Ведение учёта трудовых книжек (ТК) и вкладышей является обязательным элементом кадрового учёта в любой организации. С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в Федеральном законе № 439-ФЗ внесены поправки‚ предусматривающие переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее‚ бумажные ТК остаются актуальными в ряде случаев‚ а их выдача и хранение регулируются рядом нормативных актов‚ включая приказ Минтруда РФ № 320н.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – статья 66.1‚ статья 2 Федерального закона № 439-ФЗ (постановка о введении ЭТК).
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 – содержит форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение N 3).
• Приказ Минтруда РФ № 320н (дата принятия 29 сентября 2025 г.) – устанавливает порядок хранения‚ оформления и архивирования трудовых книжек.
• Приказ об утверждении формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – определяет структуру и обязательные поля для заполнения.
• Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек – закрепляет должность и полномочия лица‚ ответственного за учёт.
• Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек – уточняет обязанности по хранению и передаче сведений в ПФР.
• Акт о списании трудовых книжек – регламентирует процедуру списания и уничтожения недействительных ТК.

Какие книги и журналы нужны?

В 2026 г. работодателю необходимо вести два вида учётных документов:

1. Приходно-расходная книга – фиксирует приобретение и выдачу чистых бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – регистрирует поступление‚ выдачу‚ списание и возврат ТК и вкладышей.

В обеих книгах обязательны следующие поля:

• Дата приема на работу / выдачи / списания.
• Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника.
• Номер и дата выдачи ТК.
• Причина выдачи (например‚ при приёме на работу‚ при увольнении‚ при оформлении пенсии).
• Подпись работника и руководителя.
• Графа 13 – расписка работника о получении трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и поправкам к ТК РФ‚ все сведения о трудовой деятельности сотрудника формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения. Ключевые моменты:

• ЭТК создаётся на основе бумажной ТК‚ но хранится в системе ПФР.
• Работодатель обязан вести электронный журнал учета выдачи и списания ЭТК.
• При выдаче ЭТК работник подписывает расписку в электронном формате.
• В 2025 г. в 1С и других кадровых системах появились инструкции по учету ЭТК (дата обновления 02 апреля 2026 г.).

Плата за трудовую книжку

В 2026 г. работодатель может взимать плату за выдачу чистой трудовой книжки‚ но только в пределах‚ установленных законодательством. Согласно актуальным правилам (обновлено 06 декабря 2025 г.)‚ плата не должна превышать 500 ₽ за выдачу бланка. При списании и уничтожении ТК плата не взимается.

Хранение и архивирование

Согласно приказу Минтруда № 320н‚ трудовые книжки и вкладыши хранятся в течение 5 лет после увольнения сотрудника. После этого они передаются в архив организации. При хранении в электронном виде‚ данные сохраняются в системе ПФР в течение 10 лет.

Ключевые требования:

• ТК и вкладыши должны быть защищены от несанкционированного доступа.
• При хранении в бумажном виде – в закрытых шкафах с ограждениями.
• При хранении в электронном виде – в защищённом сервере с резервным копированием.

Практические рекомендации

1. Утверждение формы книги учета – используйте Приложение N 3 (форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей). При необходимости добавьте два дополнения: графу о причине выдачи и лист о выдаче для оформления пенсии (из 28 февраля 2026 г.).
2. Назначение ответственного – согласно приказу о назначении ответственного за ведение трудовых книжек‚ назначьте сотрудника‚ который будет следить за заполнением и хранением.
3. Обучение персонала – проведите инструктаж по работе с 1С и другим кадровым ПО‚ включая правила заполнения электронных журналов.
4. Регулярные проверки – проводите внутренние аудиты учёта‚ чтобы убедиться в соответствии с приказом № 320н.
5. Своевременное списание – при увольнении сотрудника оформляйте акт о списании и обновляйте электронный журнал.

Ведение учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей – это не только соблюдение законодательства‚ но и гарантия правильного оформления трудовой деятельности сотрудников. С учётом перехода на электронные трудовые книжки‚ работодателю необходимо обновлять свои процессы‚ внедрять новые формы и обучать персонал. Соблюдение всех требований приказа Минтруда № 320н и последующих поправок обеспечит законность и прозрачность кадрового учёта в вашей организации.