Несмотря на активный переход на электронный кадровый документооборот (ЭТК), бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются актуальными для миллионов работников. Одной из частых проблем кадровиков и сотрудников становится ситуация, когда место в основной книжке заканчивается и вводится в оборот вкладыш. В этой статье мы разберем, как правильно вести записи во вкладыше и что делать, если место закончилось и там.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?
Вкладыш, это дополнительный бланк, который используется, если все страницы основной трудовой книжки заполнены. Важно помнить, что вкладыш оформляется только к трудовой книжке (в дубликаты трудовых книжек вкладыши не вводятся, в этом случае оформляется новая книжка).
Основные правила оформления вкладыша:
- Вкладыш должен быть оформлен на установленном государством бланке.
- С 2023 года необходимо использовать актуальные формы бланков, соответствующие текущим требованиям законодательства.
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку, скрепляется с ней и заверяется печатью организации.
Порядок внесения записей во вкладыш
Процесс продолжения записи во вкладыше выглядит следующим образом:
- Завершение записей в основной книжке: Сначала заполняются все свободные строки на последней странице основной трудовой книжки.
- Оформление вкладыша: Кадровик заполняет ьный лист вкладыша (данные сотрудника, серия и номер бланка).
- Регистрация вкладыша: Это критически важный этап. Сведения о том, что к трудовой книжке введен вкладыш, должны быть внесены на ьный лист основной трудовой книжки.
Что делать, если на ьном листе основной книжки нет места для записи о вкладыше?
Если все свободные поля на ьном листе основной трудовой книжки заняты, запись о введении вкладыша вносится на последней заполненной странице основной книжки, непосредственно перед началом записей в самом вкладыше.
Технические нюансы: как скреплять и вшивать
Вопрос о том, куда именно вшивать вкладыш, часто вызывает споры. Согласно общепринятой практике:
- Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки.
- Он должен быть надежно скреплен с основным переплетом.
- Место скрепления (шов) заверяется печатью организации, чтобы исключить возможность подмены страниц.
Частые вопросы и ошибки
Можно ли использовать несколько вкладышей?
Да, если место закончилось и во втором вкладыше, вводится третий. Однако помните: запись о каждом последующем вкладыше также должна быть зафиксирована на ьном листе основной трудовой книжки.
Что делать, если сотрудник принес трудовую книжку и дубликат?
В этом случае работодатель должен уточнить, какой документ является основным. Записи вносятся в оригинал. Если оригинал полностью заполнен, оформляется вкладыш согласно вышеописанной процедуре.
Правильное ведение трудовой книжки и её вкладышей, это залог отсутствия проблем у сотрудника при выходе на пенсию и при проверках трудовой инспекции. Главное — соблюдать строгую хронологию, использовать актуальные бланки и не забывать регистрировать каждый вкладыш на ьном листе основной книги.