Вкладыш к трудовой книжке – это официальный документ, который используется, когда в основной трудовой книжке закончилось место для новых записей. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется работодателем в соответствии с действующим законодательством РФ.

Что такое вкладыш к трудовой книжке?

Вкладыш – это отдельный лист (обычно 1 × 1 м²), предназначенный для записи трудовой деятельности сотрудника, когда в основной трудовой книжке закончились свободные строки. Вкладыш имеет собственный ьный лист, на котором фиксируются реквизиты: серия, номер, дата выдачи, имя работника, должность и т.д.

Когда и почему нужен вкладыш?

• Когда в одном из разделов трудовой книжки (обычно раздел «Трудовая деятельность») закончились свободные строки.
• Когда сотрудник продолжает работать в компании, но в основной книге нет места для новых записей.
• При переходе сотрудника на новый вид деятельности в рамках одной компании;

Правовые основы

Вкладыш регулируется:

• Федеральным законом «О трудовой книжке» (№ 181-ФЗ от 30 июня 1994 г.)
• Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, утверждающим новый образец трудовой книжки с  г.
• Постановлением Правительства РФ от 27 января 2021 г. № 43 «Об утверждении правил оформления вкладышей в трудовую книжку».

Как оформляется вкладыш?

Подготовка бланка

Новый образец вкладыша (с  г.) имеет такой же формат, как и основной раздел трудовой книжки. Его можно приобрести в специализированных магазинах офисных товаров (например, «Канцмир», «inФОРМАТ») или заказать в интернет‑магазинах (OZON, Wildberries).

Заполнение ьного листа

На ьном листе вкладыша указываются:

1. Серия и номер вкладыша.
2. Дата выдачи.
3. ФИО сотрудника.
4. Должность и подразделение.
5. Дата начала трудовой деятельности (если отличается от даты выдачи).

Внесение записей в вкладыш

Записи о трудовой деятельности (дата начала работы, должность, оклад, причины увольнения и т.д.) вносятся в соответствии с правилами оформления записей в основной трудовой книжке. Вкладыш ведется работодателем так же, как и основная книга.

Прикрепление вкладыша к основной трудовой книжке

После заполнения вкладыша его «вшивают» к основной трудовой книжке. Оформление выглядит так:

1. На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).
2. Вкладыш подшивается к книге при помощи клея или скрепки, но при этом сохраняется целостность документа.
3. Вкладыш считается частью трудовой книжки, и его данные учитываются при проверке трудовой истории сотрудника.

Стоимость и где купить

Цена вкладыша зависит от поставщика и количества. В розницу он обычно стоит от 300 руб. до 600 руб. за комплект (включая ьный лист и несколько страниц для записей). В оптовых ценах стоимость может быть ниже — от 200 руб. за комплект. При покупке в интернет‑магазинах важно убедиться, что бланк соответствует официальному образцу, утверждённому Минтруда.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не вшивать вкладыш? — С  г. вшивать вкладыш не обязательно, но при этом необходимо оформить запись о выдаче вкладыша на ьном листе основной трудовой книжки.
• Какой формат у нового вкладыша?, Он совпадает с форматом основной трудовой книжки, утверждённым приказом Минтруда № 320н от  г.
• Что делать, если в ьном листе основной книги нет места для записи о вкладыше?, В таком случае можно использовать отдельный лист с отметкой «Выдан вкладыш» и приложить его к документу.
• Можно ли использовать электронную трудовую книжку? — Да, с  г. в России действует электронная трудовая книжка, но вкладыш в бумажной версии остаётся обязательным, если в основной книге закончились места.

Пример оформления вкладыша

Ниже приведён образец записи на ьном листе вкладыша:

ьный лист вкладыша
Серия: 1234
Номер: 567890
Дата выдачи: 
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Дата начала работы: 

После заполнения всех страниц вкладыша, его прикрепляют к основной трудовой книжке, а на ьном листе основной книги ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием реквизитов.

Вкладыш к трудовой книжке – важный инструмент, позволяющий работодателю продолжать вести учет трудовой деятельности сотрудника даже после исчерпания места в основной книге. Он оформляется в соответствии с законодательством, имеет официальный формат, и его прикрепление к трудовой книжке сопровождается штампом и реквизитами. При правильном оформлении вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой истории сотрудника и может быть использован при проверке трудовой книжки в любой момент.

Если вы планируете оформить вкладыш, убедитесь, что используете официальные бланки, соблюдаете правила заполнения и прикрепления, а также храните копии всех документов в соответствии с требованиями трудового законодательства.