Ведущая документация о трудовой деятельности работника – это трудовая книжка. Для работодателя крайне важно вести надёжный учёт всех выдаваемых и возвращаемых трудовых книжек. Именно для этого создаётся ведомость трудовых книжек. В этой статье мы разберём, что такое ведомость, зачем она нужна, как правильно оформлять, какие нормативные акты регулируют её ведение и как использовать электронные версии.
Что такое ведомость трудовых книжек?
Ведомость трудовых книжек – это таблица (или электронный файл), в которой фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, возврат, исправления, уничтожение и т.д. Она служит системой контроля над документами и позволяет работодателю:
- Отслеживать наличие каждой трудовой книжки у сотрудников.
- Учитывать сроки выдачи и возврата.
- Обеспечивать соблюдение требований законодательства о хранении и учёте трудовых книжек.
- Предоставлять данные для аудита и проверок.
Правовые основания
Ведение и хранение трудовых книжек регулируется в России и Беларуси разными нормативными актами:
- Россия:
- Федеральный закон от г. № 439-ФЗ – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Федеральный закон от г. № 436-ФЗ – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – утверждение формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек.
- Беларусь:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от г. № 40 (ред.).
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан уведомлять работника о ведении трудовой книжки. Это уведомление освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи.
Как оформить ведомость трудовых книжек?
Структура ведомости
Ведомость обычно содержит следующие поля:
- № строки (уникальный номер записи).
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Дата приема на работу.
- Дата увольнения (если применимо).
- Номер трудовой книжки.
- Дата выдачи.
- Дата возврата (если применимо).
- Состояние (выдана/в наличии/уничтожена).
- Комментарий (например, причина возврата);
| № | ФИО | Дата рождения | Дата приема | Дата увольнения | № ТК | Дата выдачи | Дата возврата | Состояние | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 123456 | Возвращена | Уволен по соглашению сторон |
Электронная ведомость
С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае ведомость может храниться в системе 1С, ERP или любом другом программном обеспечении, поддерживающем электронный документооборот.
При использовании ЭТК важно:
- Соблюдать требования к цифровой подписи.
- Обеспечивать резервное копирование данных.
- Обучать персонал работе с системой.
Порядок ведения и хранения ведомости
Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н, ведомость должна:
- Вести в бумажном виде в отдельном журнале, если используется традиционная трудовая книжка.
- Вести в электронном виде в системе, если применяются ЭТК.
- Храниться в течение 30 лет после увольнения работника.
- Быть доступной для проверок органов труда и налоговых инспекций.
Журнал учета выдачи трудовых книжек
Журнал учета выдачи – это отдельный документ, в котором фиксируется факт выдачи каждой трудовой книжки работнику. Он должен содержать:
- Дата выдачи.
- ФИО работника.
- № и дата трудовой книжки.
- Подпись сотрудника, получившего книгу.
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
Пример образца можно скачать на сайтах nalog-nalog.ru и ConsultantPlus.
Практические рекомендации для работодателя
- Обучение персонала: Регулярно проводите тренинги по работе с трудовыми книжками и ведомостью.
- Контроль сроков: Установите напоминания о сроках выдачи и возврата.
- Проверка данных: Периодически сверяйте ведомость с реальными книжками.
- Обратная связь с работниками: При выдаче книги выдавайте расписку о получении.
- Обеспечение безопасности: Храните бумажные копии в защищённом месте, а электронные – в защищённой системе с резервным копированием.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Нужно оформить заявление о потере, получить дубликат в соответствии с законодательством и обновить ведомость, указав новый номер книги.
Как вести ведомость в бюджетном учреждении?
В бюджетных учреждениях часто используют 1С БГУ. Для списания трудовых книжек создаётся ведомость на выдачу, которая затем обрабатывается в системе.
Можно ли использовать одну ведомость для всех сотрудников?
Да, но важно обеспечить уникальный идентификатор каждой записи (номер строки) и корректно обновлять данные при каждом изменении.
Ведомость трудовых книжек – это ключевой инструмент контроля над документами, который помогает работодателю соблюдать законодательство, обеспечивать прозрачность и защищать интересы как компании, так и работников. Следуя рекомендациям и нормативным актам, вы сможете вести ведомость без ошибок и быть готовыми к любым проверкам.
Если вам нужна готовая форма ведомости или шаблон для 1С, вы можете скачать их с официальных сайтов Минтруда РФ и Минтруда Беларуси, а также воспользоваться готовыми решениями от крупных ИТ-провайдеров.