Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильный учет трудовых книжек и вкладышей к ним – обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок ведения учета, хранение, выдачу дубликатов и другие аспекты, связанные с трудовыми книжками.
Общие положения
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем для учета информации о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и других событиях, связанных с трудовой деятельностью.
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш – это отдельный бланк, который вклеивается в трудовую книжку и содержит записи о трудовой деятельности работника.
Порядок ведения учета трудовых книжек и вкладышей
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (Пример 7). В этой книге регистрируются все трудовые книжки и вкладыши, поступившие от работников, а также выданные работникам.
Что необходимо указывать в книге учета:
- Серия и номер трудовой книжки.
- Серия и номер вкладыша.
- ФИО работника.
- Дата приема на работу.
- Дата увольнения (при увольнении).
- Причины увольнения (при увольнении).
- Другие сведения, предусмотренные законодательством.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся в кадровом отделе или другом специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен и предоставляться только работнику или уполномоченным сотрудникам работодателя.
Прием трудовых книжек от работников
При приеме на работу работодатель должен принять от работника его трудовую книжку (или вкладыш) и внести запись в трудовую книжку о приеме на работу. При приеме трудовой книжки необходимо проверить ее целостность и правильность заполнения.
Выдача трудовых книжек работникам
При увольнении работника работодатель должен выдать ему его трудовую книжку (или вкладыш) и внести запись об увольнении. При выдаче трудовой книжки необходимо убедиться, что все записи в ней правильные и соответствуют трудовой деятельности работника.
Дубликаты трудовых книжек
Порядок выдачи дубликатов
Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае утраты или повреждения оригинальной трудовой книжки. Для получения дубликата работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением.
Оплата стоимости дубликата
При выдаче дубликата работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем.
Оцифровка трудовых книжек
В настоящее время ведется процесс оцифровки трудовых книжек. Оцифровка не влияет на страховой стаж работника. Сроки оцифровки могут быть продлены, как это было сделано в 2026 году.
Нарушения при учете трудовых книжек и вкладышей и ответственность работодателя
Нарушения при учете трудовых книжек и вкладышей могут повлечь за собой административную ответственность работодателя. Например, за ведение книги учета движения трудовых книжек в ненадлежащем виде предусмотрена административная ответственность по ст. 19.1 КоАП РФ.
Важные моменты
- Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.
- Записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно и разборчиво.
- Работодатель обязан предоставлять работнику возможность ознакомиться с записями в его трудовой книжке.
- В случае обнаружения ошибок в трудовой книжке работник имеет право обратиться к работодателю для их исправления.
Правильный учет трудовых книжек и вкладышей – это важная задача работодателя, которая требует внимательности и соблюдения установленного порядка. Соблюдение требований законодательства в этой области поможет избежать административной ответственности и обеспечить защиту прав работников.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалистам.