Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональную биографию работника․ Одним из важнейших разделов в ней являются сведения о награждениях за трудовые заслуги․ В статье рассматриваются особенности внесения ведомственных наград в трудовую книжку, правовая база, порядок оформления и типичные ошибки․
Что такое ведомственные награды?
Ведомственные награды – это поощрительные знаки, присуждаемые организациями, министерствами и другими государственными учреждениями за выдающиеся результаты в профессиональной деятельности․ К ним относятся, например:
- Почётная грамота Министерства образования и науки РФ;
- Грамоты, дипломы и медали Министерства сельского хозяйства РФ;
- Награды органов исполнительной власти субъектов (областные, городские грамоты) – в зависимости от их статуса могут относиться к ведомственным или к муниципальным наградам․
По законодательству такие награды относятся к другим видам поощрения, предусмотренным законодательством РФ (п․ 24 Правил о сведениях о поощрении, вносимых в трудовую книжку работника)․
Правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие внесение сведений о награждениях:
- Пункт 24 Правил о сведениях о поощрении, вносимых в трудовую книжку работника (утверждён приказом Минтруда России от № 320н)․ В нём указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о:
- государственных наградах и почётных званиях;
- награждениях, присвоенных в соответствии с законодательством РФ, в т․ч․ ведомственных наградах․
- Пункт 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н)․ Устанавливает форму записи в графе 3 раздела «Сведения о награждении»:
- полное наименование организации‑наградодателя;
- сокращённое название (если оно официально используется);
- дата награждения;
- наименование награды․
- Приказ Минобрнауки РФ от № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации» – пример конкретного нормативного акта, регламентирующего присвоение и фиксацию наград․
Какие награды вносятся в трудовую книжку?
Согласно пункту 24 Правил, в трудовую книжку вносятся:
- Государственные награды (орден, медаль, знак отличия)․
- Государственные почётные звания (например, «Заслуженный учёный РФ»)․
- Ведомственные награды, присвоенные в соответствии с нормативными актами министерств, ведомств и государственных учреждений․
- Награды, присвоенные по решению органов государственной власти (например, грамоты от Министерства сельского хозяйства РФ)․
Не вносятся в трудовую книжку:
- Награды, полученные в рамках общественных организаций, профсоюзов, частных компаний (если они не являются ведомственными)․
- Почётные грамоты от муниципальных органов (городская, областная Дума), если они не признаны ведомственными․
Порядок внесения сведений в бумажную трудовую книжку
Запись делается кадровой службой работодателя в разделе «Сведения о награждении» (страницы 3‑4)․ Ниже – пошаговый алгоритм․
- Подготовка документов:
- Оригинал приказа/распоряжения о награждении;
- Копия удостоверения личности работника;
- При необходимости – справка о стаже (для подтверждения соответствия требованиям награды)․
- Проверка соответствия – убедиться, что награда относится к ведомственным (см․ пункт 3)․
- Заполнение графы 3 раздела «Сведения о награждении»:
- Полное наименование организации‑наградодателя (например, Министерство сельского хозяйства Российской Федерации);
- Сокращённое название (если в официальном документе указано, напр․ Минсельхоз РФ);
- Дата награждения (дд․мм․гггг);
- Наименование награды (например, Почётная грамота за выдающиеся результаты в аграрной сфере)․
- Подпись и печать – запись подписывается уполномоченным лицом (начальником отдела кадров) и ставится печать организации․
- Контроль – сотрудник получает копию записи, а оригинал сохраняется в трудовой книжке․
Важно: запись должна быть внесена в том же календарном году, в котором была присвоена награда, иначе она считается недействительной․
Порядок внесения в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года в России активно вводится электронный формат трудовой книжки․ Процедура схожа, но имеет свои особенности:
- Все документы о награждении загружаются в личный кабинет работодателя в системе ЭТК;
- Кадровый специалист заполняет электронную форму «Сведения о награждении», где поля соответствуют бумажному образцу;
- После заполнения запись проходит электронную подпись руководителя и автоматически появляется в личном кабинете работника;
- Работник получает уведомление по электронной почте и может просмотреть запись в любой момент․
Для ведомственных наград в ЭТК также требуется прикрепить скан‑копию приказа о награждении․
Образец записи о ведомственной награде
Ниже – типовой пример, который можно использовать как шаблон․
Графа 2 (дата внесения): Графа 3 (наименование наградодателя): Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз РФ) Графа 4 (наименование награды): Почётная грамота за выдающиеся результаты в аграрной сфере Графа 5 (дата награждения): Графа 6 (подпись уполномоченного лица): ______________________ Графа 7 (печать организации): [печать]
Для электронного варианта поля заполняются в соответствующей форме, а подпись и печать заменяются квалифицированной электронной подписью․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить в трудовую книжку награды, полученные от муниципальных органов?
Обычно нет․ Такие награды считаются не ведомственными и фиксируются в личных документах работника (например, в личном деле), но не в трудовой книжке․
Можно ли записать в трудовую книжку награду, полученную за пределами России?
Только если эта награда официально признана государством РФ (например, международные премии, включённые в реестр государственных наград)․ Иначе запись не допускается․
Что делать, если запись была сделана с ошибкой?
Согласно п․ 25 Порядка ведения трудовых книжек, ошибку исправляют следующим образом:
- Ставится отметка «Исправлено» в графе 8 (примечание);
- Вносятся корректные данные в новой строке;
- Подписывается и печатается обе записи (исходная и исправленная)․
Как отразить несколько наград, полученных в один день?
Каждая награда фиксируется в отдельной строке, но в графе 2 (дата внесения) указывается одна и та же дата․
Ошибки, которых следует избегать
- Указание неверного названия наградодателя․ Нужно использовать полное официальное название, как в приказе․
- Пропуск даты награждения․ Дата должна соответствовать дате, указанной в приказе, а не дате внесения․
- Запись наград, не относящихся к ведомственным․ Это может привести к отказу в признании записи при проверке․
- Отсутствие подписи и печати․ Без подписи уполномоченного лица запись считается недействительной․
- Неправильный порядок полей․ Следуйте шаблону, указанному в пункте 26 Порядка ведения трудовых книжек․
Внесение сведений о ведомственных наградах в трудовую книжку – важный элемент официального подтверждения профессиональных достижений работника․ Правильное оформление записи повышает шансы на получение льгот, повышений и иных привилегий, а также упрощает процесс проверки стажа и квалификации․
Помните, что запись должна соответствовать нормативным требованиям (п․ 24 и п․ 26 Правил и Порядка), а любые отклонения могут привести к необходимости исправления или даже к отказу в признании награды․
Дата актуализации статьи: