Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. В случае порчи, повреждения или заполнения всех страниц в неё вшивается вкладыш (дополнительный лист). Его заполнение строго регламентировано, так как любые ошибки могут привести к проблемам при подтверждении стажа или увольнении.
Нормативная база
Заполнение вкладыша регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67).
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 (для оформления бланков).
Когда вшивается вкладыш?
Вкладыш вшивается в трудовую книжку в следующих случаях:
- Повреждение книги: залитие, разрывы, выцветание записей, которые невозможно прочитать.
- Заполнение всех страниц (обычно 24-32 страницы в зависимости от типа бланка).
- Ошибки при заполнении, если их нельзя исправить корректурой (требуется замена листа).
Порядок вшивания вкладыша
Вкладыш вшивается строго после последней записи в основной книжке. Он не заменяет повреждённую страницу, а является её продолжением.
- Вкладыш скрепляется с книжкой с помощью металлической скобы или нитки (в зависимости от типа книги).
- На первой странице вкладыша делается надпись: «Вкладыш к трудовой книжке № ______ от ______» (указываются номер и дата выдачи основной книжки).
- Все последующие записи на вкладыше ведутся в том же порядке, что и в основной книжке.
- Вырывать или заменять старые страницы.
- Заполнять вкладыш до вшивания (сначала вшивают, потом заполняют).
- Делать записи на вкладыше, если в основной книжке ещё есть свободные страницы.
Образец заполнения вкладыша (графа за графой)
Вкладыш имеет ту же структуру, что и основная трудовая книжка. Рассмотрим ключевые графы:
Графа 1 «Дата»
Указывается дата приказа (приём, перевод, увольнение) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа 2 «Сведения о работе (должности)»
Полное наименование организации, структурного подразделения, должность (с учетом категории, разряда, тарифной ставки);
Пример: ООО «Ромашка», отдел маркетинга, менеджер по продажам (разряд 5)
Графа 3 «Основание (номер, дата документа)»
Указываются:
- Номер и дата приказа (распоряжения) работодателя.
- При увольнении — номер и дата приказа об увольнении.
Графа 4 «Подпись работника и дата»
Работник ставит личную подпись и расшифровывает её (ФИО), а также дату ознакомления с записью (обычно дата приказа или дата подписания).
| ООО «Вектор», инженер-программист | Приказ № 78-к от | _________________ / Иванов А.П. / |
Особые случаи заполнения
Трудовая книжка порчена (залита, порвана)
Если повреждена сама страница с последней записью:
- Порченую страницу не вырывают.
- На вшитом вкладыше делается запись, ссылаясь на порванную страницу.
- В графе 3 указывается: «См. предыдущую страницу (№ ___)».
- Саму порванную страницу заверяют подписью руководителя и печатью организации с пометкой: «Порча (залитие) не препятствует прочтению».
Заполнение вкладыша при дубликате
Если выдаётся дубликат (новая книга), то вкладыш не используется. Все записи переносятся в новую книжку на основании приказа и документов, подтверждающих стаж.
Подпись и печать
Каждая запись на вкладыше завершается:
- Подписью работника (ознакомление с записью).
- Подписью ответственного лица (специалист отдела кадров).
- Печатью организации (обычно круглой с наименованием и ИНН).
Типичные ошибки при заполнении вкладыша
- Вшивание вкладыша не после последней записи, а в середину книги.
- Заполнение вкладыша до его вшивания.
- Отсутствие ссылки на порванную страницу в графе 3.
- Неправильное указание номера и даты основной книжки на первом листе вкладыша.
- Оформление вкладыша вместо дубликата при утере книги.
Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки — это залог юридической чистоты документа. Все действия должны быть основаны на приказах работодателя и соответствовать инструкции Минтруда. При сомнениях лучше проконсультироваться с кадровым специалистом или юристом, чтобы избежать проблем в будущем при расчёте пенсии или трудоустройстве.
Дата актуальности информации: . Перед применением проверяйте актуальность нормативных актов.