Вкладыш трудовой книжки (иногда называют «вкладыш‑1») – это отдельный лист, который размещается в начале трудовой книжки и содержит основные сведения о работнике. С 1 сентября 2021 года правила его заполнения претерпели ряд изменений, связанные с внедрением технических средств и упрощением документооборота. В этой статье подробно рассмотрим, что именно должно быть указано на первой странице вкладыша, как правильно её оформить, какие нововведения действуют с 2021 года и на что обратить внимание, чтобы избежать типичных ошибок.

Содержание первой страницы вкладыша

На первой странице вкладыша (вкладыш‑1) фиксируются следующие данные:

1. Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
2. Дата рождения (дд.мм.гггг).
3. Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего личность документа).
4. Код подразделения (КПП) органа, выдавшего документ.
5. Дата выдачи паспорта и кем выдан (полностью).
6. Адрес регистрации (по месту жительства, указанный в паспорте).
7. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
8. ИНН (если имеется).
9. Образование (высшее, среднее, профессиональное и т.д.).
10. Воинское звание/принадлежность к воинскому учёту (для мужчин призывного возраста).
11. Дата начала трудовой деятельности (первый день работы в любой организации).

Эти сведения заполняются один раз – при выдаче первой трудовой книжки или при её замене. После заполнения первая страница вкладыша считается окончательной и не подлежит изменению (за исключением исправления ошибок в соответствии с установленными правилами).

Технические требования к заполнению

• Запись должна быть выполнена чёрной чернильной ручкой с чётким, разборчивым шрифтом (по новому регламенту допускается также электронная подпись при использовании технических средств).
• Не допускаются исправления корректурой, стирательными лентами, скотчем и другими средствами, которые могут затруднить чтение.
• Все поля должны быть заполнены полностью; пустые места – причина отказа в приёме трудовой книжки в органы кадрового учёта.
• Дата и подпись лица, заполняющего вкладыш, ставятся внизу страницы (обычно – руководитель отдела кадров).

Изменения в порядке заполнения с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года в Трудовой книжке (ТК) и её вкладыше введены новые технологические возможности, которые упрощают процесс учёта и снижают риск ошибок.

Применение технических средств

По старым правилам запись в книжку и вкладыш разрешалось вносить только ручкой. Теперь допускается:

• Заполнение электронных форм на специализированных терминалах в отделах кадров.
• Использование сканеров и принтеров для печати готовой страницы вкладыша, после чего она вклеивается в книжку.
• Подписание электронной подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров) вместо традиционной подписи.

Эти изменения позволяют ускорить процесс оформления новых сотрудников и уменьшить количество ручных ошибок.

Порядок скрепления книжки и вкладыша

Важный момент – правильное расположение вкладыша в трудовой книжке. Согласно актуальной инструкции:

1. Вкладыш вшивается в середину книжки, между обложкой и первой страницей основной части.
2. Для книжек, где уже есть вкладыш‑2 (страница с записью о стаже), вкладыш‑1 помещается перед ним, чтобы данные о личных сведениях находились в начале.
3. При замене старой книжки (повреждённой) новый вкладыш‑1 вставляется в новую книжку в том же порядке – сначала вкладыш‑1, затем остальные листы.

Неправильное расположение (например, вкладыш‑1 в конце книжки) считается нарушением порядка и может привести к отказу в приёме документов в органы ФСС.

Обновление форматов

С 2021 года в официальных образцах вкладыша появились новые графы:

• «Электронный адрес» (для уведомлений о начислениях и изменениях в трудовом статусе).
• «Контактный телефон» (для экстренной связи).
• «Дата последнего изменения сведений» – заполняется только в случае официального исправления данных.

Пошаговая инструкция по заполнению первой страницы вкладыша

1. Подготовка документа
   • Получите официальную форму вкладыша (бумажную или электронную) из нормативных актов Минтруда РФ.
   • Убедитесь, что используете чёрную чернильную ручку (если заполняете вручную) или проверенный терминал.
2. Заполнение персональных данных
   • Впишите ФИО полностью, без сокращений.
   • Укажите дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
   • Запишите серию и номер паспорта, а также код подразделения (КПП), выдавшего документ.
   • Укажите дату выдачи паспорта и название органа, выдавшего его.
3. Контактные и страховые сведения
   • Впишите адрес регистрации, указанный в паспорте.
   • Запишите СНИЛС (9‑значный номер) и, при наличии, ИНН.
   • Укажите уровень образования и, при необходимости, специальность.
4. Воинский учёт (для мужчин)
   • Если работник состоит на воинском учёте, укажите воинское звание и дату постановки на учёт.
5. Дата начала трудовой деятельности
   • Это первая официальная дата работы (может отличаться от даты выдачи книжки).
6. Подпись и дата заполнения
   • Внизу страницы поставьте подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров) и укажите дату заполнения.
   • Если используется электронная подпись – убедитесь, что сертификат действителен.
7. Контроль качества
   • Проверьте, что все поля заполнены, подпись разборчива, нет исправлений.
   • Сделайте копию заполненного вкладыша для архива отдела кадров.
8. Вклейка вкладыша в книжку
   • Поместите вкладыш‑1 в середину книжки (между обложкой и первой страницей основной части).
   • Закрепите его с помощью официальных клейких полос, предусмотренных для трудовых книжек.

Типичные ошибки и как их избежать

Практический пример заполненной первой страницы вкладыша

Ниже – условный пример, как должна выглядеть корректно заполненная первая страница вкладыша (в виде таблицы для наглядности).

Краткая шпаргалка для HR‑специалистов

• Проверяйте актуальность формы – используйте только утверждённые образцы Минтруда.
• Заполняйте вручную только чёрной ручкой или используйте сертифицированные терминалы.
• Не допускайте пустых полей – каждый пункт обязателен.
• Скрепляйте вкладыш‑1 в середину книжки, перед вкладыш‑2.
• Контролируйте подпись – без подписи документ недействителен.
• Сохраняйте копию заполненного вкладыша в электронном виде для внутреннего архива.

Первая страница вкладыша трудовой книжки – это фундаментальный документ, в котором фиксируются ключевые персональные данные работника. С 1 сентября 2021 года процесс её заполнения стал более гибким благодаря внедрению технических средств, однако требования к достоверности и чистоте записи остались прежними. Тщательное соблюдение инструкций, правильное расположение вкладыша в книжке и внимательный контроль качества позволяют избежать ошибок, которые могут привести к административным последствиям для работодателя.

Помните: правильное оформление первой страницы вкладыша – залог корректного ведения трудового учёта и защиты прав как работника, так и работодателя.