Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Внутри неё фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, повышение квалификации и т.д. В некоторых случаях, когда в трудовой книжке не хватает места для записи, используется вкладыш – дополнительный лист, который прикрепляется к книге.

Кому нужен вкладыш?

• При отсутствии свободного места в трудовой книжке.
• Для фиксации информации, которую невозможно записать в обычный формат (например, данные о стаже в нескольких компаниях).
• При необходимости добавить сведения о дополнительном образовании, курсах, сертификатах.

Правовые основы

С 2021 года в России при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях (например, при работе с иностранными компаниями, в регионах с ограниченным доступом к ИТ‑инфраструктуре) допускается использование бумажных вкладышей.

Вкладыш считается действительным только в сочетании с основной трудовой книжкой. Сам по себе он не имеет юридической силы.

Образец вкладыша

Ниже приведён пример оформления вкладыша. Он содержит все обязательные поля, которые обычно заполняет работодатель.

┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ ВКЛАДЫШ НА ТРУДОВУЮ КНИЖКУ │
├───────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. ФИО сотрудника: ________________________________ │
│ 2. Дата рождения: ___ / ___ / ____ │
│ 3. Номер трудовой книжки: ___/____/____ │
│ 4. Дата приёма на работу: ___ / ___ / ____ │
│ 5. Должность: ______________________________________ │
│ 6. Отдел/подразделение: _________________________ │

│ 7. Стаж работы (в месяцах/годах): ___ / ___ │
│ 8. Доп. сведения (образование, курсы, сертификаты):│
│ • __________________________________________________│
│ • __________________________________________________│
│ 9. Подпись работодателя: ___________________________ │
│ Дата: ___ / ___ / ____ │
└───────────────────────────────────────────────────────┘

Пояснения к полям

1. ФИО сотрудника – полное имя, как в паспорте.
2. Дата рождения – для подтверждения личности.
3. Номер трудовой книжки – уникальный идентификатор.
4. Дата приёма на работу – дата начала трудового договора.
5. Должность – точное название занимаемой позиции.
6. Отдел/подразделение – подразделение, где работает сотрудник.
7. Стаж работы – общий срок работы в компании.
8. Доп. сведения – любые дополнительные сведения, которые нужно зафиксировать.
9. Подпись работодателя – подтверждает правильность данных.

Пошаговая инструкция заполнения вкладыша

1. Подготовка – убедитесь, что у вас есть чистый лист формата A4, ручка с черным или темно-синим чернилами.
2. Заполнение полей – пишите ровно, без лишних пробелов. Используйте прописные буквы там, где это требуется.
3. Проверка – сверяйте данные с паспортом, договором и внутренними документами.
4. Подпись – подпишите внизу, указав дату.
5. Прикрепление – вкладыш прикрепляется к трудовой книжке с помощью скобок или клея, но не повреждая оригинал.
6. Сохранение – храните копию заполненного вкладыша в личном деле сотрудника.

Частые вопросы

• Можно ли использовать вкладыш в электронной трудовой книжке? – Нет, электронная трудовая книжка не требует бумажных вкладышей. Все данные вводятся в систему.
• Нужно ли хранить оригинал вкладыша? – Да, оригинал должен храниться в трудовом деле сотрудника.
• Что делать, если в вкладыше допущена ошибка? – Заполняется новый вкладыш с указанием «Исправление» и датой исправления.

Вкладыш на трудовую книжку – простой, но важный инструмент для фиксации информации, когда в книге не хватает места. Следуя приведённому образцу и инструкции, вы сможете корректно оформить и использовать вкладыш, соблюдая все требования законодательства.

© 2026 Год. Все права защищены.