Ведение учёта трудовых книжек – одна из обязательных процедур для любой организации. Правильное оформление‚ хранение и учёт этих документов позволяет не только соблюдать требования трудового законодательства‚ но и упростить работу с налоговыми и страховыми органами.

Нормативные акты‚ регламентирующие учёт трудовых книжек

В 2025‑2026 годах основными документами‚ определяющими порядок учёта трудовых книжек‚ являются:

• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Положения о книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
• КонсультантПлюс и сервисы «Контур.Экстерн»‚ «2026‑2025‑2024 год» – практические рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК);
• Постановления Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд) о требованиях к оформлению и хранению трудовых книжек.

Периодичность и форма ведения

Книга учёта движения трудовых книжек (журнал) оформляется в виде таблицы и ведётся в двух экземплярах: один – в отделении кадров‚ второй – в бухгалтерии (или в отдельном журнале‚ если используется электронный формат).

Записи в журнале должны содержать:

1. Серию и номер трудовой книжки;
2. Дата выдачи;
3. Основание выдачи (поступление от работника‚ приём на работу и т.п.);
4. ФИО работника;
5. Дата увольнения (если книжка возвращается).

Оформление и заполнение трудовых книжек

Требования к содержанию ьного листа и основной части книжки регламентируются Приказом Минтруда № 320н. В 2026 году вносятся уточнения‚ связанные с переходом на электронные формы.

ьный лист

В titulе указываются:

• Наименование организации;
• Номер и дата приказа о создании книги учёта;
• ФИО руководителя‚ ответственного за учёт;
• Сведения о форме и периодичности ведения.

Основные графы

Внутри книжки обычно используют следующие графы (пример):

• Графа 1 – № п/п;
• Графа 2 – Дата приёма на работу;
• Графа 3 – Должность;
• Графа 4 – Подразделение;
• Графа 5 – Сведения о трудовом стаже;
• Графа 6 – Сведения о воинской службе (при наличии);
• Графа 7 – Сведения о совместительстве (при необходимости);
• Графа 8 – Сведения о работе по вахтовому методу (если применимо);
• Графа 9 – Дата увольнения (при увольнении);
• Графа 10 – Примечания.

Важно отметить‚ что в 2026 году записи о совместительстве и вахтовом методе работы могут быть исключены из обязательных полей‚ если они не предусмотрены внутренними нормативными актами организации.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года организации могут использовать электронные формы трудовых книжек. Это упрощает их учёт и передачу в кадровый и бухгалтерский отделы.

Как создать ЭТК?

Для оформления электронной трудовой книжки необходимо:

1. Получить согласие работника на электронный формат;
2. Сформировать электронный документ в соответствии с Приказом 320н;
3. Подписать документ электронной подписью руководителя или ответственного лица;
4. Внести печать организации (если она используется);
5. Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (журнал) – «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.)».

Хранение ЭТК

Электронные трудовые книжки хранятся в информационных системах организации (например‚ в «Контур.Экстерн»). При этом:

• Доступ к данным имеет только уполномоченный персонал;
• Все изменения фиксируются в журнале аудита;
• По требованию контролирующих органов предоставляются выписки в бумажном виде.

Учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте

Хотя трудовые книжки относятся к кадровому документу‚ их учёт имеет финансовые и налоговые отражения.

Бухгалтерские проводки

Основные проводки‚ связанные с трудовыми книжками‚ включают:

• Отражение стоимости печати и производства бланков (если они изготавливаются в собственном цехе);
• Учёт расходов на хранение (аренда‚ охрана) архивных помещений;
• Формирование обязательных отчётов в ПФР и ФНС (например‚ при оформлении выплаты пособий при увольнении).

Отчётность

В бухгалтерском отчёте обычно указываются сведения о:

1. Колчестве действующих трудовых книжек;
2. Колчестве выданных и возвращённых книжек за отчётный период;
3. Сумме расходов‚ связанных с обслуживанием кадровых документов.

Правила хранения и архивирования

Согласно Приказу 320н‚ трудовые книжки хранятся в защищённом помещении с ограниченным доступом. При их уничтожении необходимо соблюдать сроки:

• Хранение оригиналов – до 75 лет с даты увольнения работника;
• Электронные копии – до 5 лет с даты их создания (при условии‚ что они подтверждены электронной подписью).

При передаче книжек в архив или в отдел кадров необходимо оформить акт приёма‑передачи‚ который подписывается ответственным лицом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли вести учёт трудовых книжек в электронном виде без бумажного журнала?
  Ответ: Да‚ но необходимо вести отдельный электронный журнал‚ который должен быть подписан уполномоченным лицом и соответствовать требованиям Приказа 320н.
• Вопрос: Нужно ли вносить сведения о совместительстве в электронную трудовую книжку?
  Ответ: В 2026 году такие записи не являются обязательными‚ если они не предусмотрены внутренними нормативными актами.
• Вопрос: Как оформить выдачу новой книжки при потере старой?
  Ответ: Выдача производится на основании письменного заявления работника‚ после чего в журнале делается отметка «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.)».

Учёт трудовых книжек – это процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований и правильного взаимодействия между кадровым отделом и бухгалтерией. При правильном оформлении и использовании электронных форм организации могут значительно сократить трудозатраты‚ упростить отчётность и минимизировать риск ошибок при работе с контролирующими органами.

Рекомендуется:

1. Регулярно обновлять внутренние регламенты учёта;
2. Обучать персонал работе с электронными трудовыми книжками;
3. Периодически проверять соответствие документации требованиям Приказа 320н и актуальных разъяснений КонсультантПлюс.

Соблюдение этих рекомендаций обеспечит надёжный учёт трудовых книжек и уменьшит административную нагрузку на бухгалтерию.