В трудовой книжке сотрудника каждый раз, когда в ней заканчивается свободная строка, необходимо вшивать новый вкладыш. Это обязательный элемент кадрового учёта, который позволяет сохранять целостность документа и обеспечивает законность трудовых отношений. В статье разберём, когда и как выдаётся вкладыш, какие записи в нём делаются, как правильно оформить штамп и ьный лист, а также как отразить затраты на него в бухгалтерском учёте.

Что такое вкладыш трудовой книжки?

Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается внутрь трудовой книжки, когда в ней заканчиваются строки для записи. Он имеет ту же структуру, что и обычная страница книжки: разделы «Сведения о работе», «Сведения о зарплате» и т.д. Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и ведётся работодателем в том же порядке, что и сам документ.

Ключевые моменты:

• Вшивается только при заполнении всех строк одного из разделов.
• Оформляется в соответствии с Приказом Минтруда РФ от № 320н.
• Содержит запись о выдаче вкладыша, штамп и серию/номер.

Когда требуется выдача вкладыша?

Вкладка нужна, если:

1. В разделе «Сведения о работе» или «Сведения о зарплате» нет свободных строк.
2. Сотрудник переходит на новую должность, меняет место работы, получает повышение и т.д., но в текущем разделе книжки уже нет места.
3. Вкладка используется для внесения изменений, которые не попадают в обычную запись (например, изменение фамилии, отчества).

Как оформить выдачу вкладыша?

Шаг 1. Подготовка документа

Перед выдачей вкладыша необходимо:

• Получить бланк вкладыша (можно заказать в официальном поставщике или в печатном центре).
• Убедиться, что в рабочем месте сотрудника нет свободных строк в нужном разделе.

Шаг 2. Заполнение ьного листа

На ьном листе трудовой книжки (стр. 1) вносится запись:

Выдан вкладыш № серия/номер (дата выдачи).

Пример:

«Выдан вкладыш № 001/123 .»

Шаг 3. Оформление штампа

При выдаче каждого вкладыша ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указанием серии и номера. Штамп обязательно ставится в момент выдачи.

Шаг 4. Вшивание вкладыша

Вкладка вшивается в свободную строку, после которой продолжается запись в обычном порядке. Вкладка должна быть расположена так, чтобы не нарушать структуру разделов.

Шаг 5. Запись в вкладыше

Вкладка заполняется теми данными, которые актуальны на момент выдачи. Это могут быть:

• Изменение фамилии, имени, отчества.
• Получение нового уровня образования.
• Изменение места работы.
• Переход на новую должность.

Пример записи в вкладыше

Ниже приведён образец записи, которую можно скопировать в вкладку:

Вкладка № 001/123
Сведения о работе:
- Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения: 
- Место работы: ООО «Ромашка» (г. Москва)
- Должность: Руководитель отдела продаж
Сведения о зарплате:
- Базовая ставка: 120 000 руб.
- Премия: 10 000 руб.
- Общая сумма: 130 000 руб.

Бухгалтерский учёт затрат на вкладыш

Затраты на бланки трудовых книжек и вкладыши считаются расходами организации и отражаются в бухгалтерском учёте по счету 006 «Бланки строгой отчетности» (если речь идёт о расходах на печать и доставку) и по счету 006 «Бланки трудовых книжек» (если это складские запасы).

Пример проводки при покупке вкладыша

• Дебет 006 «Бланки строгой отчетности» – 300 руб.
• Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – 300 руб.

Если вкладка приобретена в виде готового бланка, то стоимость учитывается как расход на печатную продукцию. При вшивании вкладки в трудовую книжку, стоимость уже учтена, поэтому дальнейшие проводки не требуются.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли вшивать вкладку в трудовую книжку?

Да, в соответствии с действующим законодательством, вшивание вкладки обязательно, если в разделе нет свободных строк. Однако в некоторых источниках упоминается, что вшивание не обязательно, но это не соответствует действительности – это всего лишь устаревшая информация.

Вопрос: Какой счёт использовать для учёта вкладышей?

Для расходов на печать и доставку вкладок – счёт 006 «Бланки строгой отчетности». Для складских запасов – счёт 006 «Бланки трудовых книжек».

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет свободных строк, но вкладка ещё не выдана?

Сразу оформите и выдайте вкладку, чтобы избежать нарушений в учёте и возможных штрафов.

Вопрос: Как правильно хранить бланки вкладышей?

Бланки и готовые вкладыши хранятся в бухгалтерском отделе в соответствии с внутренней политикой хранения документов. При необходимости их можно использовать для повторного вшивания, если вкладка была удалена по ошибке.

Вкладка трудовой книжки – это не просто дополнительный лист, а важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений. Правильное оформление, вшивание и учёт вкладышей позволяют избежать штрафов, а также обеспечивают прозрачность работы с персоналом. Не забывайте, что затраты на вкладки отражаются в бухгалтерии по счету 006, а все действия по выдаче и вшиванию должны сопровождаться штампом и записью на ьном листе.

Соблюдение всех пунктов, перечисленных выше, гарантирует, что трудовая книжка сотрудника будет в порядке, а компания – в соответствии с требованиями законодательства РФ.