой шаблон журнала регистрации трудовых книжек, который можно распечатать и использовать в бумажном виде․

+----+------------+----------------------+----------------------+----------------+-------------------+
| № | Дата | ФИО сотрудника | Должность | № труд․ книжки | Подпись ответств․ |
+----+------------+----------------------+----------------------+----------------+-------------------+
| 1 | | Иванов И․ И․ | Инженер‑технолог | 12345 | Петров П․П․ |
| 2 | | Петрова А․ С․ | Бухгалтер | 12346 | Сидорова М․В․ |
| … | … | … | … | … | … |
+----+------------+----------------------+----------------------+----------------+-------------------+

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вести отдельный журнал для электронных трудовых книжек?

Нет․ Электронные книжки фиксируются в едином реестре, который заменяет бумажный журнал․ Однако в случае наличия одновременно бумажных и электронных книжек рекомендуется вести сопоставительный лист․

Вопрос: Как оформить акт утраты бумажной трудовой книжки?

Акт утраты оформляется в трёх экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй – в бухгалтерии, третий – в архиве․ В акте указываются ФИО сотрудника, дата утраты, подписи руководителя и сотрудника, а также запись в журнале (строка «Утрата»)․

Вопрос: Можно ли использовать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Копия может использоваться только для внутренних целей (например, при подготовке справки)․ Оригинал обязателен при официальных действиях (трудовой договор, увольнение, перевод)․

Принятие к учёту трудовых книжек – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного отношения к деталям․ С 2026 года акцент смещён в сторону электронного учёта, но базовые принципы (правильное заполнение вкладыша, своевременная запись в журнал, контроль за хранением) остаются неизменными․ Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы избежите штрафов, обеспечите прозрачность кадрового учёта и гарантируете работникам надёжную защиту их трудовых прав․

Дата публикации: