В современной российской системе кадрового учёта трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако с увеличением продолжительности карьеры и количеством мест работы возникает необходимость в дополнительном документе, вкладыше в трудовую книжку. В этой статье подробно разберём, что такое выписка из вкладыша, как она оформляется, когда требуется и как правильно использовать её в юридических и кадровых целях.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, аналогичный по форме основной трудовой книжке, который выдаётся работнику в случае, когда в основной книжке закончились свободные строки для внесения записей о трудовой деятельности. Вкладыш является неотъемлемой частью трудового стажа и имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка.
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда России от № 589н (ред. от 2026 г.), вкладыш выдаётся только при наличии оснований:
- закончилось пространство для записей в основной трудовой книжке;
- трудовая книжка повреждена (порвана, испорчена, нечитаемы записи);
- трудовая книжка утеряна, и восстановлена на основании документов, но требует дополнительного места для новых записей.
Когда требуется выписка из вкладыша?
Выписка из вкладыша — это официальная копия всех записей, сделанных в вкладыше, которая может потребоваться в следующих случаях:
- При оформлении пенсии, Пенсионный фонд РФ требует полную историю трудовой деятельности, включая данные из всех вкладышей.
- При устройстве на новую работу — новый работодатель может запросить полный архив трудовых записей.
- При судебных разбирательствах — например, при спорах о стаже, компенсациях или восстановлении на работе.
- При получении социальных льгот, субсидий или пособий — органы соцзащиты проверяют стаж на основании всех документов.
- При подтверждении квалификации или профессионального стажа для аттестации или повышения разряда.
Важно: выписка из вкладыша не заменяет сам вкладыш, а лишь подтверждает содержание его записей. Оригинал вкладыша должен храниться вместе с основной трудовой книжкой.
Как оформить выписку из вкладыша?
Процедура выдачи выписки строго регламентирована и включает несколько этапов:
Шаг 1: Определение необходимости
Работник обращается к кадровому работнику или бухгалтеру по месту последнего трудоустройства с просьбой выдать выписку из вкладыша. Указывается, для каких целей она нужна (пенсия, новая работа и т.д.).
Шаг 2: Запрос в архив
Если работодатель упразднён, реорганизован или прекратил деятельность, выписка запрашивается через:
- архив организации (если он сохранён);
- территориальный орган Росархива;
- Государственную информационную систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) — если сведения были переданы в электронный вид.
Шаг 3: Формирование выписки
Выписка оформляется на бланке организации (или на обычном листе А4) и должна содержать:
- Наименование организации — полное наименование работодателя;
- Дата выдачи выписки;
- ФИО работника, полностью, как в трудовой книжке;
- Серия и номер вкладыша — обязательно указывается;
- Перечень записей — даты приёма, увольнения, перевода, награды, наименование должностей и подразделений;
- Подпись ответственного лица — кадровика или руководителя;
- Печать организации — если она сохранилась (даже при ликвидации — печать может быть в архиве).
Шаг 4: Заверение
Выписка заверяется:
- печатью организации (если она действует);
- подписью уполномоченного лица с расшифровкой ФИО и должности;
- указанием «Выписка верна» или «Совершенно верно».
Если организация ликвидирована, выписка может быть заверена архивом или нотариально — в зависимости от требований принимающей стороны (например, ПФР).
Какие записи включаются в выписку?
Из вкладыша в выписку включаются только те записи, которые были сделаны в нём. Это:
- приём на работу;
- увольнение;
- переводы на другую должность или в другое подразделение;
- награждения и поощрения (если вносились);
- сведения о повышении квалификации (при наличии оснований).
Важно! Записи, сделанные в основной трудовой книжке, в выписку из вкладыша не вносятся. Они должны быть отражены отдельно, если запрашивается полная выписка по всей трудовой книжке с вкладышами.
Как выглядит образец выписки из вкладыша в 2026 году?
Ниже приведён типовой образец выписки (можно использовать как шаблон):
ООО «СИСТЕМА ПЛЮС»
123456, г. Москва, ул. Трудовая, д. 10
Тел.: +7 (495) -23-45-67
ВЫПИСКА
Настоящим подтверждается, что в вкладыше в трудовую книжку № 78-90-123456, выданном г., были сделаны следующие записи:
— принят на работу в должности инженера-технолога.
— переведён на должность старшего инженера-технолога.
— уволен по собственному желанию.
Все записи внесены в соответствии с законодательством РФ.
Выписка выдана по запросу работника: Иванова Ивана Ивановича.
Ответственный за ведение трудовых книжек: _______________ /С.В. Петрова/
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» ____________ 2026 г.
(печать организации)
Важные нюансы и ошибки при оформлении
Ошибка 1: Не указать серию и номер вкладыша
Это критическая ошибка. Без этих данных выписка не имеет юридической силы, так как невозможно сопоставить её с оригиналом.
Ошибка 2: Выписка без печати и подписи
Даже если организация ликвидирована, выписка должна быть заверена архивом или нотариусом. Простая распечатка с сайта не принимается.
Ошибка 3: Смешивание записей из основной книжки и вкладыша
Выписка должна быть чётко привязана к конкретному документу. Если запрашивается выписка из вкладыша — в ней не должно быть записей из основной книжки.
Ошибка 4: Не указать цель выписки
Хотя это не обязательно по закону, указание цели («для ПФР», «для приёма на работу») ускоряет процесс проверки и снижает риск отказа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и вкладыши
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. С 2023 года все работодатели обязаны передавать сведения в Единую информационную систему (ЕИС). Это означает, что:
- вкладыши выдаются всё реже — только при физическом отсутствии места в бумажной книжке;
- все записи, включённые в вкладыш, должны быть внесены в ЭТК;
- выписка из вкладыша может быть заменена выпиской из ЭТК, полученной через Госуслуги или в ПФР.
Важно! Если работник имеет и бумажную трудовую книжку с вкладышем, и ЭТК, оба документа имеют равную юридическую силу. Однако при запросе выписки из вкладыша — требуется именно бумажная копия, а не выгрузка из ЭТК.
Как получить выписку, если работодатель ликвидирован?
Если организация прекратила существование, действуйте так:
- Обратитесь в архив по месту нахождения организации — там хранятся трудовые книжки и вкладыши не менее 75 лет.
- Если архив не найден — подайте запрос в территориальный орган Росархива.
- При отсутствии архивных данных, обратитесь в Пенсионный фонд РФ с заявлением о восстановлении трудового стажа на основании других документов (приказы, справки, трудовые договоры).
- Выписка из вкладыша в трудовую книжку — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность, зафиксированную в вкладыше.
- Она оформляется только на основании записей, сделанных в вкладыше, и должна содержать серию, номер, даты, должности, подпись и печать.
- В 2026 году выписка из вкладыша по-прежнему актуальна, особенно для работников, у которых трудовая книжка заполнена до 2020 года.
- Электронная трудовая книжка не отменяет необходимость в бумажных вкладышах — они остаются юридически значимыми.
- При ликвидации работодателя — выписку можно получить через архив или Росархив.
- Всегда сохраняйте оригиналы вкладышей, они являются частью вашей трудовой истории.
Если вы сомневаетесь в правильности оформления выписки — обратитесь в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ или к юристу по трудовому праву. Неправильно оформленная выписка может привести к отказу в назначении пенсии или социальных выплат.
Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история. Сохраняйте её правильно.