Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный лист (или несколько листов)‚ который вшивается в трудовую книжку нового образца‚ если в соответствующем разделе (например‚ о награждениях‚ о повышении квалификации‚ о стаже) уже нет свободных строк для записи. С 1 января 2023 года в России действует новый образец трудовой книжки‚ утверждённый приказом Минтруда РФ № 320н от . В этой статье мы разберём всё‚ что нужно знать о вкладыше: от правовых оснований до практических советов по его оформлению и учёту.

Содержание

1. Правовое регулирование
2. Новый образец трудовой книжки и особенности вкладыша
3. Как получить вкладыш
4. Техника вшивания вкладыша
5. Штамп «Выдан вкладыш» – как правильно ставить
6. Образцы записей в вкладыше (2026 год)
7. Учёт вкладышей в бухгалтерии
8. Часто задаваемые вопросы
9. Полезные ресурсы и ссылки

Правовое регулирование

Оформление и учёт вкладышей в трудовую книжку регулируются следующими нормативными актами:

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
• Постановление Правительства РФ от  № 1599 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (п. 38 – порядок выдачи и вшивания вкладышей).
• Приказ Минфина РФ от  № 55н «Об утверждении Порядка заполнения разделов трудовой книжки‚ связанных с награждениями и иными поощрениями» (раздел «Награждения» – 5 разворотов).

Эти документы определяют:

1. Кто имеет право выдавать вкладыш (работодатель‚ уполномоченный орган).
2. Какие сведения обязаны быть отражены в вкладыше.
3. Требования к оформлению штампа «Выдан вкладыш».
4. Порядок учёта вкладышей в бухгалтерском и кадровом учёте.

Новый образец трудовой книжки и особенности вкладыша

С 2023 года в России используется трудовая книжка нового образца. Основные изменения:

• Трудовая книжка имеет 12 разворотов в разделе «Сведения о работе» и 5 разворотов в разделе «Награждения».
• Каждый раздел содержит фиксированное количество строк; при их заполнении требуется использовать вкладыш.
• Вкладыши выпускаются Гознаком в виде листов формата А5‚ покрытых специальным покрытием‚ позволяющим писать обычной ручкой.

Вкладыш вшивается между последним листом основной части книжки и правой обложкой. Без вшитого вкладыша запись в него считается недействительной.

Как получить вкладыш

Получить вкладыш может только работодатель (или уполномоченный орган). Процедура выглядит так:

1. Заказ у официального поставщика. Обычно это Гознак‚ а также специализированные канцелярские компании (например‚ BRAUBERG).
2. Оформление заявки. В заявке указываются:
   • Наименование организации.
   • ИНН и КПП.
   • Количество требуемых вкладышей.
   • Контактные данные ответственного лица.
3. Оплата. Стоимость одного вкладыша обычно составляет от 30 до 80 рублей в зависимости от тиража.
4. Получение. После оплаты поставщик выдаёт листы с уникальными серийными номерами.

Пример заказа (из реального интернет‑объявления): «Вкладыш в трудовую книжку нового образца (с г.) – товары для офиса по выгодной цене: Закладки самоклеящиеся 4512 мм‚ 520 листов‚ цвета: синий‚ зеленый‚ желтый‚ оранжевый‚ розовый. В пластиковой книжке BRAUBERG 122706».

Техника вшивания вкладыша

Вшивание вкладыша – простая‚ но требующая аккуратности операция. Ниже – пошаговая инструкция:

1. Подготовьте иголку (мелкую‚ длиной 6–8 см) и плотную нить (цвета‚ соответствующего обложке книжки).
2. Откройте трудовую книжку и найдите правую обложку. Вставьте вкладыш между последним листом основной части и обложкой.
3. Сделайте несколько небольших «петелек» по краю вкладыша‚ чтобы закрепить его. Обычно достаточно 3–4 стежков.
4. Убедитесь‚ что вкладыш не «выворачивается» и не мешает закрытию книжки.

Важно: вкладыш без вшивания считается недействительным. Поэтому после вшивания необходимо поставить штамп «Выдан вкладыш» (см. ниже).

