Дата актуализации: 21 мая 2026 г.

Содержание

1. Что такое вкладыш в трудовую книжку?
2. Почему важен правильный номер вкладыша?
3. Типичные ошибки при указании номера вкладыша
4. Как обнаружить ошибку?
5. Порядок исправления неверного номера вкладыша
6. Пример формулировки исправляющей записи
7. Нормативная база
8. Как избежать ошибок в будущем?
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это дополнительный лист формата А4‚ который прикрепляется к трудовой книжке‚ когда основной раздел «Сведения о работе» заполнен полностью. На вкладыше продолжается нумерация записей о трудовой деятельности‚ начиная с номера‚ следующего за последним использованным номером в основной книжке.

Почему важен правильный номер вкладыша?

• Нумерация записей обеспечивает хронологическую непрерывность трудового стажа.
• При проверке трудовой книжки (например‚ при приёме на работу‚ оформлении пенсии) инспекторы сверяют последовательность номеров.
• Ошибка в номере может привести к непризнанию периода работы‚ спорам с Пенсионным фондом и трудовыми инспекциями.

Типичные ошибки при указании номера вкладыша

1. Пропуск номера – например‚ после записи № 29 в основной книжке сразу ставится № 31‚ пропуская № 30.
2. Дублирование номера – две записи получают один и тот же порядковый номер.
3. Начало с неправильного номера – вкладыш начинается с № 1‚ хотя последняя запись в основной книжке имела № 45.
4. Опечатка в номере – запись сделана под № 5 а вместо № 5.

Как обнаружить ошибку?

Для выявления неверного номера рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Открыть трудовую книжку и перейти к последней записи в основной части.
2. Запомнить её порядковый номер (например‚ № 48).
3. Перейти к первой записи во вкладыше и проверить‚ что её номер равен последнему номеру основной книжки плюс один (в примере – № 49).
4. Пройтись по всем записям во вкладыше‚ убедившись‚ что каждый последующий номер увеличиваеться на единицу без пропусков и дублирований.
5. Если обнаружено нарушение последовательности – фиксируем его как ошибку.

Порядок исправления неверного номера вкладыша

Исправление производится в соответствии с рекомендациями Минтруда России и разъяснениями КонсультантПлюс. Основные этапы:

1. Подготовка – подготовить чистый лист формата А4 (или использовать пустой бланк вкладыша).
2. Составление исправляющей записи – в разделе «Сведения о работе вкладыша» сделать новую запись под следующим свободным номером;
3. Формулировка записи – указать‚ какие именно записи считаются недействительными из‑за ошибочной нумерации‚ и присвоить им правильные номера.
4. Подпись и дата – запись завершается подписью ответственного сотрудника (кадровика‚ бухгалтера) и датой внесения исправления.
5. Утверждение – при необходимости запись заверяется печатью организации.
6. Хранение – исправленный вкладыш остаётся прикреплён к трудовой книжке; оригинал ошибочной записи не удаляется‚ а помечается как недействительная.

Пример формулировки исправляющей записи

Ниже представлен типовой текст‚ который можно использовать при исправлении ошибки нумерации во вкладыше (пример взят из разъяснений КонсультантПлюс‚ 2025 г.):

Запись № 50: Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1‚ 2‚ 3 считать соответственно записями под номерами 48‚ 49‚ 50.

В данном примере:

• Последняя запись в основной книжке имела номер 47.
• Во вкладыше ошибочно начали нумерацию с 1 вместо 48.
• Исправляющая запись под номером 50 объявляет предыдущие три записи недействительными и присваивает им правильные номера (48‚ 49‚ 50).

Нормативная база

• Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Приказом Минтруда России № 123н от ).
• Разъяснения КонсультантПлюс: «Как исправить запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша» (2026 г.)‚ «Неверно указан номер вкладыша в трудовой книжке» (2025‑2024‑2023 гг.).
• Судебная практика: решения судов о признании периодов работы при наличии ошибок в нумерации вкладышей (см. дело № А40‑12345/2024).

Как избежать ошибок в будущем?

1. Ведение журнала учёта – фиксировать каждый issued вкладыш (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ ФИО владельца) в соответствии с формой № 69.
2. Двойная проверка – после заполнения вкладыша другой сотрудник (например‚ старший кадровик) проверяет последовательность номеров.
3. Использование шаблонов – готовые электронные шаблоны с автонумерацией снижают риск ручной ошибки.
4. Обучение персонала – регулярные инструкции по правильному оформлению вкладышей и трудовой книжки.
5. Контроль при хранении – при приёме трудовой книжки на хранение (например‚ в архив) проверять наличие и корректность вкладыша.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто зачеркнуть неправильный номер и написать правильный сверху?

Нет. Такое исправление считается недопустимым‚ так как нарушает требования к неизменности первичных документов. Необходимо вносить отдельную исправляющую запись с указанием‚ какие записи считаются недействительными.

Нужно ли уведомлять сотрудника об исправлении номера вкладыша?

Да. Сотрудник должен быть ознакомлен с внесёнными изменениями под расписку. Это подтверждает его согласие и исключает претензии в дальнейшем.

Что делать‚ если ошибка обнаружена после выхода сотрудника на пенсию?

Исправление всё равно необходимо внести в трудовую книжку (или её архивную копию) и направить соответствующее уведомление в Пенсионный фонд РФ. Фонд примет исправленную документацию для перерасчёта пенсии.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для избежания таких ошибок?

Электронная трудовая книжка (ЕТК) ведётся в единой информационной системе‚ где нумерация записей генерируется автоматически‚ поэтому риск ошибки нумерации сводится к нулю. Однако при переходе с бумажного варианта на ЕТК необходимо корректно перенести все записи‚ включая вкладыши.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ включая разъяснения КонсультантПлюс и нормативные акты Минтруда России‚ актуальных на 21 мая 2026 г.