Дата актуализации:
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов)‚ который присоединяется к трудовой книжке
в случае‚ когда в основной части документа закончились свободные страницы для записи сведений о
трудовой деятельности работника․ По своей юридической силе вкладыш является неотъемлемой частью
трудовой книжки и оформляется в том же порядке‚ что и основные записи․
Правовые основания
- Постановление Минтруда России от № 320н‚ вступившее в силу ‚ официально
закрепило порядок ведения вкладышей в трудовую книжку нового образца․ - КонсультантПлюс (раздел VI) указывает‚ что «в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы
одного из разделов‚ трудовая книжка дополняется вкладышем‚ который является её неотъемлемой частью‚
оформляется и ведётся работодателем в том же порядке‚ что и основная часть»․ - Согласно Трудовому кодексу РФ‚ отсутствие места в книжке не освобождает работодателя от
обязанности вносить сведения о трудовом стаже; в таком случае используется именно вкладыш․
Когда нужен вкладыш?
- Полное заполнение разделов – если в разделе «Трудовая деятельность» или «Воинская
служба» закончились свободные строки․ - Частая смена работы – у людей‚ часто меняющих место работы или быстро продвигающихся по
карьерной лестнице‚ может закончится место в книжке уже после нескольких лет․ - Продление трудовой книжки – при необходимости вести запись о новых работодателях после
исчерпания всех страниц․
Как оформить и вшить вкладыш
Приобретение вкладыша
Вкладыши продаются в типографиях‚ офисных магазинах (например‚ «Комус») и в специализированных
точках продаж канцелярских товаров в Москве‚ Санкт‑Петербурге и других регионах․ На упаковке
указывается‚ что это «бланк‑вкладыш в трудовую книжку нового образца»‚ а цена обычно варьируется от
30 до 80 рублей в зависимости от количества листов․
Регистрация вкладыша
Перед тем как вкладыш будет вшит в книжку‚ его необходимо зарегистрировать в журнале учёта
трудовых книжек организации․ Регистрация производится в отдельной строке‚ где указываются:
- ФИО работника;
- Серия и номер основной трудовой книжки;
- Дата выдачи вкладыша;
- Номер и дата регистрации вкладыша в журнале․
Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша оформляется точно так же‚ как ьный лист основной книжки:
- ФИО‚ дата рождения‚ место рождения;
- Серия и номер основной трудовой книжки;
- Наименование организации‑выдавшей (обычно – отдел кадров);
- Подпись и печать работодателя․
Вшивание вкладыша
Существует два официальных способа:
- Вшивание – вкладыш пришивается к основной книжке в том месте‚ где закончились страницы․
Делается это в отделе кадров‚ используя специальную швейную машинку или вручную (по
рекомендациям Роструда)․ После вшивания на первой странице вкладыша ставится отметка
«Вкладыш в трудовую книжку № …»‚ а в основной книжке делается запись о том‚ что
«Трудовая книжка дополнена вкладышем № …»․ - Присоединение без вшивания – допускаеться‚ если работодатель решает не вшивать лист‚
а просто прикрепить его к книжке скрепкой․ При этом в основной книжке также делается отметка
о присоединении вкладыша․ Такой способ не считается нарушением‚ но повышает риск утери листа․
Что записывается во вкладыш?
Вкладыш содержит те же сведения‚ что и основная часть трудовой книжки:
- Наименование организации‑работодателя;
- Дата приема на работу и дата увольнения;
- Должность‚ разряд‚ тарифная ставка;
- Основание увольнения (по собственному желанию‚ по сокращению и т․д․);
- Подпись (или печать) работодателя․
Все записи делаются чернильной печатью‚ без исправлений․ При ошибке запись аннулируется штампом
«Аннулировано» и делается новая запись․
Кто отвечает за оформление вкладыша?
Ответственность несёт работодатель (в частности‚ отдел кадров или бухгалтерия)․ Работник
обязан своевременно сообщить‚ что в его книжке закончились места‚ чтобы работодатель мог
оформить вкладыш и вшить его․
Вкладыш и электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка․ При наличии ЭТК
необходимость в бумажных вкладышах отпадает‚ так как система автоматически расширяет место для
новых записей․ Однако многие организации пока используют традиционные бумажные книжки‚
поэтому вкладыши остаются актуальными․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли вшивать вкладыш?
Нет‚ вшивание не является обязательным‚ но рекомендуется‚ поскольку это уменьшает риск
потери листа и подтверждает его неотъемлемость от основной книжки․
Можно ли использовать любой лист формата А5?
Только специально оформленные бланки‑вкладыши‚ утверждённые Минтрудом․ Обычные листы не
признаются официальными документами․
Что делать‚ если вкладыш потерялся?
В случае утери вкладыша необходимо оформить дубликат в том же порядке‚ что и оригинал‚
и зарегистрировать его в журнале учёта трудовых книжек․ Дубликат будет считаться
действительным‚ если его оформление проведено в соответствии с требованиями законодательства․
Сколько страниц может быть в одном вкладыше?
Обычно вкладыш состоит из 2‑4 листов (по 2‑4 страницы)․ При необходимости можно заказать более
крупный вкладыш‚ но каждый отдельный лист считается отдельным документом и требует
отдельной регистрации․
Нужно ли платить НДС за покупку вкладыша?
Да‚ в цену включён НДС‚ так как это обычный канцелярский товар․
Вкладыш в трудовую книжку – это простой‚ но важный инструмент‚ позволяющий сохранить
непрерывность трудовой истории сотрудника‚ когда в основной книжке заканчивается место для
записей․ Оформление вкладыша регулируется нормативными актами‚ его покупка доступна в любой
типографии‚ а правильное вшивание и регистрация гарантируют юридическую силу документа․
При переходе на электронную форму трудовой книжки необходимость в бумажных вкладышах будет
постепенно уменьшаться‚ однако в 2026 году они остаются актуальными для большинства работодателей․
Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс‚ официальные разъяснения
Роструда‚ материалы компаний‑поставщиков канцелярских товаров) и актуальна на дату публикации․