Вкладки (вкладыши) в трудовую книжку, это официальные документы, подтверждающие, что работник получил новый экземпляр трудовой книжки или её часть. Правильное оформление записей о выдаче вкладышей важно для соблюдения требований законодательства и избежания проблем при проверках.
Что такое вкладка и зачем она нужна
Вкладка — это отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку. Он содержит сведения о выдаче новой книги, а также о последующих выпусках. Вкладки используются, когда работник переходит на новую трудовую книжку, а также при выдаче дополнительных копий.
Юридические основы оформления записей о выдаче вкладыша
- Роструд разъяснил, что запись о выдаче вкладыша может быть сделана как ручкой, так и штампом. Однако предпочтительнее использовать штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- Запись о выдаче вкладыша вносится на ьный лист трудовой книжки (стр. 1). Если на ьном листе нет места, запись делается на ьном листе первого вкладыша.
- Вкладка должна быть проставлена штампом с указанием серии и номера вкладыша.
- Запись о выдаче вкладыша вносится в день выдачи.
- Если работник возвращает книгу, запись о возврате делается в столбцах 12–13 (дата и подпись работника).
Где ставить вкладку и как её вшивать
- Место вшивания:
- Обычно вкладка вшивается в конце книги, перед обложкой.
- Логичнее — перед разделом «Сведения о награждениях», но удобнее, в середине самой вкладки.
- Штамп:
- Штамп должен содержать надпись «Выдан вкладыш».
- В штампе указываются серия и номер вкладыша.
- Штамп не должен вытеснять другие записи.
- Пошаговый алгоритм:
- Получить новый вкладочный лист от поставщика.
- Вшить его в книгу в выбранное место.
- Надпись «Выдан вкладыш» поставить штампом.
- Записать дату и сведения о выдаче на ьном листе (или на ьном листе первого вкладыша).
Как оформить запись о выдаче вкладыша
Запись должна быть четкой, без пропусков, и содержать следующую информацию:
- Дата выдачи
- Номер и серия вкладыша
- Подпись/штамп ответственного лица
Пример записи (на ьном листе):
Выдан вкладыш № 12/2026, серия АБ,
Если на ьном листе места нет, то запись делается на ьном листе первого вкладыша:
Выдан вкладыш № 13/2026, серия АБ,
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке могут возникнуть из‑за опечаток, неверных дат или несоответствия штампов. Чтобы избежать проблем, следует:
- Вносить запись сразу после выдачи вкладыша.
- Если ошибка обнаружена, записать исправление в той же строке, указав дату исправления и подпись ответственного.
- Использовать штамп «Исправлено», если это допускается.
- Если запись была сделана вручную, можно добавить штамп «Выдан вкладыш» для подтверждения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли сделать запись ручкой?
Да, но штамп предпочтительнее, так как он официальнее и не может быть легко изменен.
- Что делать, если на ьном листе нет места?
Запись делается на ьном листе первого вкладыша.
- Где хранить оригиналы вкладок?
Оригиналы обычно хранятся в бухгалтерии или кадровом отделе. Важно иметь копии для проверки.
- Какой формат штампа использовать?
Штамп должен содержать надпись «Выдан вкладыш», серию и номер. Он должен быть чётким и не перекрывать другие записи;
Правильное оформление записей о выдаче вкладышей в трудовую книжку обеспечивает:
- Соответствие требованиям ФЗ «О трудовой книжке».
- Удобство проверки документов.
- Минимизацию ошибок и конфликтов при увольнении.
Следуйте приведённым выше рекомендациям, и вы избежите проблем с кадровыми и бухгалтерскими службами.