Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Именно записи в ней формируют будущие пенсионные права и стаж сотрудника.
Как отмечают эксперты, в т.ч. заслуженный юрист России Иван Соловьев, ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии и к отсрочке ее назначения. Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат.
Когда и зачем оформляется вкладыш?
Часто встречающаяся проблема — нехватка свободного места в трудовой книжке. Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, оформляется вкладыш (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ).
Частые ошибки при нехватке места
- Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждениях». Законом такая возможность не предусмотрена! Если записи о работе были ошибочно внесены в этот раздел, их необходимо признать недействительными и перенести во вкладыш.
- Вклеивание чистых листов. Это грубое нарушение. Вкладыш — это строгий бланк установленного образца, который вшивается в трудовую книжку.
На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Без этой отметки вкладыш считается недействительным.
Общие правила исправления записей
Исправление ошибок в трудовой книжке (как в самой книжке, так и во вкладыше) строго регламентировано законодательством. Главное правило: зачеркивать неверные записи в разделах о работе и награждениях категорически запрещено!
Изменение производится путем признания записи недействительной и внесения правильной информации. Порядок действий следующий:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 ставится текущая дата внесения исправления.
- В графу 3 вносится текст: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а затем сразу пишется правильный вариант сведений.
- В графе 4 повторяется номер приказа (распоряжения) или иного документа, на основании которого вносится правильная запись, либо указывается новый приказ, если ошибка была именно в документе-основании.
Особенности исправления записей во вкладыше
Исправления во вкладыше производятся по тем же правилам, что и в самой трудовой книжке. Однако есть важный нюанс: нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново. То есть, если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет номер 16.
Что делать, если ошибка допущена на ьном листе вкладыша?
ьный лист — единственное место, где допускается зачеркивание. Если при заполнении ьного листа вкладыша допущена опечатка (например, в имени или дате рождения), неверные данные зачеркиваются одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а сверху пишутся верные сведения. Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения (например, паспорт), проставляется на внутренней стороне обложки вкладыша и заверяется подписью работодателя и печатью.
Если же ьный лист испорчен настолько, что зачеркивание невозможно, такой вкладыш уничтожается по акту, и выдается новый (при этом штамп о выдаче вкладыша на трудовой книжке зачеркивается и ставится новый с указанием серии и номера нового вкладыша).
Сложные ситуации при исправлении записей
Организация, допустившая ошибку, ликвидирована
Если в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, а организация уже ликвидирована, исправить запись может текущий работодатель. Для этого сотрудник должен обратиться в государственный архив, чтобы получить справку о ликвидации организации и подтвердить факт ошибки. На основании архивной справки текущий работодатель вносит исправление.
Изменение формулировки увольнения по решению суда
Если сотрудника уволили за прогул, но по решению суда основание увольнения должно быть другим (например, увольнение по собственному желанию), работодатель обязан внести исправления в трудовую книжку;
В графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата внесения новой записи, в графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна, уволен [новая причина увольнения]». В графе 4 указывается ссылка на приказ об увольнении с новой формулировкой, а также на решение суда.
Ответственность за неверные записи
Работодатель несет ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Неправильное или несвоевременное исправление записей, а также отказ во внесении исправлений могут повлечь за собой административную ответственность в виде штрафов. Кроме того, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный ему в связи с незаконным лишением возможности трудиться (например, если из-за неверной записи об увольнении работник не смог устроиться на новую работу).
Исправление записей в трудовой книжке и вкладыше — процесс, требующий максимальной внимательности и строгого соблюдения инструкций. Никаких зачеркиваний в разделах о работе быть не должно, только официальный порядок признания записи недействительной. Помните, что от правильности этих записей напрямую зависит будущая пенсия сотрудника, а своевременное исправление ошибок — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.