Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который ведется работодателем и содержит информацию о:

• Сведениях о работнике;
• Выполняемой работе;
• Переводах на другую постоянную работу;
• Увольнениях;
• Основаниях прекращения трудового договора;
• Награждениях за успехи в работе.

Трудовые книжки ведутся:

• Юридическими лицами (организациями);
• Индивидуальными предпринимателями (ИП).

Важно! Работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, не имеет права вносить записи в трудовую книжку.

Когда и как выдается трудовая книжка на руки?

При приеме на работу

При заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые (статья 66.1 ТК РФ).

При первом трудоустройстве

Если вы устраиваетесь на работу впервые, работодатель обязан оформить вам трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (часть 4 статьи 65 ТК РФ).

При этом работодатель вправе потребовать с вас стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша (если это предусмотрено локальными нормативными актами организации).

В случае утраты или повреждения

Если у вас нет трудовой книжки из-за ее утраты, повреждения или по другой причине, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по вашему письменному заявлению (с указанием причины отсутствия).

Что записывается в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность;
2. Сведения о работе: прием на работу, переводы, увольнения;
3. Сведения о награждениях: почетные грамоты, премии, звания;
4. Основания прекращения трудового договора: по инициативе работника, работодателя, соглашению сторон и др.

Важно! В трудовую книжку не вносятся сведения о дисциплинарных взысканиях, кроме случаев увольнения по соответствующему основанию.

Как вносятся записи в трудовую книжку?

Правила заполнения

• Все записи делаются на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
• Срок внесения записи — не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа (при увольнении — в день увольнения);
• Записи должны точно соответствовать тексту приказа;
• Записи делаются без сокращений и имеют порядковый номер в пределах соответствующего раздела;
• Все записи заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если она есть).

Пример правильной записи

Прием на работу:

Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж с окладом 50 000 рублей.

Основание: Приказ № 45 от .

Увольнение:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Основание: Заявление от .

Ваши права как работника

Вы имеете право:

• Получить трудовую книжку на руки при увольнении;
• Требовать внесения правильных записей;
• Обжаловать неправильные или неточные записи;
• Получить дубликат трудовой книжки при ее утрате;
• Получить трудовую книжку на руки для предъявления в Пенсионный фонд или при устройстве на новую работу.

Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку?

Если работодатель отказывается выдать вам трудовую книжку при увольнении, выполните следующие действия:

1. Напишите письменное заявление на имя работодателя с требованием выдать трудовую книжку;
2. Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением (сохраните квитанцию);
3. Обратитесь в трудовую инспекцию (Государственную инспекцию труда) или в суд;
4. Потребуйте компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки (в размере среднего заработка за каждый день задержки).

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной: штраф до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ);
• Материальной: компенсация работнику за причиненный ущерб;
• Уголовной: в случае грубых нарушений (например, подделка документов).

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель не выдавать трудовую книжку на руки?

Нет! Трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки в последний день работы. Хранение трудовой книжки у работодателя — нарушение закона.

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Обратитесь к работодателю, который внес неправильную запись, или к новому работодателю. Они обязаны исправить ошибку на основании официального документа.

Можно ли получить трудовую книжку раньше срока?

Да, вы можете запросить трудовую книжку на руки для предъявления в Пенсионный фонд, при устройстве на новую работу или для других целей. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Обратитесь к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Если работодатель не сохранил записи, обратитесь в архив или в суд.

Трудовая книжка, это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и влияет на пенсионные права. Помните:

• Вы имеете право получить трудовую книжку на руки при увольнении;
• Работодатель обязан вносить правильные записи;
• В случае нарушений вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд;
• Храните трудовую книжку в надежном месте и предъявляйте ее при устройстве на новую работу.

Материал подготовлен с учетом положений Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России от N 320н.