Штамп «Выдан вкладыш» – как правильно ставить

Согласно пункту 3.2 Правил (постановление 1599)‚ на первой (ьной) странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 × 25 мм со следующей надписью:

Выдан вкладыш
Серия: ___
Номер: ___
Дата выдачи: __.__.____

Порядок заполнения:

• Серия и номер – берутся из печати на самом вкладыше (у каждого листа есть уникальная серия и номер).
• Дата выдачи – дата‚ когда вкладыш был вшит в книжку.

Штамп ставится вверху ьного листа‚ слева от места‚ где обычно ставится подпись работодателя.

Образцы записей в вкладыше (2026 год)

Ниже – типовые примеры записей‚ которые могут быть внесены в вкладыш. Записи делаются от руки чернильной ручкой‚ без исправлений.

Запись о повышении квалификации

Наименование курса: «Современные методы управления проектами»
Организатор: Институт повышения квалификации «Бизнес‑Школа»
Продолжительность: 120 ч.
Документ: сертификат № 2026‑00123 от 

Запись о награждении

Награда: Орден Трудового Красного Знамени
Орган‚ присвоивший награду: Президент РФ
Номер приказа: № 123‑П от 

Запись о стажировке за рубежом

Дата начала: 
Дата окончания: 
Место стажировки: Deutsche Bank AG‚ Берлин‚ Германия
Должность: стажёр‑аналитик
Документ: справка № DB‑2025‑09 от 

Все записи должны быть подписаны работодателем (должность‚ ФИО) и‚ при необходимости‚ работником (подпись).

Учёт вкладышей в бухгалтерии

Для бухгалтеров важно вести отдельный учёт выдачи и использования вкладышей. Ниже – пример бухгалтерской проводки:

Кроме того‚ в кадровом учёте необходимо фиксировать:

• Дата выдачи вкладыша.
• Серия и номер вкладыша.
• Ответственное лицо (кадровик‚ руководитель подразделения).

Эти данные позволяют быстро находить нужный вкладыш в случае проверки со стороны инспекции труда.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать обычный лист бумаги вместо официального вкладыша? – Нет. Только официальные вкладыши‚ выпущенные Гознаком‚ имеют уникальные серии и подпадают под требования законодательства.
• Что делать‚ если вкладыш потерялся? – Необходимо оформить акт утраты‚ получить новый вкладыш и проставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием причины замены.
• Можно ли вшить вкладыш самостоятельно без помощи кадровика? – Технически да‚ но в большинстве организаций вшивание и штампование производится кадровой службой‚ чтобы избежать ошибок.
• Сколько раз можно использовать один вкладыш? – Вкладыш предназначен для записи только в одном разделе (например‚ только в «Награждения»). Если все графы заполнены‚ требуется новый вкладыш.
• Нужен ли электронный аналог вкладыша? – В 2023‑2026 годах электронный вариант пока не введён в обязательный порядок‚ однако некоторые организации ведут электронный журнал и прикрепляют скан‑копию вкладыша к личному делу сотрудника.

Полезные ресурсы и ссылки

• КонсультантПлюс – База нормативных актов (поиск «вкладыш в трудовую книжку»).
• Госуслуги – раздел «Трудовая книжка нового образца» (инструкция по получению вкладыша).
• Официальный сайт Гознак – вкладыши и формы.
• Справочник «Время бухгалтера» – статья «Вкладыши в трудовую книжку: как заполнить и вести их учет».
• Форум «Современный предприниматель» – обсуждения практических вопросов по вшиванию и штампованию вкладышей.

Вкладыш в трудовую книжку – важный документ‚ который обеспечивает корректное отражение профессионального пути сотрудника‚ когда основной бланк уже заполнен. С 2023 года действуют новые формы и правила‚ поэтому работодателям и кадровикам необходимо знать:

• Какие нормативные акты регулируют процесс.
• Как правильно заказывать‚ вшивать и штамповать вкладыш.
• Какие сведения вносить в записи и как их документировать.
• Как вести бухгалтерский и кадровый учёт выдачи вкладышей.

Соблюдая эти рекомендации‚ вы избежите ошибок‚ связанных с недействительностью записей‚ и обеспечите законность трудовых отношений.

Если у вас остались вопросы‚ присоединяйтесь к форуму специалистов по кадрам‚ где можно обсудить практические нюансы и получить ответы от экспертов.