Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, который используется, когда основные страницы трудовой книжки заполнены, но трудовая деятельность работника продолжается. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, нормативные ссылки, а также готовый образец заполнения для Республики Беларусь (РБ).

Содержание статьи

1. Что такое вкладыш и зачем он нужен
2. Нормативная база в РБ
3. Когда требуется оформлять вкладыш
4. Пошаговая инструкция по оформлению
5. Образец заполнения вкладыша (таблица)
6. Как вшить вкладыш в трудовую книжку
7. Нумерация и проставление штампов
8. Хранение и учет вкладышей
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое вкладыш и зачем он нужен

Вкладыш – это отдельный лист формата А5 (или А6, в зависимости от вида трудовой книжки), который вшивается между последним заполненным листом трудовой книжки и правой обложкой. Он позволяет продолжить запись сведений о работе, не меняя саму трудовую книжку.

• Сохраняет непрерывность трудового стажа.
• Упрощает работу кадровой службы при большом количестве записей.
• Является неотъемлемой частью трудовой книжки – без вкладыша запись считается недействительной.

Нормативная база в Республике Беларусь

Основные документы, регулирующие оформление вкладышей:

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь (статья 66 – о ведении трудовых книжек).
2. Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ № 123 от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
3. Инструкция по заполнению трудовой книжки и вкладыша к ней (утверждена приказом Минтруда № 45 от ).

Согласно пункту 4.2 указанной инструкции, каждый вкладыш должен иметь собственный серию и номер, а на титульном листе трудовой книжки делается запись «Выдан вкладыш» с указанием серии, номера и даты выдачи.

Когда требуется оформлять вкладыш

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Все страницы трудовой книжки заполнены (обычно после 20‑25 записей о работе).
• При переходе работника на новую должность, если требуется дополнительное место для подробного описания обязанностей.
• При необходимости внесения сведений о наградах, повышении квалификации, если основной лист уже заполнен.

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

1. Подготовка бланка – скачайте официальный шаблон вкладыша (формат Word или PDF) с сайта Минтруда или проверенного правового портала.
2. Заполнение титульного листа вкладыша:
   • Серия вкладыша (например, ВК).
   • Номер вкладыша (последовательный номер, начиная с 001 для каждого работника).
   • Дата выдачи вкладыша (дд.мм.гггг).
   • ФИО работника (как в трудовой книжке).
   • Дата рождения работника.
   • Номер трудовой книжки.
3. Заполнение основной части вкладыша – таблица с колонками:
   • Дата приёма на работу.
   • Наименование организации, структурное подразделение.
   • Должность, профессия, специальность.
   • Вид работы (постоянная, временная, сезонная).
   • Основание для приказа (№ и дата приказа).
   • Дата увольнения (если имеется).
   • Основание для увольнения (№ и дата приказа).
   • Примечания (например, перевод, повышение квалификации).
4. Проверка заполнения – убедитесь, что все поля заполнены без сокращений, даты записаны в формате ДД.ММ.ГГГГ, а подписи и печати присутствуют там, где требуется.
5. Подшивка вкладыша – аккуратно вшейте лист между последним заполненным листом трудовой книжки и правой обложкой, используя прочную нить и иглу (или специальный швейный аппарат для трудовых книжек).
6. Отметка в трудовой книжке – на первом листе трудовой книжки (где находятся личные данные работника) поставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии, номера и даты выдачи.

Образец заполнения вкладыша (таблица)

Примечание: В реальном бланке могут быть дополнительные строки для нескольких периодов работы; заполняйте их последовательно, не пропуская строки.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

1. Разложите трудовую книжку открытой на ровной поверхности.
2. Вставьте вкладыш так, чтобы его верхний край совпал с верхним краем последнего заполненного листа.
3. С помощью иглы и прочной нити (лучше полиэстеровой, цвет – чёрный или тёмно‑синий) выполните два‑три стежка по центру листа, захватывая оба слоя (вкладыш и трудовую книжку).
4. Закрепите нить узлом и обрежьте концы.
5. Проверьте, что вкладыш не выдвигается и не деформирует обложку.

При наличии специального устройства для подшивки трудовых книжек (швейная машина с узкой лапкой) процесс значительно ускоряется и обеспечивает равномерный шов.

Нумерация и проставление штампов

• Каждый вкладыш получает уникальный номер в рамках личного дела работника. Нумерация начинается с 001 и увеличивается последовательно при каждом новом вкладыше.
• Серия вкладыша обычно обозначается двумя буквами (например, ВК – вкладыш). В некоторых организациях используются собственные серии (например, ВК‑А для отдельного подразделения).
• Штамп «Выдан вкладыш» ставится на титульном листе трудовой книжки (вверху, рядом с данными о работнике). В оттиске указываются:
  • Серия вкладыша;
  • Номер вкладыша;
  • Дата выдачи.
• Штамп должен быть чётким, без размазывания, preferably чёрным цветом.

Хранение и учет вкладышей

Для обеспечения сохранности и возможности быстрого поиска рекомендуется:

• Вести отдельный журнал учёта issued вкладышей (журнал может быть электронным или бумажным). В журнале фиксируются: ФИО работника, номер трудовой книжки, серия и номер вкладыша, дата выдачи, ответственное лицо.
• Хранить пустые бланки вкладышей в сухом, защищённом от света месте, preferably в папке с пометкой «Бланки вкладышей ТК».
• После выдачи вкладыша сделать копию (скан или фото) и сохранить в личном деле работника в электронном архиве (с соблюдением требований к защите персональных данных).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать обычный лист бумаги вместо официального бланка?

Нет. Вкладыш должен соответствовать утверждённому образцу, иначе запись может быть признана недействительной.

Кто отвечает за покупку бланков вкладышей?

Обычно это кадровая служба или отдел бухгалтерии организации. Работник не обязан приобретать бланк самостоятельно.

Нужно ли заверять вкладыш подписью руководителя?

Подпись руководителя ставится только в случае, если вкладыш содержит запись о награде или поощрении, требующей утверждения. Обычные записи о приёме/увольнении заверяются печатью организации и подписью кадровика.

Что делать, если вкладыш повреждён?

Повреждённый вкладыш заменяется новым. На старом вкладыше делается отметка «Аннулирован», а новый получает следующий номер в последовательности.

Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку – важный элемент ведения кадровой документации в Республике Беларусь. Соблюдение нормативных требований, использование утверждённого образца и аккуратное подшивание гарантируют, что трудовая книжка останется юридически значимым документом на всём протяжении трудовой деятельности работника.

Если у вас остались вопросы или необходим шаблон бланка вкладыша в формате Word/PDF, обращайтесь в отдел кадров вашей организации или скачайте официальный образец с сайта Министерства труда и социальной защиты РБ.

Благодарю за внимание! Желаю успешного ведения трудовых книжек.