Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу‚ переводы‚ увольнения‚ награждения и другие изменения. Одним из важных аспектов является внесение записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку — ситуации‚ когда основная книжка утеряна‚ повреждена или исчерпала все страницы‚ и работодатель выдает дополнительный лист — вкладыш, для продолжения учета.
В этой статье вы найдете:
- Что такое вкладыш в трудовую книжку
- Когда и почему выдают вкладыш
- Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша
- Образец записи в трудовой книжке
- Ошибки‚ которых следует избегать
- Правовые основания
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк‚ идентичный по форме основной трудовой книжке‚ который выдается работнику в случае:
- Потери или порчи основной трудовой книжки;
- Исчерпания всех страниц для внесения записей;
- Необходимости замены устаревшего бланка (например‚ до 2004 года).
Вкладыш имеет тот же номер‚ что и основная книжка‚ и является её неотъемлемой частью. Он скрепляется печатью организации и подписью ответственного лица. Записи в вкладыше ведутся в том же порядке‚ что и в основной книжке‚ и имеют юридическую силу.
Когда выдают вкладыш?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (ред. от 2023 г.)‚ вкладыш выдается в следующих случаях:
- При утрате трудовой книжки — по заявлению работника и подтверждению факта утраты (например‚ справка из полиции или письменное объяснение).
- При повреждении трудовой книжки — если записи невозможно прочитать‚ страницы порваны‚ пролиты жидкости и т.д.
- При исчерпании всех свободных строк — если на последней странице нет места для новой записи.
Важно: вкладыш не выдается по желанию работника. Он выдается только при наличии оснований‚ подтвержденных документально.
Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша?
Запись о выдаче вкладыша делается в основной трудовой книжке — именно в ней‚ а не в вкладыше. Вкладыш, это продолжение‚ а не замена. Запись должна содержать:
- Номер записи (по порядку);
- Дата выдачи вкладыша;
- Основание для выдачи (например‚ «утрата»‚ «повреждение»‚ «исчерпаны страницы»);
- Реквизиты вкладыша — серия и номер;
- Подпись ответственного лица;
- Печать организации.
Образец записи в трудовой книжке
Вот как должна выглядеть корректная запись:
№ 12
— выдан вкладыш к трудовой книжке № 456789‚ серия АА‚ № 123456‚ в связи с исчерпанием страниц основной трудовой книжки.
Подпись: ______________ /И.И. Иванова/
Печать: [печать организации]
Примечание: В записи указывается именно серия и номер вкладыша‚ а не основной книжки. Серия вкладыша — это две буквы (например‚ АА‚ ВВ‚ СС)‚ а номер — шестизначное число‚ как и у основной книжки.
Что делать с вкладышем после выдачи?
После выдачи вкладыша:
- Все последующие записи (прием‚ перевод‚ увольнение) вносятся только в вкладыш.
- Основная трудовая книжка сохраняется в архиве организации с пометкой «вкладыш выдан».
- При увольнении работнику выдается вся совокупность: основная книжка + вкладыш.
- При повторной утрате — выдается новый вкладыш‚ но уже с пометкой «второй вкладыш».
Ошибки при оформлении записи
Частые ошибки‚ которые могут привести к признанию записи недействительной:
- Запись сделана в вкладыше‚ а не в основной книжке, недопустимо.
- Не указаны серия и номер вкладыша — запись считается неполной.
- Не указано основание («по просьбе работника» — не является основанием).
- Запись сделана от руки без печати или подписи — не имеет юридической силы.
- Использованы сокращения: «вкл.» вместо «вкладыш» — не допускается.
Правовые основания
Оформление вкладышей регулируется:
- Трудовой кодекс РФ — ст. 66‚ 67;
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- Письмо Роструда от № ПГ/1385-6-1 — разъяснения по выдаче вкладышей.
Согласно этим нормам‚ работодатель обязан выдать вкладыш в течение 5 рабочих дней с момента обращения работника с соответствующим заявлением и подтверждением основания.
Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку — это не формальность‚ а важный юридический акт‚ обеспечивающий непрерывность трудового стажа работника. Неправильное оформление может привести к тому‚ что стаж не будет засчитан при назначении пенсии или при трудоустройстве в новой организации.
Рекомендации для кадровиков:
- Всегда проверяйте основание для выдачи вкладыша — требуйте документы (заявление‚ справку из полиции‚ акт о повреждении).
- Сохраняйте копии вкладышей в личном деле работника.
- Используйте только утвержденные бланки вкладышей (форма‚ утвержденная Минтрудом).
- При выдаче вкладыша — обязательно проинструктируйте работника‚ где и как хранить оба документа.
Правильно оформленная запись — залог надежности трудового стажа. Не пренебрегайте деталями, они имеют юридическое значение!
Дата последнего обновления: 22 мая 2026 г.