Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, она ведётся на каждого сотрудника с момента трудоустройства. Однако со временем все страницы в книжке могут быть заполнены. В таком случае законодательство предусматривает возможность введения вкладыша — дополнительного бланка, который пришивается к основной трудовой книжке и продолжает фиксировать трудовую деятельность работника.
Когда необходимо заводить вкладыш?
Вкладыш в трудовую книжку оформляется только в одном случае:
- Когда в основной трудовой книжке заполнены все свободные строки в одном из разделов: «Сведения о работе», «Награды», «Сведения об образовании и квалификации» или «Сведения об увольнении».
Важно: вкладыш не заводится, если просто закончилось место на последней странице — он нужен только тогда, когда заполнен весь раздел, а не отдельные строки. Например, если в разделе «Сведения о работе» осталось 2–3 пустые строки, но сам раздел ещё не окончен — вкладыш не требуется.
Кто обязан оформлять вкладыш?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225, вкладыш оформляет работодатель, у которого трудовая книжка закончилась.
Это означает:
- Если работник уволился с предыдущего места, а на новом месте у него закончилось место в книжке — новый работодатель обязан оформить вкладыш.
- Если работник продолжает работать в одной и той же организации, и в книжке закончилось место — бухгалтерия или кадровая служба этой организации оформляет вкладыш.
Работник не обязан покупать вкладыш самостоятельно! Стоимость вкладыша (около 15–30 рублей) оплачивается работодателем за счёт средств организации. Это расходы на ведение кадрового учёта, а не личные траты сотрудника.
Как правильно оформить вкладыш?
Вкладыш — это отдельный бланк, аналогичный по форме основной трудовой книжке. Он имеет серию и номер, которые указываются при оформлении.
Шаг 1: Заполнение ьного листа вкладыша
На ьном листе вкладыша необходимо указать:
- Фамилия, имя, отчество работника — полностью, как в основной книжке.
- Дата рождения — точно такая же, как в основной книжке.
- Образование и квалификация — по данным, указанным в основной книжке.
- Должность на момент оформления вкладыша, актуальная на дату заполнения.
- Дата заведения вкладыша — не дата первоначального заведения трудовой книжки, а именно дата фактического заполнения вкладыша.
Важно! Дата в вкладыше — это дата, когда он был заполнен и подшит, а не дата, когда была выдана первая трудовая книжка. Ошибка в дате может привести к признанию документа недействительным.
Шаг 2: Запись о выдаче вкладыша в основной трудовой книжке
После заполнения вкладыша необходимо внести запись о его выдаче на ьном листе основной трудовой книжки (страница 1).
Форма записи:
«Выдан вкладыш» — серия ____, номер ____, выдан ___.___.____ г.
Пример:
«Выдан вкладыш» — серия 78 № 001234, выдан г.
Важно: Если на ьном листе основной книжки уже нет места для записи — тогда запись делается на ьном листе первого вкладыша. Это единственный допустимый случай переноса записи.
Шаг 3: Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки, между последней страницей и обложкой. Это требование закреплено в разъяснениях Роструда и Минтруда РФ.
Процедура вшивания:
- Вкладыш пришивается к основной книжке с помощью прочной нити (обычно три шва по левому краю).
- На месте шва ставится штамп организации с надписью «Выдан вкладыш» и датой.
- На первом листе основной книжки (где записаны персональные данные работника) проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Запрещено:
- Отдельно выдавать вкладыш без пришивания к книжке — такой вкладыш не имеет юридической силы.
- Приклеивать вкладыш скотчем или клеем — это нарушение формы документа.
- Заводить вкладыш, если в книжке ещё есть свободные строки, даже если они на последней странице.
Как заполнять записи в вкладыше?
Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке:
- Записи делаются чернилами чёрного цвета (не карандашом, не краской, не фломастером).
- Использование корректора, зачёркиваний или исправлений запрещено.
- Номер записи, непрерывная нумерация от начала трудовой книжки (включая вкладыш).
- Даты — по факту события (приём, увольнение, перевод и т.д.), а не по дате заполнения.
- Каждая запись заверяется печатью работодателя (если организация имеет печать).
Что делать, если нужно завести второй вкладыш?
Если и вкладыш заполнен — заводится второй вкладыш. При этом:
- Запись о выдаче второго вкладыша делается на ьном листе основной трудовой книжки (если есть место) или на ьном листе первого вкладыша.
- Второй вкладыш вшивается после первого, в конец книги.
- На ьном листе второго вкладыша указываются те же персональные данные, что и в первом.
Пример записи о втором вкладыше:
«Выдан вкладыш» — серия 78 № 001235, выдан г. (второй вкладыш)
Важные нюансы и ошибки
Ошибка №1: Вкладыш как отдельный документ
Некоторые работники думают, что вкладыш — это отдельная трудовая книжка. Это не так. Вкладыш не имеет самостоятельной юридической силы. Он действует только в составе основной трудовой книжки. Без пришивания он не принимается при оформлении пенсии, приёме на работу и т.д.
Ошибка №2: Неправильная дата
Дату в вкладыше нельзя ставить как дату первоначального заведения трудовой книжки. Она должна быть датой фактического заполнения вкладыша. Например, если книжка закончилась в марте 2026, а вкладыш заполнили в мае — дата в вкладыше, 05.2026.
Ошибка №3: Использование печати не того работодателя
Печать на вкладыше должна быть той организации, которая его оформила. Если вкладыш оформил новый работодатель, печать старого работодателя на нём ставить нельзя — это недопустимо.
Электронная трудовая книжка — альтернатива вкладышу
С 1 января 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вшивать вкладыши в бумажные книжки, если работник подал заявление на переход на ЭТК.
Если работник уже перешёл на электронный формат:
- Вкладыш не нужен — все записи хранятся в базе Пенсионного фонда РФ.
- Бумажная книжка остаётся у работника как исторический документ, но новые записи в неё не вносятся.
- При трудоустройстве работодатель запрашивает данные ЭТК через систему ПФР.
Рекомендация: Если вы ещё не перешли на ЭТК, подумайте о переходе — это упрощает жизнь и исключает проблемы с заполнением вкладышей.
Чтобы не допустить ошибок при оформлении вкладыша, запомните эти 7 правил:
- Вкладыш заводится только при полном заполнении раздела трудовой книжки.
- Оформляет вкладыш работодатель, у которого книжка закончилась — не работник.
- Стоимость вкладыша оплачивает работодатель.
- Запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе основной книжки (или на первом вкладыше, если места нет).
- Дата в вкладыше, дата его заполнения, а не дата выдачи книжки.
- Вкладыш вшивается в конец книжки — не приклеивается, не отдельно выдаётся.
- Печать на вкладыше — только того работодателя, который его оформил.
Соблюдение этих правил гарантирует, что ваша трудовая книжка с вкладышем будет признана Пенсионным фондом, новым работодателем и судом в случае спора о стаже.
Если вы сомневаетесь — обратитесь к кадровику или юристу по трудовому праву. Лучше перепроверить, чем потом исправлять ошибки, которые могут повлиять на начисление пенсии.
Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная история. Её нужно вести правильно, чётко и законно.