С 2023 года в сфере кадрового учёта в России произошли значительные изменения‚ связанные с формами трудовых книжек и вкладышей к ним. Многие работники и работодатели сталкиваются с вопросом: что делать‚ если закончился вкладыш в трудовой книжке? В этой статье мы подробно разберём все аспекты — от истории вкладышей до текущих правил 2026 года‚ включая порядок замены‚ ответственность и типичные ошибки.

Что такое вкладыш в трудовой книжке?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк‚ который прикрепляется к основной трудовой книжке для продолжения записи о трудовой деятельности работника‚ когда на страницах основного документа больше нет свободного места.

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (в редакции до 2023 года)‚ вкладыш являлся неотъемлемой частью трудовой книжки и должен был вшиваться в неё. Однако с 1 сентября 2021 года эта норма была отменена — вшивать вкладыш больше не обязательно. Он может прикладываться к трудовой книжке и скрепляться с ней печатью работодателя.

Когда требуется вкладыш?

Вкладыш выдаётся в следующих случаях:

• Заполнены все поля раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке (включая записи о приёме‚ увольнении‚ переводах и наградах);
• Закончилось место в разделе «Сведения о наградах»;
• В трудовой книжке образца 1973 года закончилась первая половина (на русском языке) — в этом случае вкладыш не выдавался‚ так как вторая половина была на языке союзной республики и не предназначалась для записей на русском.

Важно: Вкладыш не выдаётся‚ если в трудовой книжке есть свободные поля — даже если они расположены на последних страницах. Записи должны вестись строго по порядку‚ без пропусков и перескоков.

Когда закончился вкладыш — что делать?

Если вкладыш полностью заполнен‚ работнику необходимо оформить новую трудовую книжку. Это правило действует с 1 января 2023 года в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н.

Ранее‚ до 2023 года‚ при заполнении вкладыша выдавался новый вкладыш‚ который прикреплялся к старой трудовой книжке. С 2023 года такой практики больше нет.

Порядок замены трудовой книжки при заполнении вкладыша:

1. Работник подаёт заявление работодателю о выдаче новой трудовой книжки.
2. Работодатель издаёт приказ о выдаче новой трудовой книжки (форма не утверждена‚ но рекомендуется использовать унифицированный бланк).
3. В новую трудовую книжку вносятся все записи‚ ранее сделанные в старой книжке и вкладыше — на основании оригиналов документов (приказов‚ справок и т.д.).
4. В графе «Особые отметки» новой трудовой книжки делается запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (заполненной)» с указанием серии и номера старой книжки и вкладыша.
5. Старая трудовая книжка с заполненным вкладышем хранится у работодателя в течение 50 лет (в соответствии с архивными нормами).

Кто оплачивает вкладыш и новую трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству:

• Работодатель обязан обеспечить работника трудовой книжкой (включая новую при замене) за свой счёт.
• С 1 января 2023 года работник не должен оплачивать ни бланк трудовой книжки‚ ни вкладыш.
• Если работодатель ранее взимал с работника деньги за бланк — это нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 22‚ 23).

Исключение: Если трудовая книжка или вкладыш утрачены по вине работника (например‚ утеряны им самим)‚ то он может быть обязан возместить стоимость бланка. Но это требует письменного согласия работника и оформления акта утраты.

Что запрещено делать при заполнении вкладыша?

При ведении вкладышей и трудовых книжек существуют строгие запреты:

• Нельзя вносить исправления в уже заполненные поля вкладыша, даже если ошибка очевидна. В этом случае вкладыш утилизируется по акту‚ и оформляется новый.
• Нельзя использовать вкладыш без трудовой книжки — он считается недействительным.
• Нельзя вести записи карандашом — только чернилами‚ несмываемыми‚ чёрного или синего цвета.
• Нельзя переносить записи с одного вкладыша на другой, все записи должны быть сделаны только в порядке хронологии и только в одном документе.

Изменения с 2023 года: что изменилось?

С 1 января 2023 года вступили в силу ключевые изменения:

• Отменён Приказ Минфина РФ от № 117н — утратил силу как нормативный акт по трудовым книжкам.
• Отменена Инструкция Минтруда от № 69 — устаревшие правила заменены новыми.
• Введён новый формат трудовой книжки и вкладыша (Приказ Минтруда № 320н от ).
• Вкладыш больше не вшивается — он прикладывается и скрепляется печатью.
• Вкладыш не выдаётся при заполнении — вместо этого выдаётся новая трудовая книжка.

Таким образом‚ с 2023 года вкладыш в трудовую книжку — это историческая форма. Он больше не используется для продолжения записи; Все новые трудовые книжки (включая замену) оформляются как единый документ;

Как оформить новую трудовую книжку‚ если закончился вкладыш?

Пошаговая инструкция для кадровика:

1. Получить заявление от работника о выдаче новой трудовой книжки.
2. Собрать все документы: старую трудовую книжку‚ вкладыш‚ приказы о приёме‚ увольнении‚ переводах‚ наградах.
3. Заполнить новую трудовую книжку по форме‚ утверждённой Приказом Минтруда № 320н от .
4. Сделать запись в новой книжке: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (заполненной)» с указанием серии и номера старой книжки и вкладыша.
5. Сделать отметку в книге учёта трудовых книжек (форма утверждена с 1 сентября 2021 года).
6. Хранить старую книжку и вкладыш в архиве организации в течение 50 лет.

Что делать‚ если вкладыш утерян?

Если вкладыш утерян‚ но трудовая книжка сохранилась‚ то:

• Работник должен написать заявление об утрате вкладыша.
• Работодатель запрашивает в предыдущих организациях справки о трудовой деятельности (на основании архивных данных).
• На основании этих справок в трудовую книжку вносятся все недостающие записи.
• После заполнения всех полей трудовой книжки, оформляется новая трудовая книжка (как при заполнении вкладыша).

• Вкладыш в трудовую книжку больше не выдаётся — с 2023 года при заполнении всех полей оформляется новая трудовая книжка;
• Работодатель обязан предоставить новую книжку бесплатно — оплата со стороны работника запрещена.
• Старые вкладыши и трудовые книжки хранятся 50 лет — даже если они заполнены.
• Нельзя вносить исправления в заполненные вкладыши — только утилизация и замена.
• Вшивать вкладыш не нужно, с 2021 года это требование отменено.

Если вы — работник‚ и у вас закончился вкладыш — не паникуйте. Просто обратитесь к кадровику с заявлением о выдаче новой трудовой книжки. Если вы — работодатель — не используйте старые схемы. Следуйте актуальным правилам 2026 года‚ чтобы избежать штрафов и споров с трудовой инспекцией.

Важно: Всегда проверяйте‚ что вы используете актуальные бланки трудовых книжек‚ выпущенные после 2021 года. Бланки старого образца (до 2023) больше не соответствуют закону.

Сохраняйте документы‚ соблюдайте порядок — и ваша кадровая служба будет работать без ошибок и проверок.