Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный лист (или несколько листов), на котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника, если основной ьный лист книжки уже заполнен или если требуется добавить новые записи без разрушения уже существующей информации. Правильное оформление выдачи вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда.

Содержание статьи

1. Что такое вкладыш в трудовую книжку?
2. Правовая база (2026 г.)
3. Когда требуется выдавать вкладыш?
4. Пошаговый порядок оформления выдачи вкладыша
5. Образец записи «Выдан вкладыш» (штамп и подпись)
6. Где скачать готовые формы (Word, PDF)
7. Ответственность работодателя и сотрудника
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов) формата А5, который вшивается в трудовую книжку между ьным листом и первой страницей записей. На вкладыше фиксируются:

• Даты начала и окончания трудовых отношений;
• Наименования организаций‑работодателей;
• Должности, разряды, тарифные ставки;
• Сведения о приостановке, увольнении, переводе и т.п.

Вкладыш считается частью трудовой книжки и имеет ту же юридическую силу, что и записи на её основных листах.

Правовая база (2026 г.)

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу и оформление вкладышей:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67) – обязательность ведения трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Приказ Минтруда России № 320н от (с изменениями 2024‑2025) – детализирует порядок выдачи, штамповки и учёта вкладышей.
• Справочно‑правовой портал КонсультантПлюс – образцы форм и штампов (обновлены в 2026 г.).
• Методические рекомендации «Ведение и хранение трудовых книжек» (2023) – практические подсказки для бухгалтеров и кадровиков.

Когда требуется выдавать вкладыш?

Вкладыш в трудовую книжку выдают в следующих случаях:

1. Трудовая книжка полностью заполнена (все листы использованы) – необходимо добавить новые записи.
2. Сотрудник получает новую книжку, а в старой уже есть отметка о выдаче вкладыша (например, при переводе в другую организацию).
3. Работодатель меняет форму учёта (переход на электронный журнал) и оставляет бумажный вкладыш для архивных целей.
4. При восстановлении утерянного листа (по согласованию с инспекцией труда).

Пошаговый порядок оформления выдачи вкладыша

Ниже представлена типовая последовательность действий, которую следует выполнить каждому разу при выдаче вкладыша.

После выполнения всех пунктов сотрудник получает свою трудовую книжку с вложенным вкладышем, а организация фиксирует факт выдачи в учётных документах.

Образец записи «Выдан вкладыш» (штамп и подпись)

Ниже – типовой вид штампа и пример заполнения от руки. Данные в квадратных скобках заменяются реальными значениями.

┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Выдан вкладыш в трудовую книжку │
│ │
│ Дата выдачи: __[дд.мм.гггг]__ │
│ Серия вкладыша: __[А]__ │
│ Номер вкладыша: __[123456]__ │
│ │
│ Подпись ответственного: ________________________ │
│ (Ф.И.О., должность) │
│ │
│ Печать организации │
└───────────────────────────────────────────────────────┘

После штампа в ьном листе делается запись в журнале:

2026‑05‑22 | Иванов И.И. | Выдан вкладыш № А‑123456 | Кадровый отдел

Если вы используете электронный шаблон, его можно скачать здесь (DOCX) – файл совместим с MS Word и LibreOffice.

Где скачать готовые формы (Word, PDF)

• КонсультантПлюс – форма «Вкладыш в трудовую книжку (образец заполнения)», последняя редакция от . Доступна в личном кабинете (2‑дневный пробный доступ).
• Моё дело – бесплатный шаблон в формате PDF/Word, обновлённый . Скачать PDF.
• Бухгалтерия 1С – инструкция «Выдача вкладыша», включающая образец штампа и акт выдачи. Скачать DOCX.
• Время бухгалтера – «Образец записи о выдаче вкладыша», готовый к печати. Скачать PDF.

Ответственность работодателя и сотрудника

Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу 320н, нарушение порядка выдачи вкладыша влечёт:

• Для работодателя – штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение (отсутствие штампа, неверные данные, отсутствие записи в журнале).
• Для сотрудника – возможные трудовые споры, если сведения в вкладыше не совпадают с данными в основной части книжки.

Поэтому важно вести регулярный учёт всех выданных вкладышей и хранить копии актов в архиве кадровой службы минимум 5 лет.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить штамп, если вкладыш выдается электронным способом?

В 2026 г. допускается электронный вариант (ЭТК), однако большинство организаций продолжают использовать бумажный формат. При электронном учёте вместо штампа ставится электронная подпись в системе «Электронный журнал трудовых книжек».

Можно ли использовать любой лист формата А5?

Требуется использовать лист, соответствующий официальному образцу (полоска для штампа, место для подписи). Самодельные листы могут быть признаны недействительными в случае проверки.

Что делать, если вкладыш потерян?

Сотрудник и работодатель должны оформить акт о потере, подать заявление в инспекцию труда и оформить новую трудовую книжку с указанием причины потери.

Сколько раз можно вшивать вкладыш в одну книжку?

Теоретически – не ограничено, пока остаётся место между ьным листом и первой записью. На практике большинство компаний ограничивают количество вкладышей до 3‑4, чтобы не ухудшать читаемость.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – рутинная, но юридически значимая процедура. Соблюдение правильного порядка, использование утверждённых образцов и штампов гарантирует, что сведения о трудовой истории сотрудника будут признаны законными и не вызовут проблем при проверках.

Если вам нужны готовые формы или дополнительные разъяснения, обратитесь в отдел кадров или скачайте шаблоны по ссылкам выше.

Дата публикации статьи: