Ведение учёта трудовых книжек – обязательный процесс для любой организации, где трудятся salariés. Правильное оформление, хранение и учёт этих документов позволяет избежать штрафов, упростить работу с контролирующими органами и обеспечить прозрачность кадровых отношений. В статье собраны все ключевые аспекты приобретения и учёта трудовых книжек в 2026 году.
Что такое трудовые книжки и зачем их вести?
Трудовая книжка – первичный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника: место и дата трудоустройства, должность, период работы, сведения о стаже и др. Ведение такой книги обязательна согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н (далее – Порядок).
- Обеспечивает юридическую фиксацию трудового стажа.
- Необходима для расчёта пенсионных взносов и выплачиваемых выплат.
- Служит доказательной базой при проверках трудовой инспекции и прокуратуры.
Бумажные и электронные формы
С 1 янв. 2020 г. в РФ действует закон, позволяющий использовать электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:
- Все сведения о работнике вводятся работодателем в электронный вид.
- Эти данные передаются в ПФР для хранения.
- Электронные книжки могут вестись в рамках общей системы учёта, но при необходимости их можно распечатать.
Если вы выбираете электронный формат, в бумажный журнал (или книгу) всё равно вносят записи о выдаче и возврате экземпляров.
Как правильно приобретать трудовые книжки?
Приобретение трудовых книжек – это не только вопрос закупки, но и вопрос их правильного учёта в бухгалтерском учёте.
Закупочные документы
Для оформления закупки используют:
- Счёт‑фактуру / накладную от поставщика.
- Договор купли‑продажи.
- Приказ/распоряжение о закупке.
Важно: при покупке с НДС в бухгалтерском учёте отражается цена без НДС (см. пункт 2.3).
Стоимость и бухгалтерская отражаемость
Затраты на приобретение трудовых книжек не включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). Они учитываются в отдельной статье расходов.
В бухгалтерском учёте используется следующая запись:
Дт 006 – «Расходы на приобретение трудовых книжек» Кт 62 – «Поступления от покупателя (денежные средства)»
При выдаче книжки работнику взимается плата, покрывающая расходы на её приобретение. Эта сумма также отражается в бухгалтерском учёте (см. ниже).
Пример бухгалтерской проводки
Если трудовая книжка обходится в 500 ₽, то при её выдаче в бухгалтерском учёте делается запись:
Дт 63 – «Расчеты с работниками (платёж за книжку)» Кт 006 – «Расходы на приобретение трудовых книжек»
Таким образом, расходы не попадают в себестоимость, а учитываются в отдельной статье.
Оформление и заполнение книги учёта движения трудовых книжек
В 2026 году обязательным документом является Книга учёта движения трудовых книжек. Она может быть оформлена в виде:
- Бумажного журнала (традиционный вариант).
- Электронного документа, если это предусмотрено локальными нормативными актами.
Форма записи
В графе 13 книги делается запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И;О. сотрудника, дата, подпись).
При возврате книжки в организацию (например, после увольнения) сотрудник подписывается в той же графе, указывая дату возврата.
Нумерация и контрольные подписи
Нумерация записей должна быть последовательной. При нарушении нумерации (пропуск страниц, пропущенные записи) исправлять ошибку необходимо путем:
- Внесения отметки «Исправление» и подписи ответственного лица.
- Вставления новой записи с пояснением причины изменения.
- Сохранения оригинального листа без вырезания.
Такой подход гарантирует соответствие требованиям трудовой инспекции.
Хранение и архивирование
По требованиям Приказа Минтруда № 320н, трудовые книжки и их вкладыши хранятся в отдельном отделе кадров или в специализированном архиве.
- Хранение осуществляется в защищённом от потери и повреждения месте.
- Книги и журналы ведут на бумажном носителе (даже если используется электронный формат).
- Срок хранения – 5 лет после окончания трудовых отношений сотрудника.
В случае необходимости передачи документов в ПФР или в другие органы, их следует предоставить в течение установленного срока.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если в книге учёта нарушена нумерация?
Исправление производится путем подписи ответственного лица, отметки «Исправление» и добавления новой записи с пояснением. Оригинальный лист не удаляется.
Как вести учёт электронных трудовых книжек?
Электронные данные вводятся в систему ПФР, а в бумажный журнал вносятся сведения о выдаче и возврате. При оформлении ЭТК подпись может ставиться как работодателя, так и сотрудника, ответственного за их ведение.
Можно ли использовать отдельный журнал вместо книги?
Да. Согласно Порядку, работодатель может вести книгу или журнал – главное, чтобы в нём фиксировались все операции по выдаче, возврату и перемещению трудовых книжек.
Как отразить возврат книжек на забалансовом счете?
Если возвращаются ранее выданные книжки, в учёт вносят запись:
Дт 03 – «Забалансовые счета (возврат)» Кт 006 – «Расходы на приобретение трудовых книжек»
Это позволяет восстановить их стоимость на балансе.
Для успешного приобретения и учёта трудовых книжек рекомендуется:
- Сформировать локальную инструкцию по учёту, согласованную с бухгалтерией и отделом кадров.
- Выбирать поставщиков, предоставляющих документы с указанием цены без НДС.
- Вести книгу учёта движения в бумажном виде, но при этом использовать электронные системы для передачи данных в ПФР.
- Регулярно проверять нумерацию и подписи в журнале, чтобы избежать нарушений при проверках.
- Хранить все документы в защищённом месте и соблюдать сроки их архивирования.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать штрафов, упростить работу с контролирующими органами и обеспечить надёжное хранение трудовых кадровых документов.
Автор статьи: Кадровый департамент «Бизнес‑Консалтинг», 23 мая 2026 г.