Ведомственные награды — это поощрения, присваиваемые работнику за достижения в трудовой деятельности в рамках конкретной организации, отрасли или ведомства․ К ним относятся: почетные грамоты, благодарности, дипломы, значки, медали, сертификаты и другие формы поощрения, утвержденные внутренними нормативными актами организации (например, приказом руководителя или положением о поощрении)․
Вопрос о том, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о ведомственных наградах, часто вызывает споры среди кадровиков и бухгалтеров․ Однако законодательство РФ однозначно отвечает на него: да, такие записи вносятся в обязательном порядке, если награждение связано с трудовыми заслугами работника․
Правовая основа
Основанием для внесения записи о награждении в трудовую книжку является статья 66 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя вести трудовые книжки и вносить в них сведения о поощрениях за трудовые заслуги․
Дополнительно регулирует порядок ведения трудовых книжек Постановление Правительства РФ от № 225 (в редакции на 2026 год)․ В пункте 10 этого документа указано, что записи о поощрениях вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя․
Важно: не все поощрения подлежат внесению․ Только те, которые связаны с трудовыми достижениями — например, за высокие показатели в работе, инициативу, внедрение инноваций, безаварийную работу, долголетний труд и т․п․ Если грамота выдана за участие в корпоративном мероприятии или как памятный подарок — в трудовую книжку запись не вносится․
Какие ведомственные награды вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся следующие виды ведомственных наград:
- Почетные грамоты (даже если не указаны слова «почетная» — достаточно, чтобы грамота была выдана за трудовые заслуги)
- Благодарности от руководства организации или ведомства
- Дипломы победителей конкурсов профессионального мастерства
- Значки, медали, сертификаты, присваиваемые в рамках ведомственной системы поощрения
- Награды от государственных органов, если они не являются государственными (например, грамота Министерства здравоохранения РФ — это ведомственная награда)
Важно! Даже если грамота выдана не от имени работодателя, а, например, от регионального управления или ассоциации,, запись в трудовую книжку вносится, если она подтверждена приказом работодателя о награждении․ То есть, если организация приняла решение поощрить работника именно этой грамотой — она становится основанием для записи․
Примеры ведомственных наград, которые вносятся:
- «Грамота за высокие показатели в работе в 2025 году», выдана отделом кадров ООО «Ромашка»
- «Благодарность за внедрение системы энергосбережения» — от директора завода
- «Диплом победителя конкурса «Лучший бухгалтер региона»» — выдан региональной палатой бухгалтеров, но оформлен приказом работодателя
Как правильно оформить запись в трудовую книжку?
Запись о награждении вносится в трудовую книжку по строгой форме, установленной Правилами № 225․ Она состоит из четырех граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация нарастающая с начала трудовой деятельности работника)
- Графа 2 — дата награждения (дата, указанная в приказе или на грамоте)
- Графа 3 — суть награждения: кто наградил, за что и какой наградой
- Графа 4, основание: наименование документа, его дата и номер
Образец записи о награждении ведомственной грамотой:
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Награжден грамотой за высокие результаты в работе и внедрение новой системы учета
Графа 4: На основании приказа № 45-к от
Что делать, если нет номера приказа или он утерян?
Это распространенная ситуация․ Иногда грамота выдана без указания номера приказа, а сам приказ утерян или не сохранился․ В таком случае действуйте по следующему алгоритму:
- Попытайтесь восстановить приказ — запросите в архиве, у бухгалтерии, у руководителя, в электронном документообороте․
- Если приказ не найден, составьте служебную записку с объяснением ситуации и запросите у руководителя дублирующий приказ о награждении с обратной датой (дата фактического награждения)․
- Если восстановить приказ невозможно, в графе 4 пишется: «На основании грамоты от », но только при условии, что грамота имеет официальный бланк, подпись руководителя и печать организации․
Важно! Запись в трудовую книжку не может быть сделана без документального основания․ Если нет ни приказа, ни грамоты с печатью и подписью, запись вносить нельзя․ В этом случае рекомендуется оформить дополнительное распоряжение руководителя с указанием факта награждения и его даты․
Пример записи при отсутствии номера приказа:
Графа 1: 18
Графа 2:
Графа 3: Награжден грамотой за высокие результаты в работе и внедрение новой системы учета
Графа 4: На основании грамоты от (оригинал хранится в личном деле работника)
Такая запись допустима, если грамота является официальным документом с реквизитами организации․ Если же грамота — просто печатный лист без подписи и печати, в трудовую книжку запись вносить нельзя․
Можно ли вносить запись о награждении, если оно было получено в прошлом?
Да, можно․ Если работнику была вручена награда, например, в 1995 году, но запись в трудовую книжку не была сделана — ее можно внести в любое время по заявлению работника и при наличии подтверждающих документов (грамота, копия приказа, архивные выписки)․
В этом случае в графе 2 указывается дата фактического награждения, а в графе 4 — основание (даже если приказ утерян, оформляется дублирующий приказ с датой внесения записи)․
Особенности внесения записи в электронную трудовую книжку
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Порядок внесения записей о награждениях в ЭТК идентичен бумажной:
- Запись формируется на основании приказа работодателя
- Все поля заполняются в соответствии с теми же правилами
- Работодатель передает сведения в Пенсионный фонд РФ через систему электронного документооборота
Важно: запись в бумажной и электронной трудовой книжке должна быть идентичной․ Если работник имеет обе формы — записи вносятся в обе․
Что НЕ вносится в трудовую книжку?
Не подлежат внесению в трудовую книжку:
- Награды за участие в корпоративных мероприятиях (День открытых дверей, спортивные соревнования, корпоративы)
- Памятные подарки без официального статуса (например, «Спасибо за участие» на бланке без подписи и печати)
- Награды от сторонних организаций, если работодатель не оформил приказ о поощрении
- Грамоты от общественных организаций без связи с трудовой деятельностью
- Ведомственные награды за трудовые заслуги вносятся в трудовую книжку обязательно, это требование ТК РФ․
- Основанием для записи служит приказ работодателя — без него запись не может быть сделана․
- Если приказ утерян — его можно восстановить или оформить дублирующий․
- Если приказа нет, но есть официальная грамота с печатью и подписью — можно указать в графе 4: «На основании грамоты от․․․»․
- Запись можно внести в любое время, даже спустя годы после награждения․
- В электронную трудовую книжку запись вносится в том же порядке․
Важно помнить: запись о награждении — это не просто формальность․ Она является частью официальной трудовой биографии работника, влияет на его карьерный рост, премирование, повышение квалификации и даже при поступлении на новую работу․ Поэтому к этому вопросу нужно относиться ответственно и вовремя․
Если у вас остались сомнения — всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или в территориальном органе Трудовой инспекции․ Лучше перестраховаться, чем нарушить закон и подвергнуть организацию риску штрафа за нарушение правил ведения трудовых книжек․