В 2026 году процесс ведения трудовых книжек в России окончательно закрепился в гибридном формате, где электронные сведения (ЭТК) стали основным источником информации, а бумажный документ сохранил свою силу лишь внных случаях. Ситуация, когда трудовая книжка находится на руках у работника, является штатной для большинства современных сотрудников, однако она требует четкого понимания процедур от обеих сторон трудовых отношений.

Статус бумажной трудовой книжки в 2026 году

Согласно актуальному законодательству, с 1 января 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. На текущий момент (май 2026 года) действуют следующие правила:

• Для новых сотрудников: Лицам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется исключительно в электронном виде.
• Для действующих сотрудников: Бумажная трудовая книжка хранится у работника, если он ранее написал заявление о переходе на электронную форму ведения (ЭТК) или не подавал заявления о сохранении бумажной версии до конца 2020 года.
• Исключение: В 2026 году бумажную трудовую книжку оформляют (выдают дубликат) только в случае ее утери работником или работодателем.

Фактически электронная трудовая книжка дублирует основные сведения, имеющиеся в обычной трудовой: информацию о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах и увольнениях с указанием оснований.

Сценарий 1: Прием на работу, если книжка у сотрудника

Если кандидат на должность принес бумажную трудовую книжку при приеме на работу, действия работодателя зависят от статуса сотрудника:

Если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую (ЭТК)

Работодатель не имеет права забирать бумажную трудовую книжку на хранение. Она остается у владельца. Кадровик может лишь снять копию с документа для личного дела сотрудника (с его согласия) или ознакомиться с ней для проверки стажа.

Все записи о приеме на работу вносятся исключительно в электронную базу данных через форму ЕФС-1. Работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую

В этом случае работник должен был подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (такое заявление подавалось до конца 2020 года, но подтверждение статуса актуально). Тогда:

1. Работодатель забирает книжку на хранение.
2. Вносится запись о приеме на работу в бумажный бланк (графы 1–4).
3. Параллельно сведения передаются в электронном виде (ЕФС-1).

Сценарий 2: Увольнение и выдача трудовой книжки

Один из самых важных моментов — правильное завершение отношений; Если трудовая книжка велась в бумажном виде и находилась у работодателя, он обязан выдать ее работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной записью об увольнении.

Если трудовая книжка уже была у работника (режим ЭТК), то при увольнении:

• Работодатель формирует отчет ЕФС-1 с информацией об увольнении.
• Работнику выдается справка по форме СТД-Р (по его требованию), хотя основная информация уже доступна в его личном кабинете на портале Госуслуг.
• Никаких записей в бумажный документ вносить не нужно, так как он находится у сотрудника и не является основным носителем информации.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ситуация, когда работник потерял трудовую книжку, решается путем оформления дубликата. В 2026 году это единственный случай, когда может быть инициировано создание нового бумажного бланка для человека, ранее не имевшего его или утратившего.

Алгоритм действий при утере:

1. Работник пишет письменное заявление работодателю по последнему месту работы с просьбой оформить дубликат в связи с утерей.
2. Если утеряна книжка, которая велась работодателем, ответственность за выдачу дубликата несет организация.
3. В дубликат вносятся сведения о стаже на основании документов, имеющихся у работодателя, а также справок от предыдущих мест работы.

Важно помнить: если в соответствии с ТК РФ на работника не велась трудовая книжка (он работает дистанционно или является совместителем, и это его выбор), то по его письменному обращению работодатель также может оформить новую трудовую книжку.

Переходный период: как вносятся записи

Рассмотрим пример, когда необходимо внести запись о переходе на электронную трудовую или о приеме на работу с учетом старых правил (если сотрудник ранее не определился, но такие случаи в 2026 году редки и требуют индивидуального разбора).

При внесении записей в бумажную трудовую (если она ведется) соблюдаются строгие правила:

• Графа 1: Порядковый номер вносимой записи.
• Графа 2: Дата выдачи трудовой книжки или дата события (приема, перевода, увольнения).
• Графа 3: Текст записи. Например: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: Ссылка на документ-основание (заявление работника) с указанием даты и номера регистрации.

Ответственность и сроки

Законодательство устанавливает жесткие сроки для работодателей:

1. 5 дней: В течение этого срока работодатель должен внести изменения в систему при получении заявления о переходе на ЭТК, сделать запись в бумажной книжке и вернуть ее работнику.
2. 3 рабочих дня: Если работник, уволившийся ранее, не получил свою трудовую книжку и обратился за ней письменно, работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Наличие трудовой книжки на руках у работника в 2026 году — это нормальная ситуация, отражающая цифровизацию трудовых отношений. Главное для работодателя — не требовать сдачи бумажного документа, если сотрудник перешел на электронную версию, и своевременно подавать отчетность в СФР. Для работника же важно хранить имеющийся бумажный документ (если он есть) как архивный, подтверждающий его карьерный путь до момента перехода на ЭТК, так как в будущем он может потребоваться для подтверждения стажа в периоды, еще не охваченные электронной базой, или для оформления пенсии.

Помните: электронная трудовая книжка расположена в персональном кабинете на портале Госуслуг, что гарантирует доступность информации в любой момент, но бумажный носитель, если он правильно оформлен и сохранен, остается важным юридическим документом.