Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист, который используется для записи сведений, не помещающихся в основной раздел книжки (например, о совместительстве, дополнительных профессиях, повышении квалификации, наградах и т․п․)․ Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, в 2026 году бумажный формат всё ещё применяется, если работник не подал заявление о переходе на электронный вид․ Ниже представлена подробная инструкция по заполнению вкладыша, актуальная на основе нормативных актов, включая Приказ Минфина № 320н от и разъяснения из источников malyi-biznes․ru и КонсультантПлюс․

Когда требуется вкладыш?

• При наличии совместительства (работа по другому трудовому договору)․
• При получении дополнительной профессии или специальности (переподготовка, повышение квалификации)․
• При награждении государственными наградами, благодарностями, почётными грамотами, если они отражаются в трудовой книжке․
• При изменении реквизитов работника (ФИО, дата рождения) после оформления основной записи․
• При необходимости внести сведения о работе в условиях вредных и/или опасных производственных факторов, если это не отражено в основном разделе․

Важно: если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, вкладыш заполняется в электронном виде (в личном кабинете на портале «Работа в России»)․ В остальных случаях используется бумажный вкладыш, который прикрепляется к трудовой книжке скрепкой или клеем в соответствии с внутренними регламентами организации․

Структура вкладыша (обязательные реквизиты)

Образец вкладыша утверждён Формой № ТД‑2 (вкладыш к трудовой книжке)․ Он состоит из следующих полей:

1. Номер записи – последовательный номер вкладыша (начинается с 1 и продолжается в пределах одной трудовой книжки)․
2. Дата записи – день, месяц, год внесения сведений․
3. Наименование организации – полное название работодателя, у которого осуществляется запись․
4. Основание записи – номер и дата приказа, договора, справки и т․д․
5. Содержание записи – сам текст сведений (должность, профессия, вид работы, сроки, награды и пр․)․
6. Подпись уполномоченного лица – обычно специалист отдела кадров или руководитель организации․
7. Расшифровка подписи – ФИО и должность лица, подписавшего запись․
8. Печать организации (при наличии)․

Все поля заполняются черными или синими чернилами, без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г․» для года, «№» для номера)․

Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша

Шаг 1․ Подготовка документов

Соберите:

• Трудовую книжку работника (основной раздел)․
• Вкладыш (пустой лист формы ТД‑2)․
• Приказ о приёме/переводе/награждении или иное основание (договор, справка о повышении квалификации)․
• Ручку с чёрным или синим чернилом․

Шаг 2․ Определение номера записи

Посмотрите последний номер вкладыша, уже внесённый в трудовую книжку․ Если вкладышей ещё нет – ставьте номер «1»․ Если последний номер – «3», следующая запись получает номер «4»․

Шаг 3․ Заполнение даты

Укажите текущую дату в формате «ДД․MM․YYYY»․ Например, ․

Шаг 4․ Внесение наименования организации

Полное наименование без сокращений, например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»․

Шаг 5․ Указание основания записи

Пример: Приказ № 123 от о приёме на работу совместителем․

Шаг 6; Формулировка содержания записи

Содержание должно быть чётким и лаконичным․ Ниже приведены типовые формулировки для самых частых случаев․

Пример 1․ Запись о совместительстве

Содержание: «Принят на работу совместителем в должности бухгалтера (0,5 ставки) в ООО «Ромашка» с по бессрочному договору»․

Пример 2․ Запись о получении дополнительной профессии

Содержание: «Прошёл профессиональную переподготовку по программе «Специалист по охране труда» (200 часов) и получил удостоверение № 456789 от »․

Пример 3․ Запись о награде

Содержание: «За добросовестный труд награждён благодарностью Министерства труда и социальной защиты РФ от № ТР‑2026/045»․

Шаг 7․ Подпись и печать

После внесения содержания ставится подпись уполномоченного лица (например, специалиста отдела кадров)․ Под подписью указывается ФИО и должность․ При наличии организации ставится печать․

Шаг 8․ Проверка и крепление вкладыша

Проверьте правильность заполнения всех полей, отсутствие опечаток и соблюдение последовательности номеров․ После этого аккуратно прикрепите вкладыш к трудовой книжке скрепкой в левом верхнем углу или клеем, если так предусмотрено внутренним регламентом предприятия․

Образец заполненного вкладыша (визуальное представление)

Ниже представлен пример того, как может выглядеть заполненный вкладыш․ Обратите внимание, что фактический лист имеет строки для каждого поля; мы покажем их последовательно․

Номер записи: 1
Дата записи: 
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Основание записи: Приказ № 123 от о приёме на работу совместителем
Содержание записи: Принят на работу совместителем в должности бухгалтера (0,5 ставки) в ООО «Ромашка» с по бессрочному договору․
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: Иванова Анна Petrovna, специалист отдела кадров
Печать организации: [круглая печать ООО «Ромашка»]

При необходимости можно добавить несколько записей подряд, увеличивая номер записи на единицу каждый раз․

Особенности заполнения в 2026 году

• С 2020 года действует право выбора между бумажным и электронным форматом трудовой книжки․ Если работник подал заявление о переходе на электронный вид, работодатель ведёт трудовую книжку исключительно в электронном формате, и вкладыш заполняется в личном кабинете на портале «Госуслуги»/«Работа в России»․
• Если заявление не подано, а работник ранее не имел трудовой книжки (первый трудовой договор), с 2026 года трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме (пункт 2․1 Приказа Минфина № 320н)․ В этом случае бумажный вкладыш не используется․
• Приказ Минфина № 320н от внёс послабления: допускается использование сокращений «г․», «№», «ул․», «пр․» и т․д․, если они не искажают смысл записи․
• Все записи должны быть сделаны без исправлений․ Если ошибка допущена, строка зачёркивается одной линией, сверху пишется исправление, ставится подпись и дата исправления․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли делать записи в вкладыше от руки, если organisation использует электронный документооборот?

Да, если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, все записи, включая вкладыш, делаються от руки черной или синей пастой․ При электронном формате вкладыш заполняется в соответствующем электронном поле․

Нужно ли заверять вкладыш нотариально?

Нет․ Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации (если она используется)․ Нотариальное заверение не требуется Трудовым кодексом РФ․

Как быть, если вкладыш заполнен неправильно?

Неправильную строку следует аккуратно зачеркнуть одной линией, написать исправление выше, поставить подпись и дату исправления․ Если ошибок много, лучше оформить новый вкладыш с правильными данными, сохранив старый как приложение к трудовой книжке (с пометкой «аннулировано»)․

Считается ли работа ИП стажем и отражается ли она в трудовой книжке?

Деятельность индивидуального предпринимателя не отражается в трудовой книжке, так как трудовые отношения отсутствуют․ Однако период ИП учитывается в страховом стаже для пенсии на основании свидетельства о государственной регистрации ИП․

Заполнение вкладыша в трудовую книжку — простая, но важная процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований․ Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете корректно оформить любые дополнительные сведения о работе сотрудника, будь то совместительство, повышение квалификации или награды․ Помните, что при выборе электронного формата трудовой книжки все действия выполняются в электронном виде, а бумажный вкладыш применяется только при сохранении бумажного варианта ведения ТК․

Следите за обновлениями законодательства и внутренними регламентами вашей организации, чтобы ваш документооборот всегда соответствовал актуальным требованиям․