Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ Однако со временем страницы основного раздела могут закончиться․ В этом случае в дело вступает вкладыш в трудовую книжку․ В данной статье мы подробно разберем, где взять этот документ, как его правильно оформить и какие правила необходимо соблюдать работодателю․
Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?
Вкладыш — это дополнительный бланк, который вшивается в трудовую книжку, если все страницы одного из её разделов полностью заполнены․ Важно понимать, что вкладыш без трудовой книжки недействителен, так как он является её неотъемлемой частью․
Основные характеристики вкладыша:
- Соответствует установленному государственному образцу․
- Имеет уникальный семизначный номер и определенную степень защиты․
- Обычно имеет формат A7 и содержит 36 страниц․
Где взять бланки вкладышей?
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется на платной основе․ Существует несколько основных способов их приобретения:
Официальный поставщик (Гознак)
Основным производителем бланков строгой отчетности является Гознак․ Работодатели заключают договор с Гознаком или его авторизованными представителями для закупки необходимых бланков․
Специализированные магазины канцелярии и бланков
Бланки вкладышей нового образца (в т․ч․ утвержденные приказом Минтруда России от № 320н) можно приобрести в компаниях, занимающихся продажей документов строгой отчетности․ При покупке важно убедиться, что бланк соответствует актуальной редакции законодательства․
Оформление через договор поставки
Многие организации закупают бланки оптом через договоры поставки, чтобы иметь необходимый запас документов в отделе кадров․
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Процесс введения вкладыша в оборот строго регламентирован․ Ошибки в оформлении могут привести к претензиям со стороны проверяющих органов․
Пошаговый алгоритм действий работодателя:
- Вшивание: Вкладыш должен быть надежно вшит в трудовую книжку․ Если вкладыши были оформлены до 1 сентября 2021 года, но не вшиты, рекомендуется сделать это незамедлительно․
- Штамп в основной книжке: На свободном месте верхней части титульного листа основной трудовой книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш»․ Рядом с штампом обязательно указывается серия и номер выданного вкладыша․
- Заполнение титульного листа вкладыша:
- Указывается фактическая дата заполнения (не дата заведения самой трудовой книжки)․
- Вносятся актуальные данные сотрудника на текущий момент (фамилия, имя, уровень образования), так как с момента начала работы они могли измениться․
- Ведение записей: Далее вкладыш заполняется и ведется в том же порядке, что и основная трудовая книжка․
Учет бланков в организации
Поскольку вкладыши являются документами строгой отчетности, работодатель обязан вести их строгий учет․ Для этого используется Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё․
В данной книге фиксируются:
- Сведения о покупке бланков и расходах на них․
- Серии и номера всех полученных вкладышей․
- Стоимость бланков․
- Данные о выдаче конкретного вкладыша конкретному сотруднику․
Важные примечания
Если вкладышей несколько: При выдаче второго и последующих вкладышей в трудовую книжку ставится еще один штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера нового документа․
Ошибки в данных: Помните, что вкладыш — это возможность обновить данные сотрудника (например, при смене фамилии), поэтому всегда проверяйте актуальность информации перед заполнением титульного листа